Vervangingsbesluit archiefbescheiden waterschap Hollandse Delta 2024

Het vervangingsbesluit Archiefbescheiden is van toepassing op de volgende werkprocessen en de daarin ontvangen analoge documenten:

Hoofdproces

Documenttypen

Financieel beheer

Facturen

Personeelsbeheer

Arbeidsovereenkomst (ondertekend)

Aanwijzingen NEN (ondertekend)

Detacheringsovereenkomst (ondertekend)

Akte opsporingsbevoegdheid

Gebruikersovereenkomst wagenpark/dienstauto

Verklaring geen privegebruik dienstauto (Belastingdienst)

Beëindiging levensloopverzekering

Zwangerschapsverklaring

Assessments

Diensttijd verklaring

Loonbeslag

Overzicht spaartegoed Levensloop

Detacheringsovereenkomst (ondertekend)

Beslissing tot verhalen WW-uitkeringe UWV

Beschikking uitkeringen UWV

Terugkoppeling telefonisch spreekuur bedrijfsarts

Beroep en bezwaarschrift

Eerstejaars evaluatie reintegratie UWV

Reintegratieplan / Arbo plan van aanpak UWV

Verzoek om eervol ontslag

Overlijdensbericht

Vergunningverlening

Privaatrechtelijke overeenkomsten

Overeenkomst afvoer per as

Verzoek om advies

Melding grondwateronttrekking

Melding waterstaatswerken

Melding Activiteitenbesluit

Melding ikv raamvergunning

Melding (vaar)wegen

Melding ikv lozen buiten inrichting

Melding ikv Besluit bodemkwaliteit

Melding ikv Plas van Heemvliet

Vergunningaanvraag

Verzoek om ontheffing van het RVV

Aanvullende gegevens bij vergunningaanvraag en/of melding

Handhaving

Zienswijze op meetbeschikking

Incidentmelding

Verzoek tot handhaving

Zienswijze op voornemen opleggen bestuursrechtelijke handhaving

Zienswijze op voornemen opleggen last onder dwangsom

Vonnis strafrechtelijke handhaving

Toezicht

Zienswijze op handhavingsbrief

Overige processen

Aanvragen/verzoeken van derden

Aanvullende gegevens van derden

Accountantsverklaringen

Adviesaanvragen van derden

Adviezen van derden

(concept) Akten (zoals o.a. notariële akten, akte van beëdiging)

Bedrijs- en bedieningsvoorschrifen / onderhoudsvoorschriften

Belastingaanslagen

Benoemingen door derden

Beschikkingen en beslissingen van derden

Besluiten van derden

Bestuursstuken van derden (zoals o.a. vergaderstukken, agenda’s en verslagen)

Betalingsbewijzen

Bevestigingen van derden (zoals o.a. beëindiging overeenkomst, deelname)

Bewijzen (zoals o.a. bewijs van bekwaamheid, bewijs van deelname, identiteitsbewijs, betalingsbewijzen)

Conclusie van dupliek

Dagvaardingen

Eigendomsbewijzen

Eindafrekeningen

Eisen van derden (zoals o.a. in bezwaar en- beroepsprocedures)

Goedkeuringen van derden

Initiatieven derden (zoals o.a. van de ondernemingsraad)

Kennisgevingen van derden (zoals o.a.: Kadaster, van besluiten)

Klaagschriften (zoals o.a. klachten over bestuurders/ambtenaren, ongewenst gedrag)

Koninklijke Besluiten (zoals o.a.: benoeming dijkgraaf)

Lijsten van derden (zoal o.a. kandidatenlijsten, lijsten van vakorganisaties)

Machtigingen (zoals o.a.: vervreemding archiefbescheiden, automatische incasso)

Meldingen van derden (zoals o.a. vermoeden misstand)

Offertes en inschrijvingen

Ondertekende contracten en overeenkomsten

Ontvangstbevestigingen

Opdrachten van derden

Opgaven van derden (zoals o.a.: neveninkomsten, nevenbetrekkingen)

Onderzoeksrapporten van derden (zoals o.a. bodemonderzoek, niet-gesprongen

explosieven)

Overeenkomsten (zoals o.a. verwerkersovereenkomst)

Overzichten en opgaven van derden (zoals o.a. leidinggegevens)

Petities van derden

Plannen van derden (zoals o.a. bestemmingsplannen, rioleringsplannen)

Processen-verbaal (zoals o.a.: afleggen eed, van oplevering, overtredingen, kieswet)

Proefdrukken (zoals o.a. bij informatieverstrekking via media)

Rapporten van derden (zoals o.a.: taxatierapporten)

Reactie van derden (zoals o.a. op schadeclaims, op overeenkomsten)

Schadeclaims

Schikkingen (zoals o.a. in beroeps- en bezwaarprocedures, arbitrage)

Sollicitaties (zoals o.a. bij benoemingsprocedure dijkgraaf)

Tekeningen en kaarten van derden

Toestemming van derden

Uitnodigingen (voor o.a. hoorzittingen, vergaderingen, deelname)

