Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Zutphen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
overwegende dat:
-de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer burgers (zijnde inwoners en niet-inwoners) en bedrijven met ingang van 1 januari 2026 het recht geeft om ieder formeel bericht via een elektronisch kanaal (digitaal) aan de gemeente te versturen;
-de bestuursorganen van de gemeente daarom de elektronische kanalen moeten aanwijzen die burgers en bedrijven voor deze officiële berichten moeten gebruiken;
-de raad de bevoegdheid tot het aanwijzen van de elektronische kanalen met betrekking tot de raad aan het college heeft gedelegeerd in het Algemeen delegatiebesluit gemeente Zutphen 2025, zoals de raad dat besluit op 22 september 2025 heeft vastgesteld;
gelet op artikel(en) 2.13, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht;
b e s l u i t e n:
vast te stellen het
Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverleninggemeente Zutphen 2025
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Dit besluit verstaat onder:
a.bericht: een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
b.bestuursorgaan: de raad, het college en/ of de burgemeester;
c.college: het college van burgemeester en wethouders;
d.gemeente: de gemeente Zutphen;
e.kanaal: een aangewezen wijze van elektronisch verzenden van berichten als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
f.raad: de gemeenteraad.
Artikel 2 Aanwijzing kanalen
1Voor berichten die de verzender zelf indient zijn specifieke kanalen aangewezen in de bij dit besluit behorende bijlage 1.
2Voor berichten die de verzender zelf indient en waarvoor in de bij dit besluit behorende bijlage 1 geen specifiek kanaal is aangewezen, geldt het algemene contactformulier van de gemeente als aangewezen kanaal.
3Als de kanalen, als bedoeld in het eerste en tweede lid, niet tot een passend kanaal leiden, wordt gebruik gemaakt van het algemene e-mailadres van de gemeente: info@zutphen.nl.
4Voor berichten die de verzender zelf indient bij een organisatie die een taak uitvoert voor (een bestuursorgaan van) de gemeente, geldt dat berichten worden ingediend via het door die organisatie voor dat bericht gehanteerde kanaal.
5Voor berichten die de verzender niet zelf, maar op verzoek van het bestuursorgaan indient, wordt de in de uitnodiging aangewezen elektronische wijze van indienen als kanaal gebruikt.
Artikel 3 Kanaal Omgevingswet
In afwijking van artikel 2 wordt voor berichten die daartoe bij of krachtens de Omgevingswet zijn aangewezen het Omgevingsloket, als bedoeld in artikel 20.21 van die wet, als kanaal gebruikt.
Artikel 4 Kanaal Dienstenwet
In afwijking van artikel 2 kan voor berichten die deel uitmaken van een procedure of formaliteit die valt onder de Dienstenwet de Berichtenbox voor Bedrijven, als bedoeld in artikel 5 van de Dienstenwet, als kanaal worden gebruikt.
Artikel 5 Bevoegdheid tot wijziging
1De directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening is bevoegd de bij dit besluit behorende bijlage 1 te wijzigen.
2De directeur kan de in het eerste lid bedoelde bevoegdheid verlenen aan een medewerker.
Artikel 6 Initiatief bestuursorgaan
Een bestuursorgaan kan een bericht dat aan een geadresseerde is gericht, digitaal verzenden, als de geadresseerde duidelijk heeft aangegeven dat hij langs deze weg bereikbaar is voor dat bericht.
Artikel 7 Storingen
1Een wettelijke termijn voor de indiening van een bericht kan worden verlengd wegens een verminderde elektronische bereikbaarheid van het bestuursorgaan.
2Wanneer sprake is van een verlenging, zoals bedoeld in het eerste lid, wordt daarvan zo spoedig als mogelijk mededeling gedaan op de gemeentelijke website.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 9 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als: Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening gemeente Zutphen 2025.
Toelichting
Algemene toelichting
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv) geeft burgers (zijnde inwoners en niet-inwoners) en bedrijven het recht om ieder formeel bericht via een elektronisch kanaal (digitaal dus) aan de gemeente te versturen. Daartoe moeten de bestuursorganen van de gemeente wel de elektronische kanalen aanwijzen die burgers en bedrijven voor deze officiële berichten moeten gebruiken. Met dit besluit wordt voorzien in het aanwijzen van de digitale kanalen waarmee met de gemeente elektronisch gecommuniceerd kan worden. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
1We willen alle producten of diensten digitaal aanbieden, tenzij …
De Wmebv vraagt dat digitale kanalen worden aangeboden voor formele berichten. Het gemeentebestuur kiest er zoveel als mogelijk voor dat geen onderscheid wordt gemaakt tussen formele en informele berichten. In beginsel worden alle producten of diensten dan ook digitaal aangeboden.
