Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 18 december 2024, nummer 1332698155-1332, tot vaststelling van het Mandaatbesluit secretaris

Bijlage 1 als bedoeld in artikel 3a, eerste lid, artikel 4, tweede lid, en artikel 7 van het Mandaatbesluit secretaris:

De bevoegdheden van strategisch inhoudelijk managers, teamleiders en medewerkers alsmede domeingebonden bevoegdheden en bevoegdheden waarvoor een instructie geldt

Let op:

De bevoegdheden van de directeuren staan niet in deze bijlage.

Dit is slechts anders waar het gaat om bevoegdheden die exclusief bij een bepaalde directeur zijn belegd en bevoegdheden waarvoor een instructie geldt.

Ook de bevoegdheden van de opgavemanagers staan niet in deze bijlage.

Artikel 2 van het Mandaatbesluit secretaris regelt het mandaat van de directeuren:

Zij zijn binnen hun domein bevoegd om namens gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning alle besluiten te nemen en alle rechtshandelingen en overige handelingen te verrichten:

-behoudens de uitzonderingen die ook voor de secretaris gelden:

zie hiervoor artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 14 en 15 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022, en

-behoudens de beperking dat zij niet bevoegd zijn tot het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen voor de levering van goederen en diensten en de uitvoering van werken boven €1.000.000: in die gevallen is de algemeen directeur bevoegd.

Artikel 3 regelt het mandaat van de opgavemanagers:

Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op de opgavemanagers, met dien verstande dat zij geen personele bevoegdheden hebben.

Bij bestuurlijk gevoelige aangelegenheden moeten gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning, ieder voor de eigen bevoegdheden, in de gelegenheid worden gesteld de beslissing te nemen.

Afkortingen

AVG:

Algemene verordening gegevensbescherming

Awb:

Algemene wet bestuursrecht

BIO:

Bedrijfsvoering, informatie & organisatie

BIN:

Beheer infrastructuur

BEI:

Bestuur & interbestuurlijk toezicht

BRO

Beheer en realisatie OV-assets

CER:

Cultuur, erfgoed & recreatie

FBA:

Financiën, beheer & advies

GEB:

Grondzaken en bedrijfsvoering

GIS:

Geografische informatiesystemen

GRO:

Gemeentelijke ruimtelijke ontwikkeling

INK:

Inkoop

JZA:

Juridische zaken

LLO:

Landelijke leefomgeving

MEO

Mens en organisatie

MIL:

Milieu

MOB:

Mobiliteit

Organisatiebesluit:

Organisatiebesluit provincie Utrecht 2022

PCA:

Planning, control & advies

RUD:

Regionale Uitvoeringsdienst

SLO:

Stedelijke leefomgeving

STB

Strategie & bestuur

VVN:

Vergunningverlening natuur

De hieronder vermelde bevoegdheden van teamleiders en medewerkers worden namens gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning uitgeoefend, voor zover deze vallen binnen hun team of functie.

ALGEMEEN / BEDRIJFSVOERING, INFORMATIE & ORGANISATIE

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wie bevoegd

Instructies of bijzonderheden

Directeuren:

bevoegd ten aanzien van hun domein, met uitzondering van het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

Artikel 2 Mandaatbesluit secretaris

Opgavemanagers:

bevoegd ten aanzien van hun schriftelijk verstrekte concernopdracht, met uitzondering van personele bevoegdheden en het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven€1 mln,

Artikel 3 Mandaatbesluit secretaris

Strategisch inhoudelijk managers, teamleiders en medewerkers:

zie deze tabel

Geen mandaat:

-als dit is uitgesloten, artikel 15 Organisatiebesluit,

-als het een aangelegenheid betreft die bestuurlijk gevoelig is of publieke aandacht kan trekken, artikel 16 Organisatiebesluit

1.

ALGEMEEN

1.1.

Verrichten van feitelijke handelingen binnen de normale uitvoering van een functie of werkopdracht

Medewerker

Algemeen (informatie)verkeer

1.2.

Toezenden zonder commentaar van gevraagde feitelijke informatie, bevoegd genomen besluit of getekende brief die openbaar zijn

Medewerker

1.3.

Beantwoorden van eenvoudige vragen

Medewerker

1.4.

Ontvangstbevestiging van alle ingekomen stukken

Medewerker

1.5.

Doorzenden van stukken die voor een ander bestuursorgaan zijn bestemd of verwijzen naar de juiste instantie buiten de provincie Utrecht

Medewerker

1.6.

Terugzenden naar de afzender van stukken die niet zijn bestemd voor het bestuursorgaan en die niet worden doorgezonden

Medewerker

1.7.

Voor kennisgeving aannemen of deponeren van daarvoor in aanmerking komende stukken

Medewerker

1.8.

Verzoeken aan derden tot het leveren van gegevens / informatie

Medewerker

1.9.

Verlangen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde

Artikel 2:1 Awb

Medewerker

1.10.

Voeren van correspondentie met andere overheden, burgers, bedrijven, instellingen en andere organisaties, onder meer in het kader van te nemen of genomen besluiten of vastgesteld en bekendgemaakt beleid

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Aanvraag

1.11.

Doorsturen van aanvragen aan een ander bevoegd gezag

Artikel 2:3 Awb

Medewerker

1.12.

Aanvragers gelegenheid geven tot aanvulling van de aanvraag binnen een nader gestelde termijn

Artikel 4:5 Awb

Medewerker

1.13.

Vaststellen formulier voor het indienen van aanvragen en verstrekken van gegevens

Artikel 4:4 Awb

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.14.

Buiten behandeling laten van een aanvraag

Artikel 4:5 Awb

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.15.

Indienen aanvraag

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Advies

1.16.

Vragen van advies

Artikel 3:5 Awb

Medewerker

1.17.

Aangeven binnen welke termijn advies wordt verwacht indien aan de adviseur niet reeds bij wettelijk voorschrift een termijn is gesteld

Artikel 3:6 Awb

Medewerker

1.18.

Aan een adviseur, belast met het adviseren inzake door een bestuursorgaan te nemen besluiten, gegevens ter beschikking stellen die nodig zijn voor een goede vervulling van zijn taak

Artikel 3:7 Awb

Medewerker

Inspraak

1.19.

Verrichten van handelingen die nodig zijn in het kader van een (wettelijke) voorbereidingsprocedure, zoals:

-kennisgeven, ter inzage leggen en toezenden van ontwerpbesluiten

-voorbereiden en organiseren van inspraak- en voorlichtingsbijeenkomsten

-verzenden van uitnodigingen met bijbehorende agendastukken voor het bijwonen van inspraak- en voorlichtingsbijeenkomsten

-oproepen voor en publiceren van hoorzittingen

-uitnodigingen doen uitgaan voor het naar voren brengen van zienswijzen

Afdeling 3.4 en 4.1.2 Awb e.a.