Uitspraken / vonnissen

Verzoeken van derden om aanvullende gegevens

Verzoekschriften

Verklaringen omtrent gedrag (VOG)

Verklaringen van derden (zoals o.a.: neveninkomsten, nevenbetrekkingen, bereidheidsverklaringen, ondersteuningsverklaringen)

Verslagen (zoals o.a. van vergaderingen, van bevindingen, van hoorzittingen)

Verweerschriften van derden

Verzekeringspolis en -mutaties

Voornemens van derden

Voorstellen / plannen van derden

Vragenlijsten (zoals o.a. bij derdenbeslag)

Wet- en regelgeving van derden (zoals .a. wetteksten, provinciale verordeningen)

Zienswijzen van derden

In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:

Rol

Functie

Postsorteerder

Medewerker DIV, team IADM

Voorbereider

Medewerker DIV, team IADM

Scanoperator

Medewerker DIV, team IADM

Toewijzer

Medewerker VTH

Verdeler

Medewerker VTH

Behandelaar

Medewerker VTH

Sorteerder

De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van de VTH-processen, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.

Voorbereider

De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.

Scanoperator

De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:

1De scanoperator logt in op de scanPC

2Vervolgens opent de scanoperator het programma “Capture Perfect”

3Daarna selecteert de scanoperator de batch VTH

4De scanoperator scant de documenten één voor één naar de map “dr_scan_vth” (deze netwerklocatie is gedefinieerd in de batch)

5De naamgeving van de gedigitaliseerde documenten is geautomatiseerd in de batch en is als volgt opgebouwd: ”SCANVTH_jjjjmmdd_volgnummer”.

6De gedigitaliseerde documenten worden automatisch na 5 werkdagen/1 week automatisch uit de netwerkschijf “dr_scan_vth” verwijderd.

Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_vth” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de toewijzer dat er gescande documenten zijn.

Toewijzer

Ook de toewijzer opent de op de V-schijf de map “dr_scan_vth” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de toewijzer geïmporteerd in Power Browser. Omdat Power Browser zelf geen documenten opslaat, belanden ze automatisch in het DMS SharePoint Online.

Indien de toewijzer constateert dat een scan niet juist aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek de scan opnieuw te scannen. De bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.

Indien de toewijzer constateert dat een gescand document verkeerd is toegewezen, dan verplaatst de toewijzer dit gescande document in de map “verkeerd toegewezen”. Indien het gescande document wel voor VTH bestemd is, dan zet de toewijzer dit document in Power Browser om daar verder te worden verdeeld.

Verdeler

De verdeler is een medewerker van de afdeling VG die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Door het toewijzen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd. Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, of aan het verkeerde zaaktype (lees: proces) gekoppeld is, dan, verzoekt hij de toewijzer om de onjuiste scan op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” te plaatsen. Indien de verdeler constateert dat de toewijzer een verkeerde site heeft gekozen, dan stuurt de verdeler een mail naar de toewijzer met het verzoek om het gescande document te plaatsen in de map “verkeerd toegewezen”. De bestanden die in de map “Verkeerd_ toegewezen” zijn geplaatst, worden automatisch vijf dagen daarna uit deze map verwijderd.

Behandelaar

De behandelaar is een medewerker van de afdeling VG die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. De behandelaar verplaatst de goedgekeurde scan in het juiste dossier of maakt indien nodig eerst een nieuw zaakdossier hiervoor aan. Vervolgens voegt de behandelaar metadata toe aan dit document. Door het invoeren van de metadata, zoals vermeld in het DMS aan de hand van het digitale document, controleert hij impliciet ook de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gedurende de afhandeling van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail aan de verdeler met het verzoek om de onjuiste scan in de map “verkeerd gescand” op de V-schijf te plaatsen en een mail te sturen naar de scanoperator met verzoek om de scan opnieuw te scannen.

Conclusie

Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces vier keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:

■ door de scanoperator

■ door de toewijzer

■ door de verdeler

■ door de behandelaar

Dit scanproces is grotendeels identiek aan het scanproces van documenten tot en met A3. De afwijkingen hebben betrekking op de volgende rollen:

■ Scanoperator

■ Scanoperator (extern bedrijf)

De scanoperator

Zodra de scanoperator een poststuk signaleert dat documenten bevat die groter zijn dan papierformaat A3, dan gaat de scanoperator naar het “printportaal” van de externe partij en voert daar de scanopdracht in, onder vermelding van de volgende naamgeving: SCANVTH_jjjjmmdd_ volgnummer. Vervolgens wordt het fysieke poststuk door een koerier van de externe partij opgehaald. Dit wordt door de receptionist(e) vastgelegd in een logboek.

De scanoperator (extern bedrijf)

De scanoperator (extern bedrijf) scant vervolgens het door de scanoperator aangeleverde poststuk op de manier waarop deze aan hem/haar per koerier van zijn aangeboden. De scanoperator (extern bedrijf) controleert na het scannen de volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator (extern bedrijf) het ingekomen poststuk opnieuw scannen. Zodra de scans door de scanoperator (extern bedrijf) zijn goedgekeurd, worden de scans geplaatst in de bibliotheek “ADC” van de site ADC Ingekomen post op SharePoint Online van waterschap Hollandse Delta. De scanoperator (extern bedrijf) geeft aan de gescande documenten de volgende naamgeving: SCANVTH_jjjjmmdd_volgnummer. Het papieren poststuk wordt door de koerier van het extern bedrijf geretourneerd naar de receptie van WSHD. De receptionist(e) legt de ontvangst vast in het logboek, waarna het document opgehaald wordt door de scanoperator.

