Artikel 6 Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020

Afsluiten van een dossier 1 Het archiefbeherend onderdeel treedt in overleg met het archiefvormend onderdeel over het afsluiten van dossiers. 2 Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk. 3 Ten aanzien van gerubriceerde archiefbescheiden moeten de metagegevens bij het afsluiten van het dossier vermelden, wie er recht hebben op inzage en indien mogelijk wanneer de rubricering kan vervallen. Het diensthoofd van het archiefvormend onderdeel is hiervoor verantwoordelijk. 4 Het archiefbeherend onderdeel laat in overeenstemming met het archiefvormend onderdeel in de metagegevens vastleggen dat het dossier is afgesloten. 5 Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het in principe onveranderlijk. Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan het verantwoordelijke diensthoofd van het archiefvormend onderdeel besluiten om een afgesloten dossier tijdelijk te heropenen, met name om een geconstateerd mankement ten aanzien van de volledigheid, authenticiteit of integriteit van het afgesloten dossier te verhelpen. 6 Het toevoegen of verwijderen van archiefbescheiden in een afgesloten dossier, is voorbehouden aan het archiefbeherend onderdeel.