Medewerker

1.20.

Schriftelijk beantwoorden van vragen en reageren op reacties naar aanleiding van inspraak- en voorlichtingsbijeenkomsten

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Besluitvorming

1.21.

Verzenden van voortgangsbericht of kennisgeving als een beschikking niet kan worden gegeven binnen de wettelijke termijn of de termijn, bedoeld in de artikelen 4:13, 4:14 en 3:18 Awb

Medewerker

1.22.

Op grond van een wettelijk voorschrift opschorten dan wel verdagen van de beslissing

Medewerker

1.23.

Op grond van een wettelijk voorschrift verlengen van de beslistermijn

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.24.

Verzenden van kennisgeving als een besluit wegens overschrijding van de beslistermijn van rechtswege is tot stand gekomen

Medewerker

1.25.

Waarmerken van stukken in het kader van besluitvorming

Medewerker

Beschikbaar stellen, bekendmaken

1.26.

Omgevingsdocumenten als bedoeld in artikel 20.26 Omgevingswet digitaal waarmerken en deze besluiten beschikbaar stellen voor ontsluiting via het Provinciaal blad en de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB)

Medewerker team GRO en GIS

1.27.

Bekendmaken van besluiten, het volgens de voorgeschreven procedure doen plaatsen van besluiten (verordeningen, beleidsregels e.a.) in het provinciaal blad of een ander daarvoor geschikt blad

Medewerker

1.28.

Notificeren of melden van nieuwe of gewijzigde regelgeving conform de Dienstenrichtlijn

Medewerker team JZA

Overeenkomsten en ander type contracten

Algemeen

1.29.

-Verrichten van, met een overeenkomst samenhangende, (rechts)handelingen voor afwikkeling en transport van notariële akten

-Uitoefenen van alle rechten die de wet of de overeenkomst zelf aan een overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, vorderen van nakoming, ontbinding of schadevergoeding en geven van toestemming bij contractovernames

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Uitzondering:

GS beslissen over het aangaan van een gerechtelijke procedure.

Artikel 15 Organisatiebesluit

Levering van goederen, diensten en uitvoering van werken (inkoop en opdracht)

1.30.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen:

-leveringen en diensten tot €50.000,

-werken tot €100.000

Medewerker

Let op:

Neem de aanbestedingsregels in acht, raadpleeg zo nodig een aanbestedingsjurist van team INK

1.31.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen bij de overige aanbestedingen tot €214.000,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

1.32.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen bij de overige aanbestedingen tot €214.000

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.33.

Voorlopig gunnen en afwijzen van offertes tot €214.000,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

1.34.

Voorlopig gunnen en afwijzen van offertes:

Ondertekening: door de inkoper van team INK

-tot €214.000

Teamleider

Strategisch inhoudelijk manager

-tot €1.000.000.

Directeur

1.35.

Aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van een overeenkomst tot in totaal €214.000 in overeenstemming met de vastgestelde begroting, met inbegrip van:

-alle fasen van meerwerk,

-een bijbehorende verwerkersovereenkomst,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

1.36.

Aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van een overeenkomst tot in totaal €214.000 in overeenstemming met de vastgestelde begroting, met inbegrip van:

-alle fasen van meerwerk,

-een bijbehorende verwerkersovereenkomst

Teamleider

Strategisch inhoudelijk manager

1.37.

Afgeven van de verklaring dat de afgesproken prestatie is geleverd (prestatieverklaring)

Medewerker met inhoudelijke betrokkenheid bij de te leveren prestatie,

niet zijnde degene die de overeenkomst/financiële verplichting is aangegaan

1.38.

Betaalbaar stellen , mits de budgethouder de financiële verplichting vooraf heeft goedgekeurd

Medewerker

Let op:

Betaalbaar stellen is geen automatisme, er moet een juiste prestatieverklaring zijn.

1.39.

Betaalbaar stellen tot €214.000,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

Let op:

Betaalbaar stellen is geen automatisme, er moet een juiste prestatieverklaring zijn.

1.40.

Betaalbaar stellen tot €214.000

Teamleider

Strategisch inhoudelijk manager

Let op:

Betaalbaar stellen is geen automatisme, er moet een juiste prestatieverklaring zijn.

1.41.

Uitoefenen van alle rechten die de wet of de overeenkomst zelf verbindt aan een overeenkomst, zoals in gebreke stellen, vorderen van nakoming, ontbinding of schadevergoeding, opleggen van een korting (boete) en geven van toestemming bij contractovernames

Teamleider

Strategisch inhoudelijk manager

Uitzondering:

GS beslissen over het aangaan van een gerechtelijke procedure.

1.42.

Afwijken van de algemene inkoopvoorwaarden in een concreet geval

Inkoper

Let op:

Er kan slechts gemotiveerd worden afgeweken van de algemene inkoopvoorwaarden.

1.43.

Afdoen van oninbare vorderingen tot €10.000

Teamleider FBA

1.44.

Afdoen van oninbare vorderingen vanaf €10.000

directeur BIO

Inhuur en detachering

Zie onder 2

Overeenkomsten die door GS zijn aangegaan

1.45.

Ten aanzien van een overeenkomst die door gedeputeerde staten is aangegaan:

-verrichten van, met die overeenkomst samenhangende (rechts)handelingen voor afwikkeling en transport van notariële akten,

-uitoefenen van alle rechten die de wet of de overeenkomst zelf aan een overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, vorderen van nakoming, ontbinding of schadevergoeding en geven van toestemming bij contractovernames

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Uitzondering:

GS beslissen over het aangaan van een gerechtelijke procedure.

1.46.

Ten aanzien van een grondtransactie die door GS of de directeur Landelijke leefomgeving is aangegaan:

-het gestelde onder 1.45,

-ondertekenen van overeenkomsten die met de grondtransactie samenhangen en die door GS zijn aangegaan zoals pacht-, jacht- en huurovereenkomsten

Teamleider GEB

Voor de bevoegdheid van de Directeur Landelijke leefomgeving wordt verwezen naar het gestelde onder 5.2.

Bescherming persoonsgegevens

1.47.

De bevoegdheden die voor de functionaris gegevensbescherming zijn opgenomen in het Statuut gegevensbescherming, met inachtneming van artikel 39 AVG

Functionaris gegevensbescherming

1.48.