2Inwoners en niet-inwoners (burgers) krijgen de mogelijkheid om ondersteuning te krijgen in het contact met de gemeente
Niet alle inwoners en niet-inwoners kunnen digitaal meekomen. De Wmebv verplicht gemeenten om passende ondersteuning te bieden bij zowel digitaal als niet-digitaal berichtenverkeer, de zogeheten zorgplicht.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel worden de in dit besluit gehanteerde begrippen omschreven. Met uitzondering van ‘bericht’ en ‘kanaal’ behoeven deze geen toelichting.
De omschrijving van ‘bericht’ en ‘kanaal’ is gelijk aan hoe het in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) staat. Als aanvulling geldt het volgende. Het recht om digitaal berichten aan een bestuursorgaan te sturen gaat over de volgende typen officiële berichten:
1Een bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit. Dit gaat in ieder geval over:
-Aanvraag voor een besluit van een bestuursorgaan (artikel 4:1 Awb);
-Een aanvulling (artikel 4:5 Awb);
-Een ingebrekestelling (artikel 4:17 Awb);
-Een zienswijze en bedenkingen (artikel 3:15, 4:7, 4:8 Awb);
-Een bezwaarschrift (artikel 6:4 Awb);
-Verzoek om informatie bij of vraag aan een bestuursorgaan over een lopende procedure over een besluit.
2Een klacht. Dit gaat over klachten tegen gemeentelijke bestuursorganen volgens hoofdstuk 9 van de Awb. Ook klachtenprocedures volgens bijzondere wetten vallen hier onder.
3Een ander volgens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht. Dit gaat in ieder geval over wettelijk verplichte meldingen, zoals in de Omgevingswet of de Participatiewet.
De wet schrijft voor dat voor elk type bericht een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke wijze van verzenden wordt aangewezen (artikel 2:13, tweede lid Awb). Welke wijze dat in een concreet geval is, is afhankelijk van de aard en de inhoud van het type bericht en het doel waarvoor het bericht wordt gebruikt.
De volgende kanalen worden als ‘voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk’ gezien:
-algemeen (generiek) webformulier
-specifiek webformulier
-ingevuld (geprint of gedownload) formulier dat geüpload kan worden
-mijnomgevingen.
Daarbij is het voor sommige type berichten gezien hun aard en inhoud nodig om authenticatie op bepaalde betrouwbaarheidsniveaus mogelijk te maken. In dit besluit wordt voor de te bepalen betrouwbaarheids-niveaus aangesloten bij de Wet digitale overheid (Wdo) en de regels die op basis daarvan zijn gesteld.
Artikel 2 Aanwijzing kanalen
Voor de aanwijzing van kanalen wordt de formele producten- en diensten-catalogus naar burgers (zijnde inwoners en niet-inwoners) en bedrijven gebruikt. Een overzicht van deze producten en diensten is beschreven in bijlage 1. Omdat het overzicht aan formele producten en diensten een dynamisch karakter heeft, is de opsomming van deze producten en diensten niet in het besluit zelf opgenomen, maar in een bijlage. Deze bijlage wordt bijgehouden door de ambtelijke organisatie, waarbij de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening het mandaat heeft gekregen om de bijlage te wijzigen (zie artikel 5).
We hanteren deze volgorde in digitale kanalen:
1Specifiek webformulier
2Algemeen (generiek) webformulier (dat kan ook een afsprakenformulier of contactformulier zijn)
3E-mailadres, met als uitgangspunt info@zutphen.nl.
Onderscheid is nog wel gemaakt in berichten die burgers en bedrijven:
-op eigen initiatief verzenden (eerste tot en met vierde lid).
Dit zijn berichten zoals aanvragen, ingebrekestellingen en meldingen. Voor alle berichten over producten en diensten die op eigen initiatief worden ingediend, wordt een specifiek webformulier gebouwd. Uitgangspunt is dat een specifiek webformulier helpend is bij de aanvraag (en het niet onnodig complexer maakt).
-op verzoek van het bestuursorgaan sturen (vijfde lid).
Dit zijn berichten zoals aanvullingen op grond van artikel 4:5 Awb, een zienswijze en een reactie op de uitnodiging voor een hoorzitting. Bij berichten die op verzoek van het bestuursorgaan worden ingediend, is het contact al tot stand gebracht tussen het bestuursorgaan en de betrokken burger of het bedrijf. Om deze reden is het voor de kanaalaanwijzing voldoende in de bijbehorende uitnodiging van het bestuursorgaan aan te geven hoe de digitale communicatie plaatsvindt.
Het tweede lid is ervoor om vragen binnen te krijgen als er hiervoor (dit product of deze dienst) nog geen webformulier is gebouwd. Of als de benodigde informatie zo universeel is dat een specifiek webformulier te groot of te uitgebreid is. Er kan dan worden volstaan met een contactformulier of afsprakenformulier.
Het derde lid regelt dat de verzender - als er geen gebruik gemaakt kan worden van het kanaal als bedoeld in het eerste lid of tweede lid - in ieder geval het juiste (eenduidige) e-mailadres van de gemeente kan gebruiken: info@zutphen.nl.
Artikel 3 Kanaal Omgevingswet
Voor sommige typen berichten geldt dat de wetgever het gebruik van een bepaald kanaal door burgers (zijnde inwoners en niet-inwoners) en bedrijven voorschrijft. Dat geldt voor bepaalde berichten in de op 1 januari 2024 inwerking getreden Omgevingswet.
Uit artikel 16.1, eerste lid van de Omgevingswet volgt dat een digitale (elektronische) aanvraag om een besluit of een melding op grond van de Omgevingswet, in afwijking van artikel 2:15 Awb, in bij algemene maatregel van bestuur (AMvB) aangewezen gevallen via de landelijke voorziening kan worden ingediend of gedaan (als bedoeld in artikel 20.21 van de wet), tenzij bij AMvB anders is bepaald. Die landelijke voorziening is het Omgevingsloket dat onderdeel is van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
In artikel 16.1, tweede lid van de Omgevingswet staat dat via een AMvB kan worden geregeld hoe digitaal aan andere informatieverplichtingen kan worden voldaan, anders dan meldingen en berichten volgens de Omgevingswet. Daarvoor is in artikel 14.1 en 14.2 van het Omgevingsbesluit aangegeven dat de indiening van de volgende berichten via het Omgevingsloket verloopt:
a.een aanvraag om een omgevingsvergunning;
b.een aanvraag om een maatwerkvoorschrift;
c.een aanvraag om toestemming tot het regelen van een gelijkwaardige maatregel;
d.een melding als bedoeld in artikel 4.4, eerste lid, van de Omgevingswet;
e.een andere informatieverplichting dan een melding, tenzij bij wettelijk voorschrift een andere manier is aangegeven waarop aan de informatieverplichting wordt voldaan; en
f.de bij de onder a. t/m e. te verstrekken gegevens, tenzij het bevoegd gezag instemt met een andere manier van verstrekken.
In de artikelen 14.1, derde lid en 14.2, tweede lid van het Omgevingsbesluit is aangegeven voor welke type berichten en daarbij de te verstrekken gegevens en bescheiden uit de eerdere artikelleden de landelijke voorziening niet beschikbaar is.
Aangezien het Omgevingsloket op grond van de Omgevingswet al als verplicht te gebruiken kanaal is aangewezen, hoeft dat niet nog een keer te gebeuren in dit aanwijzingsbesluit. In dit artikellid is daarom niet geregeld dat dit kanaal wordt ‘aangewezen’. Voor de volledigheid is wel geregeld dat het Omgevingsloket voor deze berichten als kanaal wordt ‘gebruikt’.
Het Omgevingsloket is niet voor alle berichten in de fysieke leefomgeving aangewezen als verplicht te gebruiken kanaal. Voor de berichten waarvoor het gebruik van het Omgevingsloket niet verplicht is, is in de bijlage alsnog een kanaal aangewezen.
Artikel 4 Kanaal Dienstenwet
Artikel 5 van de Dienstenwet bepaalt dat de minister van Binnenlandse Zaken een centraal digitaal loket moet inrichten. Dit loket, het Dienstenloket, bevat de Berichtenbox voor Bedrijven.
