Aanhef
Het college besluit om het Inkoopbeleid gemeente Bloemendaal vast te stellen.
Inleiding
Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Gemeente Bloemendaal heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden.
Met een jaarlijkse begroting van ruim 65 miljoen euro wordt er binnen gemeente Bloemendaal op allerlei terreinen ingekocht. Om dit niet alleen rechtmatig, doelmatig en volgens de (juridische) regels te doen, maar ook om onze gemeentelijke doelstellingen te bereiken is dit inkoopbeleid geschreven. Dit beleid dient als leidraad en handboek voor iedereen die bij het inkoopproces betrokken is, de wet en regelgeving goed uit te werken, en draagt bij aan vijf pijlers die volgens onze organisatie voor inkoop van belang zijn.
Dit beleid heeft als doel bij te dragen aan mogelijke besparingen en kwaliteitsverbetering van de door de gemeente verstrekte opdrachten. Immers, gemeenschapsgeld moet zorgvuldig worden besteed. Ook willen we met dit beleid het maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) verder uitwerken. We hebben als gemeente het manifest MVI ondertekend. Door het inkoopbeleid en het actieplan MVI hand in hand te laten gaan, proberen we het verschil te maken in het versnellen van ontwikkelingen in de markt.
Binnen de gemeente is Inkoop decentraal belegd bij de verschillende domeinen. Dit betekent dat elk domein verantwoordelijk is voor de organisatie van de eigen bestellingen en aanbestedingen. De gemeente heeft als doel om de Inkoopfunctie verder te professionaliseren. De Inkoopfunctie zal een steeds pro-actievere en ondersteunende rol invullen voor de domeinen binnen de gemeente, van de behoeftebepaling tot en met het contract- en leveranciersmanagement.
De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (stichting RIJK). Om een correct inkoopproces te waarborgen is, aanvullend op het inkoopbeleid van gemeente Bloemendaal, door stichting RIJK een procedurehandboek opgesteld. Dit handboek is opgesteld voor alle deelnemende RIJK-gemeenten om de onderlinge samenwerking door harmonisering te verbeteren.
5. Algemene inkoopuitgangspunten
5.1.2 Innovatie
Daar waar de aard van een dienst, levering of werk het toelaat, en waar het past binnen de financiële kaders en doelstellingen van de gemeente, besteedt ze in het inkoopproces en het daaruit volgende contract aandacht aan innovatie. Door innovatiegericht en innovatief in te kopen, kunnen opkomende en nieuwe (te ontwikkelen) markten aangeboord en nieuwe producten of diensten ontwikkeld worden. Het is daarbij belangRIJK een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen.
Waar nodig past de gemeente innovatiegericht inkopen toe bij leveringen, diensten en/of werken. Hiermee geeft de gemeente ruimte aan de markt om producten, diensten of werken te ontwikkelen die ze nog niet kent. Waar mogelijk worden deze producten, diensten of werken samen ontwikkeld, of worden er afspraken gemaakt over de borging van kennis, zodat kennis van het primaire proces niet verloren gaat.
Concrete inkoopdoelen:
Indien het in te kopen product, dienst of werk hierom vraagt, kan een innovatief inkooptraject worden gestart. Dit betekent dat het inkooptraject op een andere, meer innovatieve, manier wordt ingestoken dan gebruikelijk. Hierbij is het van belang dat een materiedeskundige in het voortraject nauw betrokken wordt om te kunnen adviseren over innovatiegericht inkopen.
5.1.3 Stimuleren lokale economie en MKB-deelname
Gemeente Bloemendaal wil zowel nieuwe als bestaande leveranciers kansen bieden. Daarnaast wil de gemeente recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij, voor de economie en leefbaarheid van de gemeente, mogelijkheden bieden voor lokale en regionale bedrijven. Ook in het kader van duurzaamheid is het wenselijk leveranciers lokaal of regionaal te contracteren.
Concrete inkoopdoelen:
De richtlijn voor de inkoper of de bij de inkoop betrokken medewerker is, dat bij het aanbesteden van opdrachten met gebruikmaking van onderhandse procedures waar mogelijkminimaal één lokale of regionale leverancier wordt uitgenodigd om een inschrijving uit te brengen.
5.2 Doelmatigheid
5.2.1 Zicht en grip op inkoopuitgaven
Wanneer we een overeenkomst sluiten met een partij willen we graag grip houden op de prestatie. Daarom werken wij met een prestatieverklaring. Bij aangaan van de overeenkomst wordt opgenomen hoe geleverde prestaties worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld doormiddel van getekende prestatieverklaringen of termijnstaten bij de facturen.
Ook wordt er twee keer per jaar een spendanalyse uitgevoerd, waarbij aan het eind van het boekjaar volledig wordt gekeken naar de uitgaven van het afgelopen jaar, verbetervoorstellen en waar mogelijk efficiencyvoorstellen worden gedaan en worden de risico’s geanalyseerd en vervolgens, waar mogelijk geëlimineerd.
5.2.2 Verantwoording
Jaarlijks vindt een verantwoording plaats met een jaarrapportage van stichting RIJK van de door RIJK uitgevoerde aanbestedingstrajecten. Ook wordt er elk jaar door de gemeente een rechtmatigheidsverklaring opgesteld waar getoetst wordt of de wetgeving is nageleefd.
5.2.3 Afwijken van procedures
In situaties waarbij onduidelijkheid ontstaat over de interpretatie van het toepassen van deprocedures dient contact opgenomen te worden met de inkoper van stichting RIJK en/of juridisch advies worden ingewonnen.
Het is altijd toegestaan een meer uitgebreide procedure toe te passen dan is voorgeschreven. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure kan uitsluitend na toestemming van het college.
Van drempelwaarden voor Europese aanbestedingen kan niet worden afgeweken, ook nietdoor een uitzondering te vragen aan het college. Deze drempelbedragen zijnwettelijk voorgeschreven.
Ook indien het noodzakelijk is om af te wijken van de gebruikelijke procedure is het van groot belang goed te motiveren waarom deze afwijking aan de orde is. Deze motivatie zal ook geregistreerd moeten worden en toegevoegd in het inkoopdossier. Tijd- en/of budgetgebrek is geen reden om af te wijken van de procedure. Wanneer het om dringende, spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal dit achteraf, gemotiveerd, aangegeven moeten worden. In hoeverre de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolg gevolgd is overigens ook onderwerp van onderzoek door de accountant.
Bijlage 1: Welke aanbestedingsprocedure moet ik kiezen?
De volgende grenzen worden gehanteerd m.b.t. transparant en proportioneel aanbesteden.
Schema enkelvoudig, meervoudig onderhands en Europese aanbestedingsprocedure *:
Diensten/Leveringen
Sociale en andere specifieke diensten (SaS)
3Bij SaS-diensten is het ‘verlichte regime’ van toepassing. Dit geldt wanneer er sprake is van sociale en andere specifieke diensten (zoals opgenomen in bijlage XIV Richtlijn 2014/24/EU, artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet 2012).
Werken
Waarde van de opdracht (exclusief btw)
Europese procedure
≥ €215.000
4Dit zijn vigerende drempelwaarden zoals vastgesteld en gepubliceerd door de Europese Commissie. De vigerende drempelwaarde geldt.
≥ €750.000,- 2
≥ € 5.382.000,-2
Nationaal openbare- of niet-openbare procedure
≥ €1.500.000,- €5.382.000
Meervoudig onderhandse procedure (minimaal drie Offertes)
≥ € 50.000,- tot €215.0002
≥ € 50.000,- tot €750.0002
≥ € 150.000,- tot
€ 1.500.000,-
Enkelvoudig onderhandse procedure (één Offerte)
Tot € 50.000,-
Tot € 50.000,-
Tot € 150.000,-
* grenzen worden ieder jaar aangepast
De grens geldt voor (soortgelijke) opdrachten voor een looptijd van vier jaar. Omrekenen naar vier jaar is niet nodig indien het gemotiveerd gaat om een eenmalige opdracht. Een raamovereenkomst heeft een looptijd van maximaal 4 tot 6 jaar, is de looptijd onbekend moet van een looptijd van 4 jaar worden uitgegaan.
Voorbeeld; Een opdracht voor tijdelijke inhuur van € 40.000 voor 1 jaar heeft in bovenstaande tabel dus een waarde van 4 x € 40.000 = € 160.000. Het zou dan een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure moeten worden met minimaal drie offertes. De grenzen ONDER de Europese aanbestedingsdrempel zijn overigens ter indicatie omdat ook andere criteria een rol kunnen spelen: transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers, aantal mogelijke inchrijvers, complexiteit van de opdracht, karakter van de markt (zie verder de gids proportionaliteit).
Er wordt ingegaan op mogelijke afwijking hiervan en (mogelijke consequenties) van de aanbestedingsprocedure. Door de accountant wordt het strengst gecontroleerd op de Europese aanbestedingsprocedure.