Nemen van een besluit inzake de rechten van een betrokkene, bedoeld in de artikelen 15 tot en met 22 AVG,

zoals het recht op inzage in over hem verwerkte persoonsgegevens en het recht op rectificatie, wijziging en wissen van persoonsgegevens

Teamleider JZA na advies van de privacy officer van team JZA

Teamleider JZA maakt geen gebruik van deze bevoegdheid, als de aard van het voorgenomen besluit, de gevolgen voor betrokkene of andere omstandigheden daartoe aanleiding geven:

in dat geval legt de teamleider het voorstel aan de directeur STB ter beslissing voor of, bij bestuurlijke gevoeligheid, aan GS.

Als het voorgaande niet wordt gevolgd, blijft het genomen besluit voor rechtszekerheid in stand.

1.49.

Behandelen van een klacht van een betrokkene, inhoudende dat verwerking van hem betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, en de klager informeren over de voortgang en het resultaat van de klacht

De artikelen 38, 39 en 77 AVG

-Bij een klacht van een personeelslid al of niet in dienst van de provincie Utrecht:

functionaris gegevensbescherming

-In de overige gevallen:

teamleider JZA conform advies van de functionaris gegevensbescherming

Teamleider JZA maakt geen gebruik van deze bevoegdheid, als de aard van de klacht, de gevolgen voor betrokkene of andere omstandigheden daartoe aanleiding geven:

in dat geval legt de teamleider de klacht aan de directeur STB ter beslissing voor of, bij bestuurlijke gevoeligheid, aan GS.

Als het voorgaande niet wordt gevolgd, blijven de verrichte (rechts)handelingen voor rechtszekerheid in stand.

1.50.

Melden van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens

Privacy officer van team JZA

De privacy officer informeert de functionaris gegevensbescherming voorafgaande aan de melding.

1.51.

Informeren van een betrokkene over een datalek

Teamleider na advies van:

-de privacy officer van team JZA, en

-indien daartoe aanleiding bestaat, tevens de functionaris gegevensbescherming

Bezwaarschriften, klachten en administratief beroep

1.52.

Bevestigen ontvangst van bezwaar-, klaag- of beroepschrift

De artikel 6:14 en 9:6 Awb

Medewerker secretariaat Awb- adviescommissie van PS en GS

1.53.

Doorzenden bezwaar-, klaag- of beroepschrift aan bevoegde orgaan

Artikel 6:15 Awb

Medewerker secretariaat Awb-adviescommissie van PS en GS

1.54.

Uitnodigen voor hoorzittingen in het kader van procedures bezwaar, klacht en administratief beroep

Secretaris Awb- adviescommissie van PS en GS

1.55.

Het schriftelijk voeren van verweer met betrekking tot besluiten van GS of de commissaris van de Koning

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.56.

Toezenden van stukken in het kader van procedures bezwaar, klacht en administratief beroep

Medewerker secretariaat Awb-adviescommissie van PS en GS

1.57.

Verdagen van:

-beslissing op bezwaar of administratief beroep,

-afhandeling klacht

Artikel 7:10, derde lid, 7:24, vierde en vijfde lid, 9:11, tweede lid, Awb

Medewerker

Conform het oordeel van de kamervoorzitter van de Awb-adviescommissie, indien dit beschikbaar is

1.58.

Verder uitstel van:

-beslissing op bezwaar of administratief beroep,

-afhandeling klacht

De artikelen 7:10, vierde lid, 7:24, zesde lid, en 9:11, derde lid, Awb

Medewerker

Conform het oordeel van de kamervoorzitter van de Awb-adviescommissie, indien dit beschikbaar is

Bestuurs- of civielrechtelijke procedures en procesmachtigingen

1.59.

Schriftelijk voeren van verweer in bestuurs- of civielrechtelijke procedures

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.60.

Schriftelijk indienen van (aanvullende) beroepsgronden in bestuurs- of civielrechtelijke procedures

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

1.61.

Toezenden van stukken in bestuurs- of civielrechtelijke procedures

Medewerker

1.62.

Schriftelijk machtigen om gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning te vertegenwoordigen tijdens (hoor)zittingen in het kader van bestuurs- of civielrechtelijke procedures

Teamleider JZA

Toezicht

1.63.

Voeren van correspondentie in het kader van toezicht ingevolge artikel 4:59 Awb

Medewerker

1.64.

Doen uitgaan van een bestuurlijke waarschuwing in het kader van oplegging van bestuursdwang, een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete

Teamleider MIL

Let op:

Gemandateerde mag deze bevoegdheid slechts gebruiken na afstemming met de directeur SLO en volgens afspraak met de gemandateerde bij de RUD.

2.

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Vacature, aanstelling, inhuur e.a.

2.1.

Openstellen vacature

Teamleider

2.2.

Afschrijven niet opgeroepen sollicitanten

Medewerker Matchpoint

2.3.

Afschrijven opgeroepen sollicitanten

Teamleider

2.4.

Aangaan arbeidsovereenkomst met een werknemer voor bepaalde of onbepaalde tijd, inclusief verlengen en wijzigen

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO bij:

-verlengen arbeidsovereenkomst werknemer voor bepaalde tijd,

-aangaan arbeidsovereenkomst werknemer voor onbepaalde tijd na voorafgaande arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of op proef

2.5.

Aantrekken uitzendkrachten, aangaan stageovereenkomst

Teamleider

Begeleidende brief bij stage-overeenkomst:

teamleider MEO

2.6.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen in verband met detachering of inhuur van personeel tot €214.000,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

2.7.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen in verband met detachering of inhuur van personeel tot €214.000

Teamleider

2.8.

Aangaan, wijzigen, verlengen en beëindigen van een overeenkomst tot inhuur of detachering van personeel tot €214.000 in overeenstemming met de vastgestelde begroting,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de daarvoor geldende kaders

Voorzitter OR

2.9.

Aangaan, verlengen, wijzigen en beëindigen van een overeenkomst tot inhuur of detachering van personeel tot €214.000 in overeenstemming met de vastgestelde begroting

Teamleider

2.10.

Betaalbaar stellen voor inhuur of detachering van personeel tot €214.000,

voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft binnen de geldende kaders

Voorzitter OR

2.11.

Betaalbaar stellen voor inhuur of detachering van personeel tot €214.000

Teamleider

Ontslag

2.12.

Beëindigen arbeidsovereenkomst door opzegging medewerker

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.13.

Beëindiging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd door opzegging medewerker of van rechtswege

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.14.

Beëindiging arbeidsovereenkomst wegens pensionering

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.15.

Beëindiging arbeidsovereenkomst als gevolg van niet meewerken aan re-integratie

Teamleider na advies van teamleider MEO

2.16.

Beëindiging arbeidsovereenkomst op andere gronden

Teamleider

2.17.

Aangaan van beëindigingsovereenkomst inclusief afkooprecht op boven- en nawettelijke WW, verhoogde pensioenopbouw

directeur

Bij toekenning van een ontslagvergoeding hoger dan €75.000 zijn vereist: voorafgaande kennisgeving aan de portefeuillehouder en melding in de jaarrekening.

Salaris, werktijd, functioneren e.a.

2.18.

Vaststellen salaris en inpassing in functionele salarisschaal

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.19.

Muteren salaris bij herinpassing en herinpassing reorganisatie

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.20.

Muteren salaris in overige gevallen

Teamleider

2.21.

Vaststellen arbeidsduur deeltijd, werktijdvermindering en wijzigen werktijdindeling, inclusief verlengen

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.22.

Vaststellen werktijdvermeerdering, inclusief verlengen

Teamleider

2.23.

Opleggen verplichting zich buiten de voor de werknemer geldende werktijden ter beschikking te houden of tijdelijk werkzaamheden te verrichten buiten de voor de werknemer geldende werktijden

Teamleider

2.24.

Voeren jaargesprekken en vaststellen personeelsbeoordeling

Teamleider

2.25.

Verstrekken getuigschrift

Teamleider

2.26.

Aanwijzen consignatiediensten

Teamleider

Declaraties, toelagen, beloningen en vergoedingen

2.27.

Opdragen van overwerk en goedkeuren declaratie overwerk, inclusief maaltijdvergoeding

Teamleider

2.28.

Goedkeuren declaratie reis- en verblijfkosten bij dienstreizen

Teamleider

2.29.

Toekennen, verlengen en intrekken toelagen, inclusief afbouwregeling en bindingspremie

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO bij:

-verlengen toelagen,

-toekennen toelage bij waarneming andere functie

2.30.

Vaststellen terugbetalingsregeling ten onrechte toegekende toelage

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.31.

Toekennen “boter bij de vis”

Teamleider

2.32.

Toekennen gratificatie ambtsjubileum

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.33.

Toekennen verhuiskostenvergoeding

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.34.

Toekennen standplaatstoelage aan medewerker met standplaats buiten Nederland

Directeur, na advies van de directeur BIO als sprake is van een standplaats buiten Nederland

Verlof

2.35.

Toekennen verlof

Teamleider

2.36.

Toekennen buitengewoon verlof

Teamleider

2.37.

Toekennen levensloopverlof

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.38.

Toekennen ouderschapsverlof

Teamleider

Ondertekening door teamleider MEO

2.39.

Toekennen langdurend onbetaald verlof overigens

Teamleider

2.40.

Verminderen verlofaanspraken

Teamleider

2.41.

Uitbetalen verlof bij einde arbeidsovereenkomst

Teamleider

Gezondheid en arbeidsomstandigheden

2.42.

Aanwijzing functie voor verplichte keuring bij aanstelling

Directeur BIO

2.43.

Opleggen verplichting van arbeidsgezondheidskundig onderzoek

Teamleider

2.44.

Buitendienststelling na arbeidsgezondheidskundig onderzoek

Teamleider

2.45.

Vaststellen aanspraken gewezen werknemer wegens ziekte, ontstaan voor de ingangsdatum van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Teamleider

2.46.

Vergoeding kosten geneeskundige behandeling als gevolg van dienstongeval

Teamleider

2.47.

Maken van re-integratie afspraken

Teamleider

2.48.

Doen vervallen van aanspraken bij niet nakomen re-integratie afspraken

Teamleider

2.49.

Vermindering salaris na 12 maanden ziekte

Directeur BIO

Overige rechten en plichten

2.50.

Administratieve uitvoering sociale wetgeving en pensioenwetgeving

Medewerker BIO

2.51.

Verbieden verrichten van nevenwerkzaamheden

Teamleider

2.52.

Vaststellen pakket dienstkleding en verplichting tot het dragen ervan

Teamleider

2.53.

Toekennen schadevergoeding bij diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen

Teamleider

2.54.

Opleggen van verhuisplicht

Teamleider

2.55.

Verplichten bewonen van dienstwoning

Teamleider

2.56.

Uitvoeren opleidingsplan

Teamleider

2.57.

Uitvoeren IKAP

Teamleider

2.58.

Opleggen disciplinaire maatregel, met uitzondering van plaatsing in een andere functie

Teamleider na advies van de directeur BIO

Teamleiders

2.59.

De personele bevoegdheden, genoemd in deze tabel, ten aanzien van de teamleiders van het eigen domein

Directeur

3.

FINANCIEEL

Inkoop en opdracht

Zie onder 1

Inhuur en detachering

Zie onder 2

Subsidie

3.1.

Nemen van de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, met inbegrip van:

-uitvoeringsovereenkomsten subsidie (artikel 4:36 Awb),

-subsidiebesluiten die na de subsidievaststelling kunnen worden genomen zoals uit- of afstel van betaling bij leningen

Directeuren, opgavemanagers en strategisch inhoudelijk managers

De gemandateerde informeert de portefeuillehouder uit het college over een voorgenomen subsidiebesluit, als de aard van dat besluit, de omvang van de subsidie of andere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

De directeur BIO overlegt aan GS kwartaaloverzichten van de ambtelijk verstrekte subsidies, zo mogelijk aansluitend bij de P&C-cyclus.

Treasury

3.2.

Verrichten van voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van aantrekken van gelden en afsluiten van overige treasury-transacties (bijvoorbeeld derivaten-transacties), en communiceren met (het doen van mededeling aan) financiële contractspartijen over de door de provincie genomen beslissingen of gewenste transacties

Treasurer, zoals aangewezen door de teamleider FBA;

Vervanging door teamleider FBA of teamleider PCA

3.3.

Afsluiten van transacties met het ministerie van Financiën ("de Schatkist")

Treasurer

Vervanging door teamleider FBA of teamleider PCA

3.4.

Aantrekken van gelden in callgeld, kasgeld, rekening-courant

Teamleider FBA of teamleider PCA

Vervanging door directeur BIO

3.5.

Aantrekken van gelden in overige varianten

Directeur BIO

Vervanging door de algemeen directeur

3.6.

Afsluiten van overige treasurytransacties, anders dan het aantrekken van gelden (bijvoorbeeld derivaten-transacties)

Directeur BIO

Vervanging door de algemeen directeur

3.7.

Voeren van correspondentie inzake treasury, zowel intern als extern

Directeur BIO

Vervanging door de algemeen directeur

3.8.

