Aanhef
Algemene toelichting
De Leidraad bevat de afspraken die burgemeester, college en raad met elkaar maken over de wijze waarop in Katwijk wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Rode draad daarbij is het uitgangspunt dat informatie in de gemeente openbaar is.
Bij de gemaakte afspraken rond geheimhouding gaat het niet alleen om een toetsingskader voor het verstrekken van geheime informatie in het algemeen, maar ook om een breder palet aan afspraken:
a.gedeeltelijke geheimhouding,
b.digitale beschikbaarheid geheime stukken,
c.diverse formaliteiten zoals aangeven van een eind- of evaluatiedatum en opheffing van geheimhouding.
Met deze afspraken rond het onderwerp geheimhouding wordt geborgd dat informatie zoveel mogelijk openbaar wordt verstrekt en geheime informatie niet langer geheim blijft dan strikt noodzakelijk is. Zo kan de raad zijn controlerende taak optimaal uitoefenen. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en de onderlinge samenwerking tussen college en raad.
Door vaststelling van deze Leidraad is voor eenieder duidelijk welke afspraken er in Katwijk over de toepassing van de regels rond geheimhouding zijn gemaakt.
Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Katwijk;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2023,
gelet op de artikelen 23, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet;
Besluiten vast te stellen de Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk:
Hoofdstuk 1. Algemeen
Artikel 1 Algemeen toetsingskader: openbaar, tenzij
1Het college, de burgemeester en de raad streven maximale transparantie na in het delen van informatie.
2De informatie van college en burgemeester aan de raad is openbaar, tenzij verstrekking van die informatie gelet op de belangen zoals genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid uitsluitend onder het opleggen van geheimhouding mogelijk is.
3De keuze voor geheimhouding wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.
4Informatie van het college, de burgemeester, raadscommissie en de raad is (deels) openbaar, óf zij is geheim.
5Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 2 van deze Leidraad.
Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding
1De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor het opleggen van geheimhouding op informatie.
2De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 eerste lid voor collegevergaderingen. Voor raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies is, op grond van respectievelijk artikel 82 lid 5, artikel 83 lid 4 en artikel 84 lid 3, artikel 23 van overeenkomstige toepassing.
3De Wet open overheid (hierna: Woo) geeft in artikel 5.1 lid 1 en lid 2 aan in welke gevallen het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet achterwege moet (lid 1) respectievelijk kan (lid 2) blijven en met toepassing waarvan er dan geheimhouding kan worden opgelegd.
4De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in leden 1 en 2 genoemde bijzondere bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
5Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.
Artikel 3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding
1In het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Katwijk en de Verordening raadscommissie worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.
2In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Katwijk worden de regels voor vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten
Artikel 4 Geheim en vertrouwelijk
1In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.
2Informatie van het college, de burgemeester, de commissie en de raad is openbaar óf zij is geheim.
3Ten aanzien van informatie geldt dat zij in principe openbaar is, tenzij geheimhouding is opgelegd of van rechtswege geldt en met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 2 en 3.
Artikel 5 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen
Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, wordt alleen geheimhouding opgelegd op die delen van het stuk die (nog) niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen wordt alleen geheimhouding opgelegd, indien zich een van de in artikel 5.1 lid 1 of lid 2 van de Woo neergelegde weigeringsgronden voordoet.
Artikel 6 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad
1Het college, de burgemeester, de commissie of de raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 lid 1 of lid 2 van de Woo van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
2Indien informatie (deels) geheim is, wordt dit vermeld op het desbetreffende stuk. Dit geldt ook voor eventuele bij het stuk behorende bijlagen waarop eveneens geheimhouding is opgelegd.
3Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding opgelegd onder vermelding in het bestuurlijk voorstel van:
a.de motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 eerste of tweede lid van de Woo;
b.consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;
c.onder verwijzing naar artikel 87 Gemeentewet;
d.de eind- of evaluatiedatum;
e.welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;
4Een einddatum geeft aan op welke datum of moment de geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt een evaluatiedatum opgenomen.
