Artikel 5 Beheersregeling Archiefbeheer AZ 2020

Archiefordening en dossiervorming 1 De archiefbeheerder stelt de ordeningsstructuur vast voor het lopende archief, gebaseerd op de taken en werkprocessen van het betreffende archiefvormend onderdeel. 2 Het archiefbeherend onderdeel bewaart de gehanteerde ordeningsstructuur als onderdeel van het betreffende archief. Na eventuele aanpassing van de ordeningsstructuur bewaart het archief beherend onderdeel de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie. 3 Het archiefbeherend onderdeel zorgt voor de koppeling van de dossiers aan de werkprocessen binnen het ministerie en voor onderlinge samenhang tussen de dossiers conform de ordeningsstructuur. 4 De medewerkers van een archiefvormend onderdeel voegen in een dossier alle archiefbescheiden samen die op een zaak betrekking hebben, tenzij het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt dat dit niet doelmatig is. 5 Het diensthoofd van een archiefvormend onderdeel bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn en welke documenten archiefwaardig zijn. Het diensthoofd is in zijn hoedanigheid van gegevenseigenaar ook verantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers. 6 De apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur waarmee ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden is gerealiseerd, vormt een onverbrekelijke eenheid met de archiefbescheiden waarop ze zijn toegepast.