Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn 2022

Artikel 1

-klacht: een uiting van ongenoegen als bedoeld in artikel 9:1 Awb over een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurder of een medewerker;

-klager: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, die een klacht heeft ingediend;

-gedraging: het handelen of het bewust nalaten van handelen ten opzichte van de klager in een bepaalde aangelegenheid;

-bestuursorgaan: het bestuursorgaan dat op grond van artikel 9:1 Awb de gedraging heeft verricht of daarvoor verantwoordelijk is;

-medewerker: hij/zij die door de gemeente Hellendoorn is aangesteld of met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten, met uitzondering van onderwijzend personeel;

-klachtencoördinator: de door het college aangewezen ambtenaar die is belast met de coördinatie van de klachtenbehandeling;

-klachtenbehandelaar: degene, die op grond van artikel 5 de klacht behandelt;

-ombudsman: de Nationale ombudsman;

-Awb: de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2

1Een klacht in eerste instantie wordt ingediend bij de klachtencoördinator. De klachtencoördinator zorgt voor een vertrouwelijke registratie van de klacht.

2Als een klacht betrekking heeft op de klachtencoördinator wordt deze vervangen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In dat geval moet in deze procedureregels voor “klachtencoördinator” gelezen worden “gemeentesecretaris/algemeen directeur”.

Artikel 3

1Een klacht wordt bij voorkeur schriftelijk en gemotiveerd ingediend. Een klager kan door de klachtencoördinator worden bijgestaan bij het op schrift stellen van een klacht.

2Als een schriftelijke klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 Awb gestelde eisen blijft de klacht buiten behandeling. De klager krijgt de gelegenheid het verzuim te herstellen binnen een daartoe door de klachtencoördinator gestelde redelijke termijn.

3De klachtencoördinator bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht. In de ontvangstbevestiging wordt verwezen naar deze procedureregeling.

Artikel 4

1Wanneer een klacht op grond van artikel 9:8 Awb niet in behandeling wordt genomen, informeert de klachtencoördinator de klager hierover schriftelijk.

2Als voor een klacht een (wettelijke) bezwaar- of beroepsmogelijkheid bestaat, zendt de klachtencoördinator de klacht door naar de bevoegde instantie.

3Van de mededeling, vermeld in het eerste lid, stuurt de klachtencoördinator een afschrift aan de klachtenbehandelaar en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 5

1De klachtencoördinator stuurt een ontvankelijke klacht direct door naar de klachtenbehandelaar.

2De teammanager, zo nodig bijgestaan door de klachtencoördinator, treedt op als klachtenbehandelaar voor klachten over een gedraging van een medewerker.

3In afwijking van het tweede lid treedt als klachtenbehandelaar op:

Bij een gedraging van

Klachtbehandelaar

gemeenteraad

voorzitter gemeenteraad

college van burgemeester en wethouders

voorzitter college

burgemeester

loco-burgemeester

wethouder

burgemeester

griffier

voorzitter gemeenteraad

(lid) directie

burgemeester

teammanager

lid van het directieteam

medewerkers griffie

griffier

Artikel 6

1De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor een vertrouwelijke en zorgvuldige behandeling van de klacht.

2De klachtenbehandelaar stelt degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, zo spoedig mogelijk in kennis van de klacht.

3De klachtenbehandelaar stelt de klager en degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Zowel de klager als degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kan zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

4De klachtenbehandelaar brengt zijn bevindingen uit aan het bestuursorgaan dat daarop een beslissing neemt.

Artikel 7

1De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgehandeld.

2De in het eerste lid genoemde termijn kan met ten hoogste vier weken worden verdaagd.

3Van de verdaging doet de klachtencoördinator schriftelijk mededeling aan de klager en via de klachtenbehandelaar op degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

4Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. De klachtencoördinator neemt hierover contact op met de klager.

Artikel 8

Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van:

-de bevindingen van het onderzoek naar de klacht;

-het oordeel daarover;

-eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

Artikel 9

Bij de beslissing op de klacht wordt vermeld dat klager binnen een jaar na de uitspraak op de klacht in eerste instantie een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) kan indienen bij de ombudsman indien hij niet tevreden is met de uitkomst van de klacht of met de wijze van afhandeling.

Artikel 10

Als een beslissing op een klacht niet binnen de in artikel 7 genoemde termijn is afgehandeld, kan de klager een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) indienen bij de ombudsman.

Artikel 11

1De klachtencoördinator stelt jaarlijks een rapportage op over alle klachten die zijn behandeld.

2In deze rapportage wordt een overzicht gegeven van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en, indien relevant, de maatregelen die naar aanleiding van de klachten zijn doorgevoerd.

3In de rapportage worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen.

4De rapportage wordt aan de raad en de ondernemingsraad aangeboden.

Artikel 12

1Deze procedureregels treden in werking op de dag, volgende op die van hun bekendmaking.

2De Klachtenverordening 2014 wordt ingetrokken.

3Deze procedureregels kunnen worden aangehaald als Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn 2022.

De raad voornoemd,

de griffier de voorzitter