Zo beschermen wij uw dossiers.
Uw dossiers vallen onder uw geheimhoudingsplicht. Op deze pagina staat hoe Legal Momo met uw gegevens omgaat: waar ze staan, hoe ze beveiligd zijn en welke afspraken we met uw kantoor maken. Handig voor uzelf en voor uw IT- of compliance-afdeling.
Opslag en verwerking in de EU
Uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt in Duitsland, in een datacenter van Hetzner in Neurenberg. Legal Momo werkt met een Europees taalmodel: uw dossiers verlaten de EU niet.
Versleuteld
Gegevens zijn versleuteld tijdens transport en opslag.
Gepseudonimiseerd
Alles wat u uploadt of op een andere manier toevoegt, wordt gepseudonimiseerd. Namen en andere gegevens die naar een persoon leiden, worden vervangen, zodat niets voor derden tot u of uw cliënten te herleiden is.
Toegang per kantoor en per dossier
Inloggen gaat met tweestapsverificatie. U bepaalt wie van uw kantoor bij welk dossier kan, met rollen per teamlid. Cliënten zien in het cliëntportaal alleen wat u vrijgeeft.
Geen training zonder toestemming
Alleen als u daar uitdrukkelijk mee instemt, gebruiken we gepseudonimiseerde stukken om de AI te verbeteren. U kiest dat per dossier en kunt het voor toekomstige trainingen altijd weer uitzetten. Uw eigen schrijfstijl wordt alleen in uw eigen model gebruikt.
ISO 27001 en ISO 42001: in uitvoering
De certificering voor ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 42001 (verantwoord gebruik van AI) is in uitvoering.
Afspraken op papier
Met elk kantoor sluiten we een verwerkersovereenkomst. Voor de dossiers die u in Legal Momo verwerkt, is uw kantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Geeft uw kantoor toestemming om gepseudonimiseerde stukken te gebruiken voor het verbeteren van de AI, dan zijn wij voor dat gebruik zelf verwerkingsverantwoordelijke.
In de verwerkersovereenkomst staat onder meer welke subverwerkers wij inschakelen en welke beveiligingsmaatregelen we nemen. Stopt u met Legal Momo, dan kunt u uw gegevens nog 30 dagen downloaden. Daarna verwijderen wij ze, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.
U houdt de regie
Alles wat Legal Momo maakt, is een concept. Elke verwijzing gaat door de bronnencheck en krijgt een status, en u beoordeelt zelf de feiten, de bronnen en de conclusie. Zo blijft u verantwoordelijk voor het advies, zoals de beroepsregels van u vragen.
Vragen van uw IT- of compliance-afdeling
Moet uw kantoor een leverancier beoordelen voordat u met Legal Momo gaat werken? Vraag de verwerkersovereenkomst op of stel uw vragen over beveiliging. We reageren binnen twee werkdagen.