Alle overige, hiervoor niet genoemde, aan treasury gerelateerde activiteiten

Algemeen directeur

Vervanging door een directeur , artikel 11 Mandaatbesluit secretaris

Financieel overig

3.9.

Stopzetten uitbetaling reiskostenvergoeding woonwerkverkeer na 6 weken ziekte

Teamleider MEO

3.10.

Terugvorderen van ten onrechte gedane (salaris)betalingen

Teamleider MEO

3.11.

Innen premie collectieve ongevallenverzekering medewerkers en gepensioneerden

Medewerker BIO

3.12.

Afhandelen inlichtingenformulieren van derden (bijvoorbeeld USZO, CBS, GAK, gemeenten)

Medewerker BIO

3.13.

Voeren van correspondentie met makelaars/assuradeuren en claimanten over aansprakelijkstelling van producten bij geleden schade

Medewerker BIO

3.14.

Rappelleren debiteuren (toezenden eerste en tweede herinnering)

Medewerker BIO

3.15.

Beantwoorden van vragen over leges, heffingen en bankgaranties

Teamleider FBA

3.16.

Vaststellen economische huurwaarde provinciale woningen

Teamleider FBA

3.17.

Behandelen afdrachten aan belastingdienst, bedrijfsvereniging, ABP en ziektekostenverzekering

Teamleider FBA

3.18.

Ter incasso aanbieden van openstaande vorderingen aan het incassobureau met instemming van de eigenaar van de debiteur

Teamleider FBA

3.19.

Aanvragen accountantsverklaring bij de jaarrekening

Directeur BIO

3.20.

Opdracht geven voor uitvoering van betaalbaarstellingen en het aanwijzen van vervangers in dit kader

Directeur BIO

DOMEIN STRATEGIE & BESTUUR

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wie bevoegd

Instructies of bijzonderheden

Directeuren:

bevoegd ten aanzien van hun domein, met uitzondering van het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 2 Mandaatbesluit secretaris

Opgavemanagers:

bevoegd ten aanzien van hun schriftelijk verstrekte concernopdracht, met uitzondering van personele bevoegdheden en het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 3 Mandaatbesluit secretaris

Strategisch inhoudelijk managers, teamleiders en medewerkers:

Zie deze tabel

Geen mandaat:

-als dit is uitgesloten, artikel 15 Organisatiebesluit

-als het een aangelegenheid betreft die bestuurlijk gevoelig is of publieke aandacht kan trekken, artikel 16 Organisatiebesluit

4.1.

Melding bij overschrijding kaslimiet of renterisiconorm lokale overheden (Wet fido)

Medewerker STB

4.2.

Ontheffing kasgeldlimiet of renterisiconorm lokale overheden (Wet fido)

Teamleider BEI

4.3.

Aanwijzing, toestemming, bepaling maximum bij overschrijding kasgeldlimiet of renterisiconorm lokale overheden (Wet fido)

Directeur STB

4.4.

Goedkeuren van:

-begroting lokale overheden onder preventief toezicht,

-besluiten inzake verboden handelingen artikel 15 Gemeentewet en artikel 3:43, derde lid, BW,

-opclassificatie van gemeenten, verhoging van de tijdsbestedingsnorm ingevolge de rechtspositiebesluiten raads- en commissieleden, wethouders en burgemeesters

Directeur STB

GS beslissen over onthouden van goedkeuring.

4.5.

Goedkeuren van begrotingswijzigingen en (in geval van de Wet algemene regels herindeling) andere aangewezen financiële besluiten van lokale overheden onder preventief toezicht

Medewerker STB

GS beslissen over onthouden van goedkeuring.

4.6.

Ontheffing voor aangaan verplichtingen bij (nog) niet goedgekeurde begroting

Teamleider BEI

4.7.

Voor kennisgeving aannemen van:

-begroting lokale overheden onder repressief toezicht,

-begrotingswijzigingen lokale overheden onder repressief toezicht

-rekening lokale overheden,

-verordeningen op grond van de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet of afzonderlijk vastgestelde treasurystatuten respectievelijk (beleids)stukken, genoemd in deze verordeningen

Medewerker STB

4.8.

Waarschuwing of aanwijzing in het kader van Informatie voor Derden

Directeur STB

4.9.

Beslissingen met betrekking tot gemeenschappelijke regelingen:

-besluiten inzake uittreedsommen,

-goedkeuringen op basis van het statuut van een gemeenschappelijke regeling

Directeur STB

4.10.

Correspondentie met lokale overheden over de onderwerpen, genoemd onder 4.1 tot en met 4.9

Gemandateerde, genoemd onder 4.1. tot en met 4.9.

4.11.

Bij personele wisselingen interbestuurlijk toezichthouders aan de lijst van aangewezen toezichthouders toevoegen of daaruit verwijderen, en aan interbestuurlijk toezichthouders een legitimatiebewijs verstrekken

Directeur STB

Archiefwet 1995 en Besluit informatiebeheer provincie Utrecht 2014

4.12.

Verlenen en verlengen van een machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar

Artikel 13 Archiefwet

Directeur STB

4.13.

Beslissen omtrent beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden ouder dan 75 jaar

Artikel 15 Archiefwet

Directeur STB

4.14.

Afhandelen van meldingen archiefverordeningen

Artikel 30, 35 Archiefwet

Directeur STB

4.15.

Goedkeuren lijst met vernietigbare bescheiden, geldend als machtiging tot vernietiging

Artikel 28 Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014

Provincie-archivaris

DOMEINEN STEDELIJKE EN LANDELIJKE LEEFOMGEVING

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wie bevoegd

Instructies of bijzonderheden

Directeuren:

bevoegd ten aanzien van hun domein, met uitzondering van het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 2 Mandaatbesluit secretaris

Opgavemanagers:

bevoegd ten aanzien van hun schriftelijk verstrekte concernopdracht,

met uitzondering van personele bevoegdheden en het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 3 Mandaatbesluit secretaris

Strategisch inhoudelijk managers, teamleiders en medewerkers:

Zie deze tabel

Geen mandaat:

-als dit is uitgesloten, artikel 15 Organisatiebesluit

-als het een aangelegenheid betreft die bestuurlijk gevoelig is of publieke aandacht kan trekken, artikel 16 Organisatiebesluit

5.1.

Het nemen van besluiten (inclusief de voorbereiding en uitvoering ervan) op het terrein van geluidhinder

Omgevingswet (Aanvullingswet geluid)

Teamleider MIL

Onder uitvoering is tevens begrepen het aanbieden van het onherroepelijke besluit aan het Kadaster ter opname in de openbare registers.

