Mandaat- en bevoegdhedenregister gemeente Eindhoven

Artikel 1 Algemene bepalingen

De in het mandaatregister omschreven bevoegdheden moeten worden uitgeoefend met inachtneming van deze algemene bepalingen.

Artikel 2 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

•aanwijzing: toekenning van een bepaald ambt aan een functionaris waardoor deze bij wet bevoegdheden toebedeeld krijgt (attributie);

•Awb: Algemene wet bestuursrecht;

•bevoegde: aanduiding in het mandaatregister van de functionaris die bevoegd is tot uitoefening van de bevoegdheid als bedoeld in het betreffende (onder)mandaat, de betreffende vertegenwoordigingsbevoegdheid dan wel de betreffende aanwijzing;

•bevoegdheid: mandaat, volmacht, machtiging en aanwijzing;

•collegelid/portefeuillehouder: het lid van het college waaraan blijkens het collegebesluit, inzake portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging binnen het college, de aangelegenheid waarover een beslissing moet worden genomen meer in het bijzonder is toevertrouwd;

•machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

•mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb);

•mandaatgever: het bestuursorgaan dat de bevoegdheid geeft om in naam van (namens) dit bestuursorgaan besluiten te nemen;

•mandaatregister: overzicht van door mandaatgever of (onder)mandaatgever aan bevoegde opgedragen bevoegdheden;

•uitvoeren van: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen en daaraan uitvoering te gevenvertegenwoordiging: mandaat, volmacht of machtiging;

•volmacht: de bevoegdheid om het bestuursorgaan te vertegenwoordigen bij privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Artikel 3 Commissies 83 en 84 Gemeentewet

De bevoegdheden worden verleend voor zover deze bevoegdheden niet zijn toegekend aan een commissie, bedoeld in de artikelen 83 en 84 van de Gemeentewet.

Artikel 4 Uitoefening bevoegdheden

1De uitoefening van bevoegdheden op grond van mandaten, volmachten, machtigingen en aanwijzingen gebeurt met inachtneming van het ter zake geldende recht alsmede de voor de gemeente geldende beleids- en uitvoeringsregels.

2De algemene bepalingen in dit besluit zijn eveneens van toepassing ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden op grond van ondermandaat, respectievelijk doorverlening van volmacht en machtiging.

3De uitoefening van bevoegdheden op grond van mandaten, volmachten en machtigingen en aanwijzingen gebeurt binnen de taken en verantwoordelijkheden (het werkterrein) van de directieraad, respectievelijk de desbetreffende sector.

4De uitoefening van bevoegdheden op grond van mandaten, volmachten, machtigingen en aanwijzingen gebeurt met inachtneming van de inhoudelijke kaders en bedrijfsvoeringskaders en richtlijnen, waaronder in elk geval worden verstaan de kaders die zijn vastgelegd ten aanzien van financiën (zoals de Regeling budgethouders van de gemeente Eindhoven), personeel en inkoop- en contractmanagement (waaronder het Handboek inkoop- en contractmanagement van de Gemeente Eindhoven).

Artikel 5 Ondermandaat

1Aan de directieraad komen alle bevoegdheden toe die (onder)gemandateerd zijn aan de directeuren.

2Aan de directeuren, sectorhoofden, programmadirecteuren en afdelingshoofden komen alle bevoegdheden toe die (onder)gemandateerd zijn aan onder hen werkzame functionarissen.

3De bevoegde mag ondermandaat, verdere volmacht of machtiging verlenen, tenzij in het mandaatregister is aangegeven dat dit niet is toegestaan. Daarbij kan de bevoegde aangeven of verder ondermandaat, volmacht en machtiging kan worden verleend.

4Ondermandaat, verdere volmacht en machtiging kan alleen aan rechtstreeks onder de bevoegde werkzame personen worden verleend en gebeurt schriftelijk.

5De bevoegde zorgt dat het schriftelijke besluit wordt verwerkt in het Mandaatregister Eindhoven.

Artikel 6 Instructies

Aan de uitoefening van verleende mandaten, volmachten en machtigingen kunnen algemene en bijzondere instructies worden verbonden.

