Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland houdende Algemeen mandaat,…

Aanhef

Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland van 14 september 2021, kenmerk 74814 houdende vaststelling Algemeen mandaat, volmacht - en machtiging sbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021.

De commissaris van de Koning in Zeeland,

•gelet op Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

•gelet op art. 176, tweede lid van de Provinciewet;

•59a, tweede lid van de Provinciewet;

•gelet op artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht;

•gelet op artikel 25, eerste lid, onderdeel e, van de Wet op de ondernemingsraden;

besluit vast te stellen:

Algemeen mandaat, volmacht- en machtigingsbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2021

Artikel 1 Mandaat, volmacht en machtiging

1De commissaris van de Koning verleent toestemming tot de uitoefening in zijn naam van:

a.Alle bevoegdheden in de bijlage I aan de secretaris/algemeen directeur;

b.Alle bevoegdheden in bijlage I aan de concerndirecteur, voor zover betrekking hebbend op zijn portefeuille, zoals die is vastgelegd in het portefeuilleverdelingsbesluit van de directie als bedoeld in artikel 3 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2026;

c.Alle bevoegdheden in bijlage I aan de Domeindirecteuren, voor zover betrekking hebbend op taken die worden uitgevoerd binnen het eigen domein;

d.Alle bevoegdheden in bijlage I onder Algemeen aan de managers met een opgave binnen de concerneenheid Programma’s, Projecten & Interim, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de aan hen gemandateerde bevoegdheden op grond van het algemeen mandaatbesluit GS Zeeland 2021;

e.De afzonderlijke bevoegdheden in bijlage I aan de daarbij vermelde functionarissen, voor zover betrekking hebbend op de aan hen toegekende opdracht en of functie;

f.De bevoegdheid tot ondertekening van samenwerkingsovereenkomsten en convenanten na vaststelling door Gedeputeerde Staten, door de verantwoordelijke gedeputeerde/portefeuillehouder.

2Indien de uitoefening van een bevoegdheid betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij de gemandateerde een direct of indirect persoonlijk belang heeft, wordt de bevoegdheid uitgeoefend op het naastgelegen hogere niveau.

3Dit besluit heeft geen betrekking op privaatrechtelijke overeenkomsten en rechtshandelingen met betrekking tot personele aangelegenheden.

4De uitoefening van een in het eerste en tweede lid bedoelde bevoegdheid en een op grond van artikel 2 verstrekte bevoegdheid, geschiedt met inachtneming van het in de artikelen 3 tot en met 7 bepaalde.

Artikel 2 Ondervolmacht en ondermachtiging

1De algemeen directeur en de concerndirecteur kunnen ter uitoefening van het aan hen verleende volmacht en machtiging, als bedoeld in artikel 1, schriftelijk ondervolmacht en ondermachtiging verlenen aan de functionarissen als bedoeld in artikel 20 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2026.

2Het verlenen van ondervolmacht en ondermachtiging geschiedt zo nodig onder het stellen van aanvullende voorwaarden en beperkingen.

3Ondervolmacht en ondermachtiging aan andere functionarissen dan die genoemd onder het eerste lid, alsmede externen, wordt slechts verleend indien dat voor de uitoefening van de opdracht, als bedoeld in het Sturingsconcept opgavengericht werken Provincie Zeeland, van de betreffende functionaris noodzakelijk is.

4Elk verleend ondervolmacht en ondermachtiging wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte ondermandaatlijst die de verantwoordelijke directeur vaststelt en goedkeurt.

Artikel 3 Vervanging

Bij afwezigheid of ontstentenis van een gemandateerde functionaris vindt waarneming plaats conform de geldende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland.

Artikel 4 Geen gebruik mandaat

1De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.

2Een bevoegdheid wordt niet uitgeoefend, indien het een besluit betreft waarbij:

a.wordt afgeweken van adviezen;

b.sprake is van een zienswijze, bedenkingen of bezwaarschrift;

c.de mandaathouder een persoonlijk c.q. zakelijk belang heeft.

Artikel 5 Uitoefening Mandaten

1De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de geldende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland vastgestelde taken, het sturingsconcept opgavegericht werken, het vigerende mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland en met inachtneming van het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.

2Het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met financiële of mogelijke financiële gevolgen, geschiedt met inachtneming van de Budgethoudersregeling Provincie Zeeland 2026.

Artikel 6 Informatie- en rapportage

1De gemandateerde verschaft de commissaris van de Koning tijdig die informatie die redelijkerwijs voor de commissaris van de Koning van belang geacht moet worden.

2De functionarissen aan wie mandaat is verleend brengen periodiek via het directieberaad verslag uit aan de commissaris van de Koning over de uitoefening van het mandaat. Die rapportage betreft een cijfermatig en inhoudelijk overzicht. Voor de frequentie van de rapportage wordt zo veel mogelijk aansluiting gezocht bij het stramien van rapportage binnen de planning- en controlcyclus.

Artikel 7 Ondertekening

1Een van de commissaris van de Koning uitgaand stuk wordt ondertekend als volgt:

de commissaris van de Koning in Zeeland,

namens deze,

gevolgd door:

de handtekening

de naam van de gemandateerde, en

de functieaanduiding

2Indien de ondertekenaar afwezig is, tekent de daarvoor bevoegde vervangende functionaris de brief onder de naam en de functieaanduiding van de afwezige functionaris. De vervangende functionaris zet bij zijn handtekening de aanduiding ‘b.a.’.

Artikel 8 Intrekking oude besluiten

Het mandaatbesluit commissaris van de Koning Zeeland 2019 wordt ingetrokken. Alle door de directeur Grote projecten op basis van dat besluit verleende ondervolmachten en –machtigingen komen bij intrekