Aanhef
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Dalfsen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 4.4, 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid;
overwegende dat:
•het wenselijk is om in dit protocol de wettelijke voorschriften en werkwijze op te nemen voor het opleggen van geheimhouding. Op deze wijze kan heldere en zorgvuldige besluitvorming worden bevorderd;
•openbaarheid en transparantie zwaarwegende belangen zijn die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen. Besluiten van het gemeentebestuur behoren daarom in beginsel openbaar te zijn;
•zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid het noodzakelijk kunnen maken af te wijken van de basisregel van openbaarheid;
•bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding een belangenafweging plaatsvindt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid;
•opleggen van geheimhouding gebeurt met inachtneming van de uitzonderingsgronden van openbaarheid zoals opgenomen in artikel 5.1 van de Wet open overheid;
•ambtenaren, collegeleden en raadsleden er zich verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden;
•informatie over derden niet openbaar wordt gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking, gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Wet open overheid;
•informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen niet openbaar worden gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid;
b e s l u i t
vast te stellen het “Protocol geheimhouding gemeente Dalfsen 2024”.
Hoofdstuk 1 Algemeen
Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering
1In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen door college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.
2Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.
3De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.
Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding
1De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 de belangen aan op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd.
2De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
3Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.
4De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen en in artikelen 82 en 83 de regels voor besloten commissievergaderingen,
5De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.
6De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.
7De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opleggen van geheimhouding.
8De Gemeentewet bepaalt in artikel 89 de regels voor de raad, het college, de burgemeester en commissies voor het opheffen van geheimhouding.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten
Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk
1In het verkeer tussen college, burgemeester en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en de term ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.
2Informatie van het college, de burgemeester en de raad is openbaar, óf zij is geheim.
3Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 1:2.
Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten
1Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.
2Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de geheime besluitenlijst van de besloten collegevergadering.
Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door raad, college, burgemeester of commissie
1De raad, het college, de burgemeester of een commissie legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
2De raad, het college, de burgemeester of een commissie legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 lid 1 van de Gemeentewet wordt op het betreffende document “geheim” vermeld.
3Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het besluit van:
a.de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;
b.onder verwijzing naar artikel 87 juncto 88 lid 2 Gemeentewet;
c.de termijn (horizonbepaling);
d.welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.
4Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
5Als het college, de burgemeester of commissie geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college, de burgemeester of de commissie de motivatie, onder vermelding van het belang of de belangen uit artikel 5.1 van de Wet open overheid, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).
Noot
Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad
1Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
a.………;
2.De geheimhouding op te leggen tot ………..
Formulering collegebesluit, doorgeleiding naar raad
1Op grond van artikel 87 juncto artikel 88 lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
a.………;
2De geheimhouding op te leggen tot ………..
Formulering raadsbesluit
1Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (artikellid en onderdeel van dat artikellid invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen ten aanzien van het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
a.………;
2De geheimhouding op te leggen tot ………..
Artikel 2:4 Publicatie geheime raadsinformatie
1Geheime raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is voorzien van een slot en alleen toegankelijk na inlog voor de daartoe gemachtigde medewerkers.
2Uitgangspunt bij geheime raadsinformatie is dat raadsleden toegang hebben tot geheime informatie. Commissieleden hebben ook toegang tot geheime informatie.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening
1Raadsvergaderingen zijn openbaar. Ze worden in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.
2Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim document of onderwerp wordt besproken.
3Raads- en commissieleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.
Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren
1Gelet op artikel 23 lid 2 van de Gemeentewet wordt op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, de deuren gesloten.
2Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raadsleden zelf, de voorzitter, de griffier en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).
Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren
1Nadat de deuren zijn gesloten brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Gelet op artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet zal alleen als de raad in meerderheid hiertoe besluit daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2Voor een besloten raadsvergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. De aanwezigheid van alle aanwezigen in de zaal wordt genoteerd.
3Gelet op artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort totdat de raad haar opheft.
4Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen ten aanzien van wat in deze vergadering is behandeld en ten aanzien van de inhoud van alle schriftelijke en mondelinge informatie die in deze vergadering is behandeld.”.
5Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.
6Gelet op artikel 23 lid 5 van de Gemeentewet wordt van een besloten vergadering een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is totdat de raad de geheimhouding daarvan opheft. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van de raad, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van de raad vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij de raad besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van de raad inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
Artikel 3:4 Collegevergaderingen
1Het college vergadert achter gesloten deuren.
2De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd conform artikel 60 of 87 van de Gemeentewet.
3Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.
4Het college kan besluiten tot een openbare vergadering.
Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen
Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding
1Gelet op artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding oplegt, bevoegd de geheimhouding op te heffen.
2In afwijking van het eerste lid geldt dat, gelet op artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet, indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, die verplichting in afwijking van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet voortduurt totdat de raad haar opheft.
Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen
1De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.
2De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd.
3Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheimhouding wordt beëindigd.
Artikel 4:3 Horizonbepalingen
1De secretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime college- en raadsstukken. De griffier doet hetzelfde voor de geheime raadsstukken van de besloten vergaderingen.
2Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.
3De secretaris controleert jaarlijks in maart de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.
4Geheimhouding wordt niet opgeheven, zonder vooraf ter zake overleg te plegen met het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden stukken
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier zo spoedig mogelijk de openbare stukken van de steller. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van het genomen besluit tot opheffing van de geheimhouding. Hetzelfde geldt ook voor de secretaris voor de collegestukken.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 5:1 Slotbepaling
1Deze regeling wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Dalfsen 2024’.
2Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.