Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.werkgever : de werkgeverscommissie voor wat betreft de behandeling van een klacht over het personeel van de griffie en het college voor wat betreft de behandeling van een klacht over de overige personen die werkzaam zijn of werkzaam zijn geweest in de organisatie van de gemeente

b.commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid

c.gemeente : de gemeente Alphen aan den Rijn

d.ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling, en agressie, geweld en pesten, zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, jo. artikel 1, lid 3, sub e en f van de Arbowet

e.klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 12

f.klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht over ongewenst gedrag indient

g.aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt

h.informant : degene die namens de werkgever informatie verstrekt aan de commissie

i.vertrouwenspersoon: de door de werkgeverscommissie en/of het college aangewezen ambtenaar die als eerste aanspreekpunt kan fungeren voor medewerkers met een klacht over ongewenst gedrag

Artikel 1a Klachten over politiek ambtsdragers

De werkgever kan in afwijking van artikel 1 onder g de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van de gemeente jegens klager.

Artikel 2 Taakstelling en samenstelling van de commissie

1De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan de werkgever.

2Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

3Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

4Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

5Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

6De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

7De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3 Secretaris en administratie

1De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en één of meer plaatsvervangende secretarissen aan.

2De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Artikel 4 Consulteren vertrouwenspersoon

1Voordat de klager een klacht indient bij de commissie, kan hij bij een vertrouwenspersoon te rade gaan.

2De vertrouwenspersoon verleent eerste opvang, begeleiding en ondersteuning aan de klager.

3De vertrouwenspersoon kan klager adviseren over verder te ondernemen stappen.

4De vertrouwenspersoon kan op verzoek van klager stappen ondernemen gericht op het zoeken van een oplossing.

5De vertrouwenspersoon kan klager doorverwijzen naar deskundigen als verdere opvang noodzakelijk is.

6De vertrouwenspersoon kan op verzoek de klager begeleiden als deze overweegt een klacht in te dienen bij de commissie of aangifte te doen bij de politie.

7Het college biedt de vertrouwenspersonen de faciliteiten en scholing die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

Artikel 5 Indienen van de klacht

1De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij de werkgever.

2De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

3Indien de klager de klacht indient bij de werkgever, bevestigt de werkgever de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die de werkgever over de afhandeling van de klacht zal adviseren. De werkgever zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

4De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie de werkgever binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan de werkgever geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

Artikel 6 Ontvankelijkheid van de klacht

1De werkgever verstrekt op verzoek van de commissie alle op de klacht betrekking hebbende gegevens waaronder de gemeentelijke klachtenregeling, de contact- en functiegegevens van de klager en de aangeklaagde, een overzicht van eventueel binnen de gemeente ondernomen stappen en reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

2De commissie verklaart een klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c, d, e, f en g van deze regeling.

3Ingeval lid 2 van toepassing is, brengt de commissie klager en de werkgever binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van de niet ontvankelijkheid van de klacht.

4De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

a.de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd;

b.er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 van de Algemene wet bestuursrecht;

c.wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 5 lid 2.

Artikel 7 Onderzoek naar de klacht

1Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

2Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij de werkgever alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht; de werkgever verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

3De werkgever stelt personen werkzaam binnen de organisatie van de gemeente in de gelegenheid te worden gehoord.

4Personen als bedoeld in het derde lid die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

5De commissie kan de werkgever adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

6De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

Artikel 8 Horen

1Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

2Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

3De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

4Van het horen wordt een verslag gemaakt.

5De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

6De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

7De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

8De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)-persoon.

9De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

Artikel 9 Omgang met persoonsgegevens

1De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

2Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

3De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 10 Advies over de klacht

1De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan de werkgever over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

2De commissie kan de werkgever verzoeken de in het eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

3Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie de werkgever op basis van artikel 9:11 lid 3 van de Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

4In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door de werkgever te nemen maatregelen.

Artikel 11 Afdoening van de klacht

1De werkgever handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af.

2De werkgever kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

3Onverminderd het bepaalde in artikel 10 lid 2 en 3, stelt de werkgever binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 10 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

4De werkgever zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Artikel 12 Klachten betreffende het functioneren van de commissie

1Ingeval een klager of de werkgever een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

2Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1, uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan.

Artikel 13 Jaarverslag

1Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

2In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

a.het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

b.het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

c.de aard van de klachten;

d.statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

e.de doorlooptijd van de adviezen;

f.aanbevelingen en tendensen.

3Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 14 Inwerkingtreding

De Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid treedt in werking op 1 januari 2020.