Aankoop, verkoop en beheer van gronden

5.2.

Aan- en verkoop van grond, tot 5 ha losse grond

Directeur Landelijke leefomgeving

Beheer van gronden

5.3.

Het nemen van besluiten en verrichten van privaatrechtelijke (rechts)handelingen in het kader van het dagelijks beheer van gronden in eigendom van de provincie Utrecht, voor zover het om incidentele gevallen op het werkterrein van team GEB gaat

Teamleider GEB

Zie voor de bevoegdheid van teamleider GEB ten aanzien van grondtransacties en daarmee samenhangende overeenkomsten 1.46.

Natuur en landschap, water, wegen, (scheepvaart)verkeer

5.4.

Adviseren op basis van een wettelijke verplichting aan ander bevoegd gezag, nemen van besluiten (inclusief de voorbereiding ervan), afgeven van een verklaring en afhandelen van een melding op grond van:

-Omgevingswet en Omgevingsverordening

-Natuurschoonwet 1928

-Scheepvaartverkeerswet

-Wegenverkeerswet 1994

-Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990

Teamleider VVN

Communicatie met andere overheden, burgers, bedrijven en andere organisaties

5.5.

Voeren van correspondentie en adviseren in het kader van mondeling overleg met andere overheden, burgers, bedrijven en andere organisaties

Medewerker

Let op dat er niet onbevoegd toezeggingen worden gedaan.

Flora en fauna, natura 2000 en rijksmonumenten buiten de bebouwde kom

5.6.

Adviseren aan het bevoegd gezag binnen de daarvoor afgesproken termijn

Artikel 4.25 Omgevingsbesluit

Medewerker

5.7.

Instemmen met het concept besluit van het bevoegd gezag binnen de daarvoor afgesproken termijn

Artikel 4.25 Omgevingsbesluit

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

De beslissing over niet instemmen ligt bij GS.

Coördinatie wateractiviteiten

5.8.

Afstemmen advisering en ontwerp beschikkingen met ander bevoegd gezag voor integrale besluitvorming

Artikel 16.7 Omgevingswet

(toepassing coördinatieregeling Awb)

Medewerker

5.9.

-Geven van selectieadvies voor terreinen of archeologische vindplaatsen

-Goedkeuren van Plan van aanpak en Programma van eisen voor archeologisch onderzoek

-Goedkeuren concept-rapporten van archeologisch onderzoek

Medewerker

5.10.

-Adviseren bij aanwijzing tot rijksbeschermd monument als bedoeld in artikel 3.1, derde lid, Erfgoedwet

-Adviseren bij aanwijzing tot beschermd stads- of dorpsgezicht Omgevingswet

-Vaststellen van algemene aanleveringseisen voor het provinciaal depot

-Vaststellen van algemene richtlijnen voor archeologisch (bureau)onderzoek

Teamleider CER

5.11.

-Besluiten over in ontvangst nemen van vondsten en documentatie voor provinciaal depot

-Opstellen en aangaan van bruikleenovereenkomsten Artikel 5.7 en 5.8 van de Erfgoedwet

Depot-beheerder, aangewezen door teamleider CER

DOMEIN MOBILITEIT

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wie bevoegd

Instructies of bijzonderheden

Directeuren:

bevoegd ten aanzien van hun domein, met uitzondering van het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 2 Mandaatbesluit secretaris

Opgavemanagers:

bevoegd ten aanzien van hun schriftelijk verstrekte concernopdracht,

met uitzondering van personele bevoegdheden en het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen bij inkoop en opdracht boven €1 mln,

artikel 3 Mandaatbesluit secretaris

Strategisch inhoudelijk managers, teamleiders en medewerkers:

Zie deze tabel

Geen mandaat:

-als dit is uitgesloten, artikel 15 Organisatiebesluit

-als het een aangelegenheid betreft die bestuurlijk gevoelig is of publieke aandacht kan trekken, artikel 16 Organisatiebesluit

Wegen

6.1.

Vaststellen en wijzigen van de grenzen van de bebouwde kom(men) van gemeenten

Artikel 27, tweede lid, Wegenwet

Teamleider BIN

6.2.

Verlenen, weigeren, wijzigen of intrekken van een verkeersbesluit

Teamleider BIN

Openbaar vervoer

6.3.

Nemen van besluiten (inclusief voorbereiden en uitvoeren) op het werkterrein van mobiliteit

Teamleider Strategisch inhoudelijk manager

Let op:

GS beslissen over concessies, tenzij het betreft:

-wijzigingen van ondergeschikte aard,

-vaststellen van uitwerkingsplannen binnen het kader van de geldende concessie.

Dit ligt op het niveau van de directeur.

6.4

Verlenen van ontheffingen op basis van artikel 29 Wp2000

Strategisch inhoudelijk manager

6.5.

Besluiten omtrent vergunningen voor werkzaamheden of het plaatsen van zaken op, in, boven, naast of onder de lokale spoorweg

Artikel 12 Wet lokaal spoor

Teamleider BRO

6.6.

Het vaststellen van het ruimtelijk profiel

Artikel 12, zesde lid, Wet lokaal spoor

Teamleider BRO

6.7.

De handhaving in het kader van de veiligheid op en nabij de lokale spoorwegen

Hoofdstuk 7 Wet lokaal spoor

Safetymanager OV, zoals aangewezen door de teamleider BRO

Bijlage 2 als bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris:

ondermandaat voor een functionaris op basis van een schriftelijke opdracht

Voorbeeld:

Het is ondermandaat voor bijvoorbeeld een programmamanager of projectleider binnen een domein of een concernopgave.

De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:

Nr.

Omschrijving bevoegdheid

Wie bevoegd

Instructies of bijzonderheden

Levering van goederen en diensten en de uitvoering van werken (inkoop en opdracht),

artikel 6 Mandaatbesluit secretaris

Voorwaarden voor ondermandaat op basis van een werkopdracht:

-schriftelijke instemming van de secretaris/ algemeen directeur is nodig,

-het ondermandaat mag geen betrekking hebben op personele bevoegdheden en subsidiebesluiten,

-het ondermandaat mag niet worden verleend aan een externe,

-verder ondermandaat wordt niet verleend.

Zie bijlage 3 voor het format.

7.1.

Voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen tot maximaal €214.000,

mits de bevoegdheid daartoe is verleend door een directeur, opgavemanager, strategisch inhoudelijk manager of teamleider op basis van een schriftelijke opdracht

7.2.

Voorlopig gunnen en afwijzen van offertes tot maximaal €214.000,

mits de bevoegdheid daartoe is verleend door een directeur, opgavemanager, strategisch inhoudelijk manager of teamleider op basis van een schriftelijke opdracht

7.3.

Aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van een overeenkomst tot in totaal €214.000, in overeenstemming met de vastgestelde begroting en met inbegrip van:

-alle fasen van meerwerk,

-een bijbehorende verwerkersovereenkomst,

mits de bevoegdheid daartoe is verleend door een directeur, opgavemanager, strategisch inhoudelijk manager of teamleider op basis van een schriftelijke opdracht

7.4.

Betaalbaar stellen tot maximaal €214.000,

mits de bevoegdheid daartoe is verleend door een directeur, opgavemanager, strategisch inhoudelijk manager of teamleider

Format ondermandaat voor een schriftelijke opdrachtals bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris

Besluit van (mandaatgever) van de provincie Utrecht van (datum), nr. (nummer), tot het verlenen van ondermandaat voor de schriftelijke opdracht (naam)

Mandaatgever;

Gelet op artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris;

Overwegende dat:

-ingevolge artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris een directeur, teamleider, strategisch inhoudelijk manager of opgavemanager aan een functionaris op basis van een schriftelijke opdracht bevoegdheden kan toekennen, voor zover deze zijn opgenomen in bijlage 2 bij het Mandaatbesluit secretaris;

-dit besluit hierin voorziet ten aanzien van de functionaris (naam, functie/rol en p-nummer), ter uitvoering van de schriftelijke opdracht (naam);

-dit besluit is tot stand gekomen, nadat het door de secretaris / algemeen directeur schriftelijk is geaccordeerd (cf art 6, vierde lid, van het Mandaatbesluit secretaris);

-dit besluit de bevoegdheden geeft waarover de aangewezen functionaris binnen het kader van deze schriftelijke opdracht beschikt, met inachtneming van de voorwaarden en beperkingen die onderstaand besluit daarbij geeft;

Besluit:

Artikel 1 Ondermandaat

1De functionaris (naam) heeft in de functie respectievelijk rol van (naam) ten aanzien van de schriftelijke opdracht (naam) de volgende bevoegdheden (haal door wat niet van toepassing is):

a.voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen tot maximaal €214.000;

b.voorlopig gunnen en afwijzen van offertes tot maximaal €214.000;

c.aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van een overeenkomst tot maximaal €214.000, in overeenstemming met de vastgestelde begroting en met inbegrip van:

-alle fasen van meerwerk,

-een bijbehorende verwerkersovereenkomst;

d.betaalbaar stellen tot maximaal €214.000.

2Als de aangewezen functionaris deel uitmaakt van een opgaveteam als bedoeld in artikel 13 van het Organisatiebesluit, is de functionaris aan te merken als ambtelijk opdrachtnemer.

Artikel 2 Instructies

De functionaris, genoemd in artikel 1, is ten aanzien van het aan hem of haar verstrekte ondermandaat gehouden:

a.de mandaatgever tijdig en volledig te informeren over aangelegenheden waarvan hij of zij weet of redelijkerwijs kan weten dat deze voor de mandaatgever in het kader van de verstrekte schriftelijke opdracht van belang is;

b.driemaandelijks aan de mandaatgever verantwoording af te leggen over het gebruik van de toegekende bevoegdheden;

c.uitsluitend gebruik te maken van de financiële bevoegdheden binnen de budgetten die zijn gekoppeld aan de volgende budgetplaats (nummer) / WBS-nummers;

d.bij gebruik van de financiële bevoegdheden het voorgeschreven proces te volgen;

e.zorg te dragen dat dit besluit wordt opgenomen in het daartoe bestemde register met inachtneming van het daar gestelde.

Artikel 3 Looptijd

Dit besluit geldt tot uiterlijk datum, behoudens eerdere intrekking door de mandaatgever.

Artikel 4 Inwerkingtreding

1Dit besluit treedt in werking na toezending of uitreiking aan de aangewezen functionaris, met een afschrift aan de mandaatgever.

2De functionaris mag toepassing geven aan dit besluit vanaf het moment van registratie in het daartoe bestemde register.

Mandaatgever,

Toelichting bij bijlage 1

Bij 1.1:

Verrichten van feitelijke handelingen binnen de normale uitvoering van een functie of schriftelijke opdracht

Dit is een “vangnetbevoegdheid”.

Een medewerker mag alle feitelijke handelingen verrichten binnen de normale uitvoering van zijn of haar functie of schriftelijke opdracht, tenzij de handeling waar het om gaat, in deze lijst op een ander niveau is gelegd. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor het voeren van correspondentie met externe organisaties waartoe de teamleider bevoegd is (zie 1.10).

Bij 1.24:

Verzenden van een kennisgeving als een besluit wegens overschrijding van de beslistermijn van rechtswege tot stand is gekomen:

Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij een vergunning die vanwege overschrijding van de beslistermijn van rechtswege is verleend.

Bij 1.29 en volgende:

Overeenkomsten en ander type contracten:

Aanduiding

Er komen bij de overheid allerlei namen voor contracten voor, zoals bestuursakkoord, bevoegdhedenovereenkomst, convenant, pact, deal, beleidsovereenkomst, uitvoeringsovereenkomst en realisatieovereenkomst. Niet de naam maar de inhoud is bepalend voor het juridische karakter.

Wie bevoegd

Directeuren, opgavemanagers, strategisch inhoudelijk managers en teamleiders zijn bevoegd tot het aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van overeenkomsten, elk tot het maximum van hun financiële mandaat.

Voor opgavemanagers en strategisch inhoudelijk managers geldt dit voor de gevallen dat de overeenkomst niet (mede) betrekking heeft op personele bevoegdheden. Zie hiervoor de artikelen 2 en 3 van het Mandaatbesluit secretaris.

De portefeuillehouder uit het college is bevoegd om overeenkomsten, vastgesteld en aangegaan door GS, op ondergeschikte onderdelen of redactioneel te wijzigen en overeenkomsten te ondertekenen. Zie hiervoor artikel 2 van het Organisatiebesluit.

Bij 1.30:

Enkelvoudig onderhands aanbesteden:

Neem de aanbestedingsregels in acht.

Verwezen wordt naar Serviceplein en wiki waar een toelichting is te vinden. Of neem contact op met een aanbestedingsjurist van team Inkoop.

Bij 1.31, 1.33, 1.35, 1.39, 2.6, 2.8 en 2.10:

Bevoegdheid voorzitter OR:

De voorzitter van de OR is bevoegd, voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft en binnen de kaders die voor de OR gelden.

Bij 1.38:

Budgethouder:

Dit is degene die gerechtigd is tot het budget.