Artikel 7 Plaatsvervanging

Bij afwezigheid of verhindering van de bevoegde worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door een plaatsvervanger of waarnemer, tenzij bij de verlening van de bevoegdheid expliciet anders is bepaald.

Artikel 8 Wijze van ondertekening

De in het mandaatregister genoemde bevoegdheden worden namens en onder verantwoordelijkheid van het bevoegde bestuursorgaan (college van burgemeester en wethouders of de burgemeester) als volgt ondertekend:

Namens burgemeester en wethouders van Eindhoven, [functienaam van de bevoegde],

(….handtekening….),

[naam van de bevoegde]

Namens de burgemeester van Eindhoven, [functienaam van de bevoegde],

(….handtekening….),

[naam van de bevoegde]

Artikel 9 Machtiging buitengerechtelijke rechtshandelingen

De burgemeester machtigt degene die krachtens dit besluit bevoegdheden mag uitoefenen om de gemeente te vertegenwoordigen bij buitengerechtelijke rechtshandelingen ter zake van bevoegdheden die zijn verleend ingevolge dit mandaatbesluit, tenzij dit wettelijk is uitgesloten.

Artikel 10 Omvang mandaat

De bevoegdheid omvat, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald:

a.het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin;

b.de wijziging en intrekking van besluiten;

c.de opzegging of de ontbinding van overeenkomsten;

d.alle werkzaamheden ter voorbereiding en uitvoering van het besluit, zoals:

•het in de gelegenheid stellen van belanghebbenden hun zienswijze naar voren te brengen, als bedoeld in de artikelen 4:7 en 4:8 van de Awb;

•het uitreiken van bewijs van ontvangst aanvragen e.d.;

•het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d., behoudens formulieren op basis van de Algemene subsidieverordening gemeente Eindhoven;

•verdagen en/of uitstellen;

•verzoeken om aanvullende informatie;

•het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

•het stellen van voorschriften en nadere voorwaarden;

•het toekennen van bedragen in termijnen;

•het toekennen van voorschotten;

•het uitvoeren van selectie en gunning (aanbesteding);

•het afleggen van verantwoording aan het Rijk en andere (semi)overheidsinstanties;

•het bekendmaken van besluiten/beschikkingen, overeenkomstig het bepaalde in de toepasselijke wetgeving;

•het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

•alle besluiten en werkzaamheden direct voortvloeiend uit het genomen besluit, zoals het inschrijven van besluiten of beschikkingen.

Artikel 11 Leeswijzer

De structuur van dit mandaatregister is als volgt:

•Hoofdstuk 1 bevat de algemene bepalingen en randvoorwaarden van de bevoegdheidsuitoefening.

•Hoofdstuk 2 bevat de bevoegdheden van de burgemeester, de collegeleden/portefeuillehouders en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris en adjunct-secretaris. Ondermandaat van deze bevoegdheden is niet toegestaan.

•Hoofdstuk 3 bevat de bevoegdheden voor de ambtelijke organisatie. Dit zijn de bevoegdheden van de algemeen directeur, (leden van de) directieraad, algemene en specifieke bevoegdheden van sectorhoofden, algemene en specifieke bevoegdheden van programmadirecteuren en algemene bevoegdheden van afdelingshoofden. Ondermandaat van deze bevoegdheden is niet toegestaan. De bevoegdheden van Chief Information Officer (CIO) en Chief Procurement Officer Office (CPOO) zijn gelijk aan die van sectorhoofden.

•Hoofdstuk 3 heeft twee bijlagen, namelijk:

o bijlage I: verdere uitwerking van de bevoegdheden voor de ambtelijke organisatie. Dit zijn de specifieke bevoegdheden voor afdelingshoofden en overige medewerkers, verdeeld per sector, en;

o bijlage II: het algemeen mandaatbesluit voor de heffings- en invorderingsambtenaar 2025.

Artikel 12 Citeertitel

Dit mandaatregister en de (onder)mandaatbesluiten, de (onder)volmachten en de procesmachtigingen waarop dit mandaatregister is gebaseerd kunnen worden aangehaald als ‘Mandaatregister Eindhoven’.