Scanoperator

De scanoperator controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit aan de hand van het geretourneerde originele poststuk. Indien het gedigitaliseerde poststuk niet aan de kwaliteitscriteria voldoet, wordt het door de scanoperator verwijderd. Het originele poststuk wordt per koerier geretourneerd naar het extern bedrijf met verzoek om het poststuk opnieuw te scannen. Goedgekeurde scans worden door de scanoperator geplaats op de V-schijf in de map “dr_scan_vth”. Het analoge poststuk wordt in de betreffende weekdoos gevoegd.

Toewijzer

Ook de toewijzer controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden vervolgens conform de bijlage 2 genoemde procedure verder verwerkt. Afgekeurde scans worden geplaatst op de V-schijf in de map “verkeerd gescand”. Zodra de scanoperator constateert dat het hier scan betreft die groter zijn dan papier-formaat A3, laat hij deze opnieuw door het externe bedrijf scannen.

Conclusie

Digitale ingekomen document groter dan papierformaat A3 wordt tijdens het proces vijf keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:

•door de scanoperator (extern bedrijf);

•door de scanoperator

•door de toewijzer

•door de verdeler

•door de behandelaar

In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:

Rol

Functie

Postsorteerder

Medewerker DIV, team IADM

Voorbereider

Medewerker DIV, team IADM

Scanoperator

Medewerker DIV, team IADM

Toewijzer

Medewerker HR-Servicedesk

Verdeler

Medewerker HR-Servicedesk

Behandelaar

Medewerker PO of HR-Servicedesk

Sorteerder

De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van het personeelsbeheer en opgenomen dienen te worden in het digitale personeelsdossier in Workforce, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.

De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te registreren ingekomen documenten zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek worden gescand.

Voorbereider

De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.

Scanoperator

De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:

7De scanoperator logt in op de scanPC

8Vervolgens opent de scanoperator het programma “Capture Perfect”

9Daarna selecteert de scanoperator de batch PO

10De scanoperator scant de documenten één voor één naar de map “dr_scan_hrm” (deze netwerklocatie is gedefinieerd in de batch)

11De naamgeving van de gedigitaliseerde documenten is geautomatiseerd in de batch en is als volgt opgebouwd: ”SCANHRM_jjjjmmdd_volgnummer”.

12De gedigitaliseerde documenten worden automatisch na 5 werkdagen/1 werkweek automatisch uit de netwerkschijf “dr_scan_hrm” verwijderd.

Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_hrm” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de toewijzer dat er gescande documenten zijn.

Toewijzer

Ook de toewijzer opent de op de V-schijf de map “dr_scan_hrm” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de toewijzer geïmporteerd in ADP Workforce, waarna ze automatisch in ADP Workforce worden opgeslagen.

Indien de toewijzer constateert dat een scan niet juist aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst in de map “verkeerd gescand” (betreft hier een submap binnen de map “dr_scan_hrm”) en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek de scan opnieuw te scannen. De bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na vijf werkdagen uit deze map verwijderd.

Indien de toewijzer constateert dat een gescand document niet bestemd is om in een personeelsdossier te worden opgenomen, dan verplaatst de toewijzer dit gescande document in de map “verkeerd toegewezen” (betreft hier een submap van de map “dr_scan_hrm”). Indien het gescande document wel voor het personeesldossier bestemd is, dan zet de toewijzer dit document in ADP Workforce om daar verder te worden verdeeld.

Controle van de gedigitaliseerde documenten

De controle op juistheid en volledigheid van de gedigitaliseerde documenten geschiedt door de grootte van het bestand van het digitale document op de V-schijf, zoals getoond in het dialoogvenster “Documenteigenschappen” (zie onderstaande figuur) te vergelijken met de grootte van het digitale equivalent in ADP Workforce.

De uitvoering van deze steekproefsgewijze controle is nader uitgewerkt in het Kwaliteitshandboek. Eventuele afwijkingen zullen worden vastgelegd in het logboek van geconstateerde fouten. Dit logboek is als bijlage 18 opgenomen in dit handboek.

Verdeler

De verdeler is een medewerker van de HR-Servicedesk die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de personeelsdossiers in ADP Workforce, zodat dit ingekomen document in het juiste digitale personeelsdossier wordt opgeslagen. Toewijzen houdt ook in dat aan het ingekomen document metadata wordt toegevoegd. Door het toewijzen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan opnieuw gecontroleerd. Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan, verzoekt hij de toewijzer om de onjuiste scan op de V-schijf in de map “verkeerd gescand” te plaatsen. Indien de verdeler constateert dat de scan niet bestemd is om in een personeelsdossier te worden opgenomen, dan stuurt de verdeler een mail naar de toewijzer met het verzoek om het gescande document te plaatsen in de map “verkeerd toegewezen”. De bestanden die in de map “Verkeerd_ toegewezen” zijn geplaatst, worden automatisch vijf dagen daarna uit deze map verwijderd.