Bij 1.47:

Functionaris gegevensbescherming:

De functionaris gegevens heeft twee typen bevoegdheden.

1Ten eerste heeft de FG een aantal bevoegdheden die rechtstreeks uit artikel 39 van de Algemene verordening gegevensbescherming voortvloeien. Dit zijn wettelijke bevoegdheden die daarom niet in deze bijlage zijn opgenomen.

Artikel 39 luidt als volgt:

Artikel 39 Taken van de functionaris voor gegevensbescherming

1De functionaris voor gegevensbescherming vervult ten minste de volgende taken:

a) de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker en de werknemers die verwerken, informeren en adviseren over hun verplichtingen uit hoofde van deze verordening en andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen;

b) toezien op naleving van deze verordening, van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits;

c) desgevraagd advies verstrekken met betrekking tot de gegevensbeschermingseffect-beoordeling en toezien op de uitvoering daarvan in overeenstemming met artikel 35;

d) met de toezichthoudende autoriteit samenwerken;

e) optreden als contactpunt voor de toezichthoudende autoriteit inzake met verwerking verband houdende aangelegenheden, met inbegrip van de in artikel 36 bedoelde voorafgaande raadpleging, en, waar passend, overleg plegen over enige andere aangelegenheid.

2De functionaris voor gegevensbescherming houdt bij de uitvoering van zijn taken naar behoren rekening met het aan verwerkingen verbonden risico, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden.

-Ten tweede heeft de FG bevoegdheden waarmee het wettelijk kader nader is ingevuld en toepasbaar gemaakt voor de Utrechtse situatie. Dit is gebeurd in het, door GS vastgestelde Statuut gegevensbescherming. In de bijlage onder 1.47 zijn deze bevoegdheden van de FG vastgelegd.

Bij 1.48:

Rechten van betrokkenen en te nemen besluiten:

Op grond van de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft een betrokkene (degene op wie persoonsgegevens betrekking hebben) een aantal rechten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het recht op inzage in over hem verwerkte persoonsgegevens, het recht op rectificatie, wijziging en wissen van persoonsgegevens.

Het besluit dat op een verzoek in dit kader wordt genomen, is ingevolge artikel 34 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Dit heeft onder meer tot gevolg dat tegen zo’n besluit bezwaar en beroep in de zin van de Awb open staan.

Tevens kan, als bezwaar is gemaakt of beroep is ingesteld, bij de rechter worden verzocht om een voorlopige voorziening als onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist.

Een jurist van team JZA kan hierover meer informatie geven.

Er zijn de volgende categorieën betrokkenen:

-personeel van de provincie Utrecht (zoals medewerkers, ingehuurden, stagiaires e.a.), en

-personen die niet behoren tot het personeel (zoals vergunningaanvragers, samenwerkingspartners, commissieleden e.a.).

In beide gevallen beslist de teamleider JZA na advies van de privacy officer van team JZA.

Als het verzoek afkomstig is van een GS-lid, nemen GS het besluit.

Gevoelige besluiten

Als het voorgenomen besluit qua aard, effect voor de betrokkene of andere omstandigheden gevoelig ligt, moet de directeur STB het besluit nemen. Deze schaalt bij bestuurlijke gevoeligheid verder op naar GS. Verwezen wordt naar artikel 16 van het Organisatiebesluit.

Bij 1.49:

Behandelen van een klacht als bedoeld in de artikelen 38, 39 en 77 van de AVG:

Op grond van artikel 77 AVG kan een betrokkene (personeelslid of externe) een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen, inhoudende dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG. In de praktijk stelt de Autoriteit Persoonsgegevens de organisatie die het betreft, in staat de redenen voor deze klacht weg te nemen alvorens deze formeel op te pakken. In onderdeel 1.49 is het mandaat voor de daarop volgende klachtprocedure bij de provincie Utrecht geregeld.

De functionaris gegevensbescherming is bevoegd om de klacht in behandeling te nemen, als de betrokkene een personeelslid is.

In de andere gevallen is de teamleider JZA dat conform advies van de functionaris gegevensbescherming

Op basis van de verkregen informatie die een gefundeerde onderbouwing moet bevatten, informeert teamleider JZA de Autoriteit Persoonsgevens en de klager over het resultaat van de klacht. Als de redenen van de klacht niet zijn weggenomen en de klacht niet is ingetrokken, volgt formele behandeling door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als de klacht vanwege de aard, gevolgen voor de betrokkene of andere omstandigheden gevoelig ligt, moet de teamleider opschalen naar de directeur STB. Deze schaalt bij bestuurlijke gevoeligheid verder op naar GS. Verwezen wordt naar artikel 16 van het Organisatiebesluit.

Awb-klacht

Een klacht in de zin van artikel 77 AVG is te onderscheiden van een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Awb. Laatstgenoemde klacht heeft betrekking op een gedraging van een bestuursorgaan jegens de klager of een ander. Een Awb-klacht valt onder de Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen en wordt behandeld met betrokkenheid van de Awb-adviescommissie GS en PS.

Bij 3.2 en 3.3:

Treasurer:

Dit is de medewerker van het domein BIO die is belast met treasury en als zodanig is aangewezen door de teamleider FBA. Alleen deze medewerker heeft bijgaande bevoegdheden.

Bij 5.4:

Afgeven van verklaring:

Een verklaring als hier bedoeld wordt bijvoorbeeld afgegeven als het voor gladheidsbestrijding nodig is af te wijken van de wegenverkeersregels (gebruik ministeriële vrijstelling voor openbare of daarmee gelijkgestelde diensten, de artikelen 146 en 147 Wegenverkeerswet 1994).

Bij 6.4:

Teamleider BRO:

Op grond van de Wet lokaal spoor heeft de beheerder bevoegdheden die rechtstreeks uit deze wet voortvloeien. Daarnaast heeft de teamleider BRO de gemandateerde bevoegdheden die genoemd zijn onder 6.4 tot en met 6.6, aansluitend bij de operationele taak van beheerder.

Toelichting bij bijlage 2

Bij verlenen van ondermandaat voor een schriftelijke opdracht: Voorgeschreven is dat de secretaris / algemeen directeur het verlenen van ondermandaat voor een schriftelijke opdracht schriftelijk moet accorderen. Volstaan kan worden met een paraaf van de secretaris/algemeen directeur.

Bij schriftelijke opdracht:

De schriftelijke opdracht die de basis is voor het mandaat, moet duidelijk worden omschreven. Desgewenst kan de nadere beschrijving in een bijlage bij het besluit tot verlenen van ondermandaat worden gevoegd.