Artikel 16 Regeling Archief- en Informatiebeheer TK 2020

Vernietiging 1 Vernietiging van informatieobjecten, inclusief bijbehorende metagegevens, vindt slechts plaats: a) na het verstrijken van de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijn, bedoeld in artikel 15; b) nadat ze zijn gedigitaliseerd en vervangen overeenkomstig artikel 18, of; c) onder buitengewone omstandigheden als bedoeld in artikel 9, lid 2 van de Archiefwet, in opdracht van de Griffier. 2 Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging stelt de archiefbeheerder een vernietigingslijst op en legt de vernietigingslijst ter controle aan het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris voor. Het archiefvormend organisatieonderdeel kan informatieobjecten met onderbouwing (tijdelijk) uitzonderen van vernietiging. 3 Na controle van de vernietigingslijst accorderen het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel en de archivaris de vernietigingslijst en geven daarmee toestemming tot vernietiging van de op de vernietigingslijst staande informatieobjecten. 4 Vernietiging van de informatieobjecten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de archiefbeheerder. 5 De vernietiging van informatieobjecten vindt zodanig plaats dat de informatie op de dragers op geen enkele wijze te reconstrueren is. 6 De archiefbeheerder stelt een verklaring van vernietiging op van de vernietigde informatieobjecten. De verklaring bevat een specificatie van de vernietigde informatieobjecten, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. De archiefbeheerder bewaart de verklaring van vernietiging. 7 De vernietiging van digitale informatieobjecten wordt gelogd in het archiefsysteem, waarin het was opgeslagen of wordt anderszins traceerbaar gearchiveerd.