Indien de verdeler een document in het verkeerde personeelsdossier plaatst, is er sprake van een datalek en gaat de volgende procedure van start. Het betrokken personeelslid (i.c. de medewerker waar informatie ten onrechte toegevoegd is aan zijn/haar personeelsdossier) wordt formeel op de hoogte gebracht. Daarnaast wordt ook de medewerker van wie het document is geïnformeerd dat informatie over hem/haar in het dossier van een ander was toegevoegd en wat er gerepareert is (het document wordt gedownloaded en aan het juiste personeelsdossier gekoppeld en vervolgens wordt het document uit het foutieve personeelsdossier verwijderd).

Behandelaar

De behandelaar is een medewerker van de afdeling PO of HR-Servicedesk die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail aan de verdeler met het verzoek om de onjuiste scan in de map “verkeerd gescand” op de V-schijf te plaatsen en een mail te sturen naar de scanoperator met verzoek om de scan opnieuw te scannen. Onjuiste en/of onvolledige metadata wordt door de behandelaar zelf gecorrigeerd c.q. aangevuld.

Conclusie

Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces twee keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:

■ door de scanoperator

■ door de toewijzer

De verdeler en de behandelaar controleren indirect tijdens het lezen van een document.

In het scanproces voor het vervangen van papieren facturen zijn verschillende rollen te onderscheiden. In de onderstaande tabel is een overzicht gegeven:

Rol

Functie

Postsorteerder

Medewerker DIV, team IADM

Voorbereider

Medewerker DIV, team IADM

Scanoperator

Medewerker DIV, team IADM

Valideerder

Medewerker FNBS

Prestatieverklaarder

Medewerker WSHD

Postsorteerder

De postsorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren.

Voorbereider

De voorbereider heeft als taak alle inkoopfacturen scanklaar te maken. Scanklaar maken van de inkoopfacturen wil zeggen dat:

•de documenten ontdaan worden van nietjes en paperclips;

•controle of het document daadwerkelijk een factuur betreft (en geen kopie of aanmaning);

Er mogen geen aantekeningen op de papieren facturen worden gemaakt.

Scanoperator

De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde facturen op de manier waarop deze door de postsorteerder zijn aangeboden. Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van de multifunctional. De specificaties van de multifunctional zijn opgenomen in bijlage 12 van dit handboek. De scanoperator scant de facturen in het bestandsformaat PDF/A op 600 ppi en verzend de digitale factuur direct vanaf de multifunctional naar facturen@wshd.nl en voegt de papieren factuur toe aan de daarvoor bestemde weekdoos.

Valideerder

Vervolgens sleept de valideerder de digitale factuur in Proquro. Door te klikken op de icoon “Verwerkt”, wordt de scan zichtbaar getoond. De valideerder controleert de gescande facturen op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit.

Bij het constateren van een incomplete/of onleesbare digitale factuur, meldt de valideerder dit bij de scanoperator met verzoek om de factuur opnieuw te scannen. Mocht blijken dat ook de originele factuur incompleet is, dan zal de valideerder dit melden bij de betreffende leverancier met het verzoek om een nieuwe, volledige factuur in te dienen. De originele, incomplete factuur blijft in de archiefdoos om na acht weken te worden vernietigd.

Vervolgens wordt de factuur in Proquro ter controle / fiattering doorgestuurd naar de betrokken afdeling/medewerker.

Prestatieverklaarder

De prestatieverklaarder is een medewerker binnen de organisatie die bevoegd is om aan te geven of prestaties zoals vermeld op de inkoopfacturen volgens afspraak zijn geleverd. Dit doet hij door de digitale factuurgegevens van de scan te controleren met datgene dat geleverd c.q. afgesproken is. Hiermee controleert hij impliciet ook de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gedurende de behandeling van de inkoopfactuur. Als de prestatieverklaarder constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan neemt hij/zij contact op met de scanoperator met het verzoek om de desbetreffende factuur opnieuw te laten scannen.

Conclusie

Digitale facturen worden tijdens het proces twee keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:

■ door de valideerder

■ door de prestatieverklaarder.

In dit scanproces zijn de volgende rollen te onderscheiden:

Rol

Functie

Postsorteerder

Medewerker DIV, team IADM

Voorbereider

Medewerker DIV, team IADM

Scanoperator

Medewerker DIV, team IADM

Registrator

Medewerker DIV, team IADM

Verdeler

Medewerker WSHD

Behandelaar

Medewerker WSHD

Sorteerder

De sorteerder heeft als taak alle binnengekomen post te selecteren op wel/niet registreren. Alle te vervangen ingekomen documenten die ontvangen zijn in het kader van overige processen, zoals genoemd in bijlage 1 van dit handboek, en niet groter zijn dan het papierformat A3 worden gescand.