Dienstverleners zijn niet verplicht de Berichtenbox te gebruiken voor procedures volgens de Dienstenwet. Gemeenten moeten wel aansluiten op het Dienstenloket en de Berichtenbox gebruiken voor berichten over Dienstenwet-procedures. Dit geldt als de ondernemer aangeeft via de Berichtenbox bereikbaar te zijn. Gemeenten moeten ook zorgen dat ze via de Berichtenbox bereikbaar zijn voor ondernemers. Omdat er al een digitaal systeem is voor berichten tussen gemeenten en ondernemers, is de Berichtenbox nu verplicht.
Artikel 5 Bevoegdheid tot wijziging
Omwille van de effectiviteit en efficiëntie in de uitvoeringspraktijk is het wenselijk om in de toekomst bijlage 1 te kunnen laten wijzigen door een functionaris, anders dan de bestuursorganen zelf. Om deze reden wordt aan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening deze bevoegdheid verleend. Op zijn beurt kan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening deze bevoegdheid aan een medewerker verlenen.
Artikel 6 Initiatief bestuursorgaan
Volgens artikel 2:14, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht kan een bestuursorgaan een bericht digitaal versturen als de geadresseerde aangeeft bereikbaar te zijn via deze weg. Deze regeling is wettelijk gezien al van kracht; deze optie kan in de toekomst dus gebruikt blijven worden. Het uitgangspunt is dus dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, mits de geadresseerde heeft aangegeven dat hij deze via weg bereikbaar is.
Er is wel een wens om meer digitaal te versturen vanuit de bestuursorganen. Met name dat wat digitaal binnenkomt, ook digitaal beantwoord (verzonden) wordt naar de verzender, tenzij dit wettelijk gezien dus niet kan of waar dit niet logisch is om te doen. Het kan overigens ook voorkomen dat er digitaal én niet-digitaal wordt geantwoord, omdat het beter past bij de situatie (gelet op het product of de dienst).
Artikel 7 Storingen
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 9 Citeertitel
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Bijlage 1 Overzicht elektronische (digitale) kanalen
Proces
Aangewezen kanaal
Aangifte doen van lijkvinding
Specifiek webformulier
Aangifte doen van overlijden
Specifiek webformulier
Aanmelden evenementenkalender
Specifiek webformulier
Aanmelden voor schuldhulp
Specifiek webformulier
Aansprakelijk stellen gemeente
Specifiek webformulier
Afschrift of uittreksel burgerlijke stand aanvragen
Specifiek webformulier
Alcoholvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Alcoholvergunning voor vereniging of instelling aanvragen
Specifiek webformulier
Bewijs Nederlanderschap aanvragen
Specifiek webformulier
Bewijs van in leven zijn aanvragen
Specifiek webformulier
Bezoekerspas aanvragen
Specifiek webformulier
Bezwaar indienen
Specifiek webformulier
Bezwaar maken tegen gemeentelijke belastingaanslag
Mijn Tribuut
Bezwaar maken tegen WOZ-waarde
Mijn Tribuut
Bijzondere bijstand aanvragen
Algemeen webformulier
Bingo melden
Specifiek webformulier
Bouw of omgevingsplan melden
Omgevingsloket
Bouwobject vergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Brandveilig gebruik melden
Omgevingsloket
Burgerinitiatief indienen
Carbid schieten melden
Specifiek webformulier
Collectevergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Contact opnemen of informatieverzoek doen
Algemeen webformulier
Container ruilen/inleveren
Specifiek webformulier
Containertuintje aanvragen
Specifiek webformulier
Demonstratie, manifestatie of betoging melden
Specifiek webformulier
Drank en horecawet ontheffing aanvragen
Specifiek webformulier
Evenementenvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Exploitatievergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Financiële hulp voor ondernemers aanvragen
Algemeen webformulier
Geboorteaangifte doen
Specifiek webformulier
Gehandicaptenparkeerkaart aanvragen
Specifiek webformulier
Gehandicaptenparkeerplaats aanvragen
Specifiek webformulier
Geheimhouding persoonsgegevens aanvragen
Specifiek webformulier
Gevaarlijk gedrag van een hond melden
Specifiek webformulier
Geveltuin of adoptiegroen aanvragen
Specifiek webformulier
Grafbedekkingsvergunning aanvragen