Toelichting
Voorbeeld besluit geheimhouding:
Geheimhouding op te leggen op [type document bijv. BBV en bijlagen of alleen bijlage x] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, sub…] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum] of indien dat niet mogelijk is: noem een evaluatiedatum.
De motivering van het besluit tot geheimhouding wordt verder in het BBV onder het (nieuwe) kopje geheimhouding opgenomen.
Artikel 7 Vermelden einddatum of evaluatiedatum
1Geheimhouding op informatie is in beginsel tijdelijk, de duur van geheimhouding is zo kort mogelijk.
2Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een einddatum vermeld.
3Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd niet duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld.
Artikel 8 Digitale beschikbaarheid geheime stukken
1Informatie die onder het opleggen van geheimhouding is verstrekt, is beschikbaar in een beveiligde digitale omgeving.
2Geheime commissie- en raadsinformatie wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden en de medewerkers van de griffie.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 9 Openbare aankondiging en opening raads- en raadscommissievergaderingen
1Raads- en raadscommissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend.
2Op de agenda van de raad en de raadscommissie wordt in globale termen aangekondigd dat geheime informatie wordt besproken.
Artikel 10 Het sluiten van de deuren bij raads- en raadscommissievergaderingen
1Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden van de raad of raadscommissie dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.
2Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).
3Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in de nevenruimtes is te volgen.
Artikel 11 Vergaderen achter gesloten deuren bij raads- en commissievergaderingen
1Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2Op voorstel van de voorzitter besluit de raad / de commissie welke personen bij de besloten vergadering aanwezig mogen zijn. De namen en functies van de aanwezige personen worden in het verslag opgenomen.
3Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier, naam en functie worden overeenkomstig lid 2 opgenomen in het verslag.
4Van een besloten vergadering wordt een apart verslag en aparte besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag en (voor zover nodig) de besluitenlijst zelf blijven geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
Artikel 12 Collegevergaderingen
1Het college vergadert achter gesloten deuren.
2De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 Gemeentewet.
3Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.
Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over informatie en besloten vergaderingen
Artikel 13 Opheffen geheimhouding
1Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
2In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
3In afwijking van het eerste lid is alleen de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen indien de informatie aan de raad is verstrekt.
Artikel 14 Register: overzicht geheime stukken en besloten vergaderingen
1De secretaris houdt een lijst bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.
2De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raads- en commissievergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen is overlegd en van alle aan de raad en door de raad ingestelde commissies aangeboden informatie waarover geheimhouding is opgelegd.
3De in het eerste en tweede lid bedoelde lijsten bevatten in ieder geval (voor zover van toepassing) de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de einddatum waarop de geheime status wordt beëindigd of de evaluatiedatum.
Artikel 15 Bewaken afspraken
1De secretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 1 en bewaakt de afspraken met betrekking tot de einddatum en de evaluatiedatum van geheime college-, burgemeesters- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 2, de besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.
2Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een einddatum en deze einddatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is vervallen. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan besluit het college dan wel de burgemeester opnieuw geheimhouding op te leggen voorzien van een gemotiveerd voorstel waarin een nieuwe einddatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld.
Artikel 16 Publicatie openbaar geworden raadsinformatie
Zodra een besluit tot opheffing van geheimhouding is aangenomen zorgt de opsteller van het voorstel ervoor dat de informatie (deels) openbaar kan worden. De griffier/gemeentesecretaris plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het informatiesysteem.
Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten vergaderen in andere gevallen
Artikel 17 Overige commissies en werkgroepen
De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen ingesteld op grond van artikel 83 en 84 Gemeentewet (zoals bijvoorbeeld de onderzoekscommissie op grond van artikel 155a Gemeentewet, vertrouwenscommissie ingesteld op grond van de artikelen 61 en 61a Gemeentewet, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.
Artikel 18 Inwerkingtreding
1Deze Leidraad treedt in werking op 1 november 2023.
2Deze Leidraad kan worden aangehaald als “Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk 2023”.