Voorbereider

De voorbereider voorziet alle documenten van een ontvangstdatum (stempel) en heeft als taak alle te vervangen archiefbescheiden scanklaar te maken.

Scanoperator

De scanoperator scant vervolgens de door de sorteerder aangeleverde inkomende archiefbescheiden op de manier waarop deze aan hem/haar zijn aangeboden. Hij maakt hierbij gebruik van een productie scanner. De specificaties van deze scanner zijn te vinden in bijlage 10 van dit handboek. De werkwijze voor het scannen is als volgt:

1De scanoperator logt in op de scanPC

2Vervolgens opent de scanoperator het programma “Capture Perfect”

3Daarna selecteert de scanoperator de scanbacth “ScannenSharePoint”

4De scanoperator scant de documenten één voor één naar de map “dr_scan_div/inkomendDMS” (deze netwerklocatie is gedefinieerd in de batch)

5De naamgeving van de gedigitaliseerde documenten is geautomatiseerd in de batch en is als volgt opgebouwd: ”IN_jjjjmmdduummss_volgnummer”.

6De gedigitaliseerde documenten worden automatisch na 5 werkdagen automatisch uit de netwerkschijf “dr_scan_div” verwijderd.

Na het scannen opent de scanoperator de map “dr_scan_div”/InkomendDMS en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit. Scans die niet aan de kwaliteitscriteria voldoen, worden door de scanoperator verwijderd. In bijlage 8 “aandachtspunten kwaliteit reproducties” staat een uitgebreide omschrijving van de elementen waarop gecontroleerd wordt. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra een scan aan de kwaliteitseisen voldoet, voegt hij het papieren document toe aan de daarvoor bestemde archiefdoos. Na afronding van de werkzaamheden, stuurt de scanoperator een mail naar de registrator dat er gescande documenten zijn.

Registrator

Ook de registrator opent de op de V-schijf de map “dr_scan_div/inkomendDMS” en controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans (vier ogen principe). Goedgekeurde scans worden door de registrator geuploaded naar de bibliotheek “Ingekomen Post” van de processite Ingekomen post in het DMS SharePoint Online.

De registrator registreert het document door het vullen van de bijbehorende metadata. Vervolgens selecteert hij de juiste processite en plaatst het geregistreerde document in de bibliotheek “Ingekomen Post” van de desbetreffende processite. De verdeler van de betreffende processite ontvangt automatisch een attenderingsmail dat er in de bibliotheek “Ingekomen post” een nieuw document geplaatst is.

Van ieder geregistreerd ingekomen document wordt automatisch een kopie gemaakt dat opgeslagen wordt in een postboek van het betreffende jaar. Een postboek kent een bewaartermijn van 1 jaar, waarna de kopieën automatisch worden vernietigd.

Indien de registrator constateert dat een scan niet aan de eisen voldoet, dan wordt de scan geplaatst op de V-schijf in de map

“verkeerd gescand” en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te scannen. Ook de bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.

Verdeler

De verdeler is een medewerker van een afdeling die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers van zijn/haar afdeling die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Dit doet hij/zij door het geregistreerde ingekomen document te verplaatsen van de map “Ingekomen post” naar het juiste dossier van de betreffende processite, of maakt indien nodig eerst een nieuw dossier hiervoor aan. Door het verdelen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd.

Als de verdeler constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt hij een mail naar team DIV.

De scanoperator zal het document opnieuw scannen en vervolgens het onjuist gescande document verwijderen.

Indien de verdeler constateert dat de registrator een verkeerde site heeft gekozen, dan reageert hij op de mail van DIV met een reply met als onderwerp verkeerd toegewezen. De registrator zal het document vervolgens in de juiste processite plaatsen en het verkeerde gerouteerde poststuk verwijderen.

Conclusie

Het digitale ingekomen document wordt tijdens het proces drie keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid (zijn alle pagina’s in de goede volgorde gescand), namelijk:

■ door de scanoperator

■ door de registrator

■ door de verdeler

Dit scanproces is grotendeels identiek aan het scanproces van documenten tot en met A3, zoals genoemd in bijlage 6. De afwijkingen hebben betrekking op de volgende rollen:

■ Scanoperator

■ Scanoperator (extern bedrijf)

De scanoperator

Zodra de scanoperator een poststuk signaleert dat documenten bevat die groter zijn dan papierformaat A3, dan gaat de scanoperator naar het “printportaal” van de externe partij en voert daar de scanopdracht in, onder vermelding van de volgende naamgeving: WSHD-IN_jjjjmmdd_ volgnummer. Vervolgens wordt het fysieke poststuk door een koerier van de externe partij opgehaald. Dit wordt door de receptionist(e) vastgelegd in een logboek.