Grafuitgifte of asbus plaatsingsvergunning aanvragen
Grofvuil of klein chemisch afval laten ophalen
Specifiek webformulier
Handhavingsverzoek doen
Omgevingsloket
Huwelijk of geregistreerd partnerschap melden
Specifiek webformulier
Incidentele festiviteit melden
Specifiek webformulier
Individuele inkomenstoeslag aanvragen
Specifiek webformulier
Individuele studietoeslag aanvragen
Specifiek webformulier
Inspreekverzoek vergadering gemeenteraad doen
Inzageverzoek persoonsgegevens doen
Isolatie subsidie voor koopwoningen aanvragen
Specifiek webformulier
Jaarlijkse of eenmalige subsidie aanvragen
Specifiek webformulier
Jeugdhulp aanvragen
Specifiek webformulier
Kabel- en leidingvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Kansspelautomaat aanwezigheidsvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Kinderdagverblijf, BSO, Gastouderbureau of Gastouderopvang inschrijven
Kinderopvang op basis van sociaal medische indicatie aanvragen
Klacht indienen over behandeling door ambtenaar of bestuurder
Specifiek webformulier
Kosten leerlingenvervoer declareren
Specifiek webformulier
Kwetsbaarheid informatiebeveiliging melden
Specifiek webformulier
Kwijtschelding gemeentelijke belasting aanvragen
Mijn Tribuut
Leefgeld Oekraïners aanvragen
Leerlingenvervoer aanvragen
Specifiek webformulier
Levenloos geboren kind aangeven
Specifiek webformulier
Mantelzorgwaardering aanvragen
Specifiek webformulier
Marktvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Meedoen-regeling aanvragen
Specifiek webformulier
Melding openbare ruimte doen
Specifiek webformulier
Milieupas aanvragen
Specifiek webformulier
Nadeelcompensatie aanvragen
Specifiek webformulier
Omgevingsvergunning (ver)bouwen, slopen, wijzigen monument aanvragen
Omgevingsloket
Ondermijning melden
Specifiek webformulier
Ontheffing inrijverbod voetgangersgebied aanvragen
Omgevingsloket
Ontheffing stoken van vuur aanvragen
Specifiek webformulier
Parkeerabonnement aanvragen
Specifiek webformulier
Parkeerontheffing centrum en blauwe zone aanvragen
Specifiek webformulier
Parkeerverbod ontheffing aanvragen
Specifiek webformulier
Parkeervergunning bewoners aanvragen
Specifiek webformulier
Parkeervergunning zakelijk aanvragen
Specifiek webformulier
Paspoort of identiteitsbewijs aanvragen
Specifiek webformulier
Prijsvraag organiseren
Algemeen webformulier
Raadplegen niet-openbare archieven
Reclamevergunning aanvragen
Omgevingsloket
Rijbewijs aanvragen
Specifiek webformulier
Rijbewijs verlengen
Specifiek webformulier
Rioolaansluiting aanvragen
Specifiek webformulier
Rioolaansluiting gereed melden
Specifiek webformulier
Schade vrijwilliger melden
Specifiek webformulier
Snuffelmarktvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Standplaatsvergunning aanvragen
Specifiek webformulier
Starterslening aanvragen
Specifiek webformulier
Subsidie aanvragen voor evenement of festival
Specifiek webformulier
Subsidie vast laten stellen
Specifiek webformulier
Subsidie voor afkoppelen regenwater van riolering aanvragen
Specifiek webformulier
Subsidie voor cultuurinitiatieven aanvragen
Specifiek webformulier
Tegemoetkoming kosten kinderopvang aanvragen
Uitkering aanvragen
Specifiek webformulier
Uitkering voor oudere werklozen aanvragen
Algemeen webformulier
Uittreksel Basisregistratie Personen opvragen
Specifiek webformulier
Verhuizing buitenland doorgeven
Specifiek webformulier
Verhuizing doorgeven
Specifiek webformulier
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen
Specifiek webformulier
Vermissing paspoort of identiteitskaart melden
Specifiek webformulier
Vervangende stempas aanvragen
Specifiek webformulier
Vooradvies omgevingsvergunning aanvragen
Omgevingsloket
Vrijstelling leerplicht aanvragen
Wijkbudget aanvragen
Specifiek webformulier
Wijziging leidinggevende melden voor alcoholvergunning
Specifiek webformulier
Wijziging naamgebruik aanvragen
Specifiek webformulier
Wijzigingen voor uitkering doorgeven
Mijn Inkomen
Winkeltijdenwet ontheffing aanvragen
Algemeen webformulier
WMO ondersteuning aanvragen
Specifiek webformulier
Woo-verzoek indienen
Specifiek webformulier
Zak- en kleedgeld aanvragen
Specifiek webformulier
Zienswijze indienen
Specifiek webformulier