Artikel 7 Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Waterstaat

Dossiervorming en archiefordening 1 Alle ingekomen archiefwaardige documenten worden voor, tijdens of direct na behandeling of afdoening ter archivering aangeboden aan de beheerder van het archief. 2 Van elk archiefwaardig uitgaand stuk wordt voor verzending een gewaarmerkt getrouwe kopie vervaardigd, die ter archivering wordt aangeboden aan de beheerder van het archief. 3 Van de records en de dossiers waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht volgens het betreffende SDI. 4 Alle versies van een SDI worden bewaard bij het archief waarop ze van toepassing zijn. 5 Dossiervorming geschiedt zodanig, a) dat het conform het vastgestelde SDI is; b) dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst; c) dat alle records, die op een zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is; d) dat gebruik wordt gemaakt van de vastgestelde dossieromschrijvingen.