De scanoperator (extern bedrijf)

De scanoperator (extern bedrijf) scant vervolgens het door de scanoperator aangeleverde poststuk op de manier waarop deze aan hem/haar per koerier van zijn aangeboden. De scanoperator (extern bedrijf) controleert na het scannen de volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit van de scans. Bij het constateren van een incomplete of onjuiste scan zal de scanoperator (extern bedrijf) het ingekomen document opnieuw scannen. Zodra de scans door de scanoperator (extern bedrijf) zijn goedgekeurd, worden het gescande poststuk door hem geplaatst in de bibliotheek “gedeelde documenten” van de site ADC-Ingekomen post op SharePoint Online van waterschap Hollandse Delta. De scanoperator (extern bedrijf) geeft aan de gescande documenten de volgende naamgeving: WSHDIN_jjjjmmdd_volgnummer. Het papieren poststuk wordt door de koerier van het extern bedrijf geretourneerd naar de receptie van WSHD. De receptionist(e) legt de ontvangst vast in het logboek, waarna het document opgehaald wordt door de scanoperator.

Scanoperator

De scanoperator controleert de scans op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit aan de hand van het geretourneerde poststuk. Indien het gedigitaliseerde poststuk niet aan de kwaliteitscriteria voldoet, wordt dit door de scanoperator verwijderd. Het originele poststuk wordt per koerier geretourneerd naar het extern bedrijf met verzoek om het poststuk opnieuw te scannen. Goedgekeurde scans worden door de scanoperator verplaatst naar de site Ingekomen post. Het analoge poststuk wordt in betreffende weekdoos gevoegd.

Registrator

Ook de registrator opent de op site Ingekomen post het poststuk en controleert het gedigitaliseerde document op volgorde, compleetheid en beeldkwaliteit (vier ogen principe).

De registrator registreerd vervolgens het document door het vullen van de bijbehorende metadata. Vervolgens selecteert hij de juiste processite en plaatst het geregistreerde document in de bibliotheek “Ingekomen Post” van de desbetreffende processite. De verdeler van de betreffende processite ontvangt automatisch een attenderingsmail dat er in de bibliotheek “Ingekomen post” een nieuw document geplaatst is.

Van ieder geregistreerd ingekomen document wordt automatisch een kopie gemaakt dat opgeslagen wordt in een postboek van het betreffende jaar. Een postboek kent een bewaarterijn van 1 jaar, waarna de kopiën automatisch worden vernietigd.

Indien de registrator constateert dat een scan niet aan de eisen voldoet, dan wordt dit doorgegeven aan de recordsmanager die vervolgens het document verwijderd. De recordsmanager stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij. Ook de bestanden die in de map “verkeerd gescand” worden geplaatst worden, worden automatisch na 5 werkdagen uit deze map verwijderd.

Verdeler

De verdeler is een medewerker van een afdeling die belast is met het digitaal verdelen van het ingekomen document over de medewerkers van zijn/haar afdeling die bij de afhandeling van dit zaaktype betrokken zijn. Dit doet hij/zij door het geregistreerde ingekomen document te verplaatsen van de map “Ingekomen post” naar het juiste zaakdossier van de betreffende processite, of maakt indien nodig eerst een nieuw zaakdossier hiervoor aan. Door het verdelen van het ingekomen document, wordt ook impliciet de compleetheid, leesbaarheid en volgorde van de scan gecontroleerd. Indien de verdeler constateerd dat een scan niet aan deze eisen voldoet, dan stuurt ze een mail naar de recordsmanager met verzoek om dit document te verwijderen. De recordsmanager verwijderd het document en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij.

Indien de verdeler constateert dat de registrator een verkeerde site heeft gekozen, dan plaatst de verdeler het document in de biblioheek “Verkeerd toegewezen” van de processite DIV. Zodra er een document in deze bibliotheek geplaatst is, ontvangt de registrator hiervan een attenderingsmail. De registrator zal het document vervolgens in de juiste processite plaatsen.

Behandelaar

De behandelaar is een medewerker van de betrokken afdeling die belast is met het afhandelen van het ingekomen document. Als de behandelaar constateert dat de scan van het document niet compleet, niet goed leesbaar of niet in de goede volgorde gescand is, dan stuurt de behandelaar een mail naar de recordsmanager met het verzoek om de onjuiste scan te verwijderen en oponieuw te laten scannen. . De recordsmanager verwijderd het document en stuurt vervolgens een mail naar de scanoperator met verzoek het document opnieuw te laten scannen door de externe partij.

Conclusie

Digitale ingekomen document groter dan papierformaat A3 wordt tijdens het proces vijf keer gecontroleerd op compleetheid, leesbaarheid en juistheid namelijk:

•door de scanoperator (extern bedrijf)

•door de scanoperator

•door de registrator

•door de verdeler

•door de behandelaar.

1Juistheid:

✓ Is het document geheel gescand;

✓ Zijn de documenten recht gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen;

✓ Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel);

✓ Is het document in overeenstemming met het origineel portrait of landscape gescand;

✓ Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan;

✓ Komen de afmetingen overeen met het origineel.

2Volledigheid:

✓ Zijn alle documenten gescand;

✓ Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand;

✓ Zijn alle bijlagen gescand;

✓ Worden alle kleuren overgenomen;

✓ Treedt er geen kleurverlies op;

✓ Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet);

✓ Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bijvoorbeeld dichtheid van zwarte vlekken, die te licht of te donker zijn).

3Leesbaarheid:

Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is.

