Verordening van de raad van de gemeente Aalsmeer houdende bepalingen inzake vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester en houden klankbordgesprekken met burgemeester (Verordening op de vertrouwenscommissie Aalsmeer 2018)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

2de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

3de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester;

4de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2. Taak

De commissie heeft tot taak:

1de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

2een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling

1De commissie bestaat uit een raadslid van iedere fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap van de commissie is persoonlijk. Vervanging of toevoeging van een lid is mogelijk indien de raad daartoe een besluit heeft genomen.

4De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast behalve tijdens een benoemingsprocedure of tijdens een herbenoemingsprocedure.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

2De raadsadviseur is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3Zowel de secretaris als plaatsvervangend secretaris kunnen samen deelnemen aan overleggen van de vertrouwenscommissie.

4De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

5De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5. Adviseur

1De gemeenteraad kan een of meerdere wethouders benoemen als adviseur in verband met de vervulling van de artikel 2, lid 1 genoemde taken.

2De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie;

3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste 48 uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem/haar plaatsvindt, de burgemeester.

3De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 7. Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Alle stukken van de commissie zijn geheim.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht of indien leden geen deel meer uitmaken van de commissie.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur.

8De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding niet opheffen.

Artikel 8. Verslag aanbeveling tot benoeming of herbenoeming

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op aanbeveling gemotiveerd;

c.de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

a.bij benoemingen: de concept-aanbeveling van twee kandidaten;

b.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

2Indien de commissie niet tot een unaniem oordeel kan komen, worden de bevindingen die aan de raad worden aangeboden, vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

3Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.

Artikel 9. Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter de sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 10. Ontbinding vertrouwenscommissie

1Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.

2Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

3De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden met inachtneming van artikelen 11 lid 1 en 11 lid 2.

Artikel 11. Archivering

1De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 12. Contactpersoon

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

Artikel 13. Algemene bepalingen, procedure en tijdschema

1De commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

2In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester, vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

3De klankbordgesprekken worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris periodiek met de burgemeester heeft. Het verslag van de klankbordgesprekken moet als input kunnen dienen voor de klankbordgesprekken met de commissaris.

4Indien de meerderheid van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

5De verslagen van de gesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

6De secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

Artikel 14. Voorbereiding klankbordgesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. Die uitnodiging bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4Betrokkenen die niet in staat zijn het klankbordgesprek bij te wonen, delen dit tijdig mede.

5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak. Uitgangspunt is het plannen van een afspraak waarbij alle leden van de commissie aanwezig kunnen zijn.

Artikel 15. Het klankbordgesprek

1Het klankbordgesprek vindt plaats in beslotenheid.

2De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

3Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

4Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

5De volgende onderwerpen worden in ieder geval tijdens het gesprek besproken:

De burgemeester:

a.als voorzitter van de raad;

b.en het functioneren van de raad;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g.en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

h.als vertegenwoordiger en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, Rijk en Europa;

i.en zijn nevenfuncties en integriteit;

j.en zijn aan de profielschets gerelateerde competenties.

6Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren.

7In de voorbereiding op het klankbordgesprek kan de commissie input vragen aan meerdere personen, bijvoorbeeld leden van het college, samenwerkingspartners op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris, de griffier en stakeholders binnen de gemeente.

8In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 16. Verslag klankbordgesprek

1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag kan door de commissie worden opgevraagd en ingezien bij de griffier.

2Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Een afschrift van het vastgestelde verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

Artikel 17. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

3Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 18. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017 niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie Aalsmeer 2018.

2Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

3Deze verordening zal aan de commissaris ter kennis worden gebracht.