Afwijken Europese procedure (de regel is dat dit NIET is toegestaan)
Het opknippen van een opdracht in meerdere delen met als doel onder een bepaalde drempelwaarde uit te komen is is NIET toegestaan
(mogelijke) redenen om geen Europese aanbestedingsprocedure te volgen:
•Uitzonderingen volgens de wet / dwingende spoed
•Geen geschikte inschrijvingen
•Bescherming van exclusieve rechten
•Zeer specifieke deskundigheid
Geldige redenen kunnen variëren van specifieke omstandigheden van elke aanbesteding en vigerende wetgeving. Het is dus altijd nodig om advies van st. RIJK en zo nodig juridisch advies in te winnen! De consequenties kunnen ernstig zijn!
(mogelijke) consequenties afwijken Europese procedure:
•Klachtenprocedure leveranciers
•Schadeclaims door benadeelde partijen
•Nietigverklaring contract
•Boetes en sancties
De consequenties kunnen verschillen op basis van de specifieke situatie en vigerende wetgeving!
Afwijken van nationale of meervoudig onderhandse procedure, er wordt dan afgeweken van de ‘gids proportioneel aanbesteden’ waarin de ‘groene procedure’ wordt gevolgd
In alle gevallen dient de gekozen procedure te worden gemotiveerd aan op basis van objectieve argumenten.
In het geval van enkelvoudig i.p.v. meervoudig/nationaal aanbesteden heeft dat mogelijk de volgende consequenties:
-Verminderde concurrentie tussen aanbieders
-Beperkte keuze/mogelijk minder kans op innovatie
-Verminderde transparantie bij aanbesteding
-Mogelijk (juridische) klachten e.a. van andere potentiële aanbieders, omdat in beginsel (mogelijk) niet proportioneel wordt aanbesteed
Wat zijn (mogelijk) redenen om af te wijken:
•dwingende spoed (vaak a.g.v. overmacht)
•1 aanbieder (procedure vrijwilige transpartantie)
•weinig concurrentie
GEEN geldige reden is ‘dat de organisatie ‘te laat is begonnen aan de aanbestedingsprocedure’.
Zie verder voor mogelijke redenen om af te wijken de gids proportionaliteit.
Gemotiveerd collegebesluit om een andere aanbestedingstraject te kiezen
Om willekeur te vermijden en ‘georganiseerd af te wijken’ is het gewenst dat het college een gemotiveerd besluit neemt. BelangRIJK is om i.v.m. een zorgvuldige besluitvorming goed te motiveren waarom voor een bepaald aanbestedingstraject wordt gekozen.
(mogelijke) consequenties controleverklaring jaarrekening / accountantscontrole
Vanaf boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverklaring ingevoerd, het college moet zich verantwoorden over afwijkingen wat betreft rechtmatigheid. Dat zal vaak fouten in de Europese aanbestedingstrajecten betreffen over het verslagjaar plus de drie voorafgaande jaren (op afwijkingen van nationale/meervoudige procedures wordt niet gecontroleerd). Indien het college transparant en volledig over de afwijkingen rapporteert alsmede aangeeft welke maatregelen ter verbetering worden genomen, staat dat een goedkeurende verklaring voor getrouwheid van de jaarrekening niet in de weg. Van een grens van GOED/FOUT/ONZEKER is geen sprake meer, wel is sprake van een verantwoordings- en rapportagegrens.
Vanaf boekjaar 2023 is GEEN sprake meer van een separate verklaring voor rechtmatigheid. Er is alleen spraken van een getrouwheidsverklaring door de accountant.
Meer informatie: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/gids-proportionaliteit
Bijlage 2: Bevoegdheden aanbestedingsprocedure:
De budgetbeheerders zijn bevoegd tot een inkoop tot een grens van € 25.000,- (goederen/diensten) en €50.000,- (werken) om zelfstandig en efficiënt kunnen optreden. De budgethouders hebben een uitgebreidere bevoegdheid tot € 250.000,- (goederen/diensten) en € 500.000,- (werken) en de gemeentesecretaris de grootste bevoegdheid tot € 1.000.000,-. Overigens is voor de hogere inkoopbedragen een aanbestedingsrechtelijke procedure noodzakelijk, waarbij de expertise van Stichting RIJK wordt ingewonnen (zie schema hierboven.
De bevoegdheden gaat zowel over inkoop van de levering van goederen, aanneming en/of verlening van diensten inclusief het gunnen, aangaan, ondertekenen en ontbinden van overeenkomsten het doen van uitgaven.
Zie voor meer informatie de mandaatregeling Bloemendaal: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR693639/1