✓ Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, dus ook decimaalpunten of –komma’s);

✓ Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bijvoorbeeld minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen);

✓ Als OCR wordt toegepast: klopt de tekst die herkend wordt;

✓ Is er voldoende contrast: voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel;

✓ Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!);

✓ Is er sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart;

✓ Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

4De aanwezigheid van artefacten:

Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

✓ Horizontale of verticale strepen;

✓ Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

✓ Weerspiegelingen;

✓ Andere vervormingen en effecten.

Deze aandachtspunten worden dagelijks bij de visuele controle getoetst. Daarnaast vindt er ook steekproefsgewijs een controle plaats. Indien uit de steekproef blijkt dat de scan niet voldoet aan de hierboven genoemde aadachtspunten , dan zal dit worden vermeld in het logboek (zie bijlage 18).

Inleiding

Zoals uit de beschrijving van het scanproces blijkt, zijn er drie scanvoorzieningen, namelijk:

•Een scanvoorziening voor de papieren documenten tot en met formaat A3;

•Eem scanvoorziening voor de papieren documenten groter dan A3;

•Een scanvoorziening voor de ingekomen papieren facturen.

De scanvoorziening voor het scannen van papieren documenten groter dan A3 is ondergebracht bij een extern bedrijf.

Technische infrastructuur voor het scannen van facturen

Beeldschermen scanwerkplek

•Merk / type: HP Compaq LA2205wg

•Resolutie: 1680x1050 (WSXGA+)

•Contrast ratio: 1.000:1 (statisch); 3.000:1 (dynamisch)

•Helderheid: 250cd/m2

Scanner (multifunctional)

•Merk: Konica Minolta

•Type: bizhub C458

•Optische resolutie: maximaal 600 x 600 dpi

•Automatische documentfeeder

•Uitvoerformaat: zwart/wit: PDF/A

•Uitvoerformaat kleur: PDF/A

De specificaties van deze scanner zijn opgenomen in de bijlage 12 van dit handboek.

Software

•Leverancier: Exact Software, Microsoft

•Naam software: Proquro, Outlook

•Uitvoerformaat: PDF/A

Technische infrastructuur voor het scannen t/m papierformaat A3

Computer scanwerkplek:

Dell Optiplex 7000 (I5 processor)

Apparaatnaam PC-3L2X6Q3

Processor 12th Gen Intel(R) Core(TM) i5-12500 3.00 GHz

Geïnstalleerd RAM-geheugen 16,0 GB (15,7 GB beschikbaar)

Apparaat-id 5A3C8E95-3011-44A6-8C7A-C48ED9B0DC5A

Product-id 00330-80000-00000-AA468

Type systeem 64-bits besturingssysteem, x64-processor

Editie Windows 10 Enterprise

Versie 22H2

Installatiedatum ‎28-‎3-‎2023

Build van besturingssysteem 19045.2728

Windows Feature Experience Pack 120.2212.4190.0

Beeldschermen scanwerkplek

•Merk/type: HP ZDisplay Z23i

•Resolutie 1920 x 1080 @ 60Hz

•Contrast ratio: 1000 : 1 (typical); 5000000 : 1 (dynamic)

•Helderheid: 250 Nits (cd/m2)

Scanner

•Merk: Canon

•Type: DR-G1100

•Optische resolutie: maximaal 600 ppi

•Automatische documentfeeder

•Automatische kallibratie

•Uitvoerformaat zwart/wit: JPEG via interne hardware, CCIT, PDF/A, BMP en TIFF via driver

•Uitvoerformaat kleur: JPEG via interne hardware, CCIT, PDF/A, BMP en TIFF via driver 24-bits kleur/smoothing kleur (uitgezonderd 600 ppi)

De specificaties van de scanner zijn opgenomen in bijlage 10 van dit handboek.

Software

•Naam leverancier:Canon

•Naam software: Capture Perfect

•Uitvoerformaat: (PDF/A, TIFF, JPG, PPT, BMP)

Beschrijving van gemaakte keuzes

Keuze werkplekscanners maximaal A3 formaat.

•De instellingen van de werkplek scanner is zo gekozen dat de gewenste kwaliteit gerealiseerd wordt. Door middel van deze instellingen zal de kwaliteitstoets slagen. Deze instellingen zijn alleen door daartoe geautoriseerde medewerkers aan te passen.

•De werkplek scanneris beveilgigd met een login, zodat alleen daartoe geautoriseerde medewerkers gebruik kunnen maken van de netwerk scanner.

•Voor een efficiënter scanproces is er gekozen voor dubbelzijdig scannen.

•Automatische documentfeeder: doordat de pagina’s automatisch aangeboden worden, is het mogelijk om efficiënt in batches te scannen.

•Er is gekozen om alle ingekomen documenten standaard in kleur te scannen omdat dit een betere tekstherkenning oplevert.

Scanprofielen en scaninstellingen

Na het starten van Capture Perfect kiest de operator het juiste scanprofiel.

In dit profiel zijn de scaninstellingen en uitvoerinstellingen opgeslagen. Het scanprofiel is alleen door daartoe geautoriseerde medewerkers aan te passen. Hierdoor is het behalen van de benodigde kwaliteit en performance geborgd. Het is daarom niet meer nodig dat de medewerker die de scan uitvoert, de scaninstellingen hoeft te controleren. Omdat kleur bij het scannen van de ingekomen documenten soms een belangrijke rol speelt, is ervoor gekozen om de scaninstellingen periodiek (aan het begin van iedere maand) te controleren. De scanprofielen van de Canon productiescanner zijn opgenomen in bijlage 11 van dit handboek.

Omdat de scanner een automatische kallibratiefunctie heeft, is het niet meer nodig om een prescan te vergelijken met een zogenaamde “targetsheet”.

Beheer van de technische infrastructuur

Het waterschap Hollandse Delta maakt voor de toegang tot de digitale bestanden gebruik van autorisatiegroepen, gebaseerd op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Voor iedere applicatie is zowel een technisch als een functioneel beheerder aangewezen. Zij zijn verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van autorisaties binnen de applicaties. Hierdoor worden de bevoegdheden die medewerkers hebben ten aanzien van het gebruik en de wijziging van gegevens geregeld.

Het netwerk is beveiligd tegen oneigenlijk gebruik. Zo zijn de bevoegdheden sterk ingeperkt door het gebruik van Ivanti Workspace Control. Met deze applicatie kan heel specifiek worden aangegeven wat medewerkers wel en niet mogen op het netwerk ten aanzien van het opstarten van applicaties, het installeren van software en het aanpassen van systeeminstellingen.

Back-up procedure

SharePoint Online is een cloudoplossing. Hiervoor geldt een andere back-up procedure: vier keer per dag wordt er een back-up gemaakt. Er worden geen week-, maand- of jaar back-ups gemaakt.

ADP Workforce is een cloudoplossing. Hiervoor is een back-up procedure aanwezig.

•Scan speed (mono/colour) Up to 120/120 ipm in simplex

Up to 240/240 ipm in duplex

•Scan resolution Up to 600 x 600 dpi

•Scan modes Scan-to-eMail (Scan-to-Me), Scan-to-SMB (Scan-to-Home)

Scan-to-FTP, Scan-to-Box, Scan-to-USB, Scan-to-WebDAV;

Scan-to-DPWS, Scan-to-URL; TWAIN scan

•File formats JPEG; TIFF; PDF; compact PDF; encrypted PDF; XPS;

compact XPS; PPTX

Optional: searchable PDF; PDF/A 1a and 1b;

searchable DOCX/PPTX/XLSX

•Scan destinations 2,100 (single + group); LDAP support

•Scan functions Annotation (text/time/date) for PDF; up to 400 job programs;

real-time scan preview

Stap 1: aanmaken weekdozen

Er worden 9 weekdozen aangemaakt. Iedere weekdoos bevat een sticker waarop vermeldt staat:

1Het weeknummer (1 t/m 9);

2De vermelding dat het te vervangen inkomende documenten betreft.

Stap 2: toevoegen van fysieke ingekomen documenten aan de weekdozen

Nadat de inkomende documenten gedigitaliseerd zijn, worden ze op basis van de registratiedatum toegevoegd aan de weekdoos.

Stap 3: het vernietigen van de fysieke ingekomen documenten

Nadat de acht weken voorbij zijn, wordt in week 9 de doos van week 1 vernietigd:

1De fysieke ingekomen documenten worden geleegd in een afsluitbare papiercontainer;

2De afsluitbare papiercontainer wordt opgehaald door Sita;

3Van iedere vernietiging wordt een verklaring van vervanging opgesteld;

4Nadat een week-doos geleegd is, wordt deze achteraan de rij van week dozen geplaatst, zodat er een wekelijkse cyclus ontstaat.

Stap 4: het opstellen van de “Verklaring van vervanging”

Iedere week wordt een verklaring van vervanging opgemaakt. De verklaring van vervanging wordt geregistreerd en gearchiveerd in het DMS Corsa en toegevoegd aan het dossier “Vervanging archiefbescheiden”.

Verklaring van vervanging archiefbescheiden(art. 8 van het Archiefbesluit 1995 (staatsblad 1995 nr. 671)

De secretaris directeur van het waterschap Hollandse Delta,

VERKLAART

Dat op grond van het Vervangingsbesluit archiefbescheiden waterschap Hollandse Delta 20..

De in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.

-de in week .. (../../20.. t/m ../../20..) ontvangen inkoopfacturen

-de in week .. (../../20.. t/m ../../20..) ontvangen meldingen en vergunningaanvragen

-de in week .. (../../20.. t/m ../../20..) ontvangen documenten m.b.t. het personeelsdossier, zoals genoemd in bijlage 1 van het handboek vervanging

De hierboven genoemde papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door Vliko

Ridderkerk, ../../20..

secretaris-directeur,

Namens deze

R. Verhulsdonck,

Recordsmanager

Logboek van de maand ….. , jaargang 20..

Stuknr.

Omschrijving geconstateerde fout

Geconstateerd door

Datum

Genomen maatregel

Oorzaken geconstateerde afwijkingen

(indien van toepassing)

Vervolgacties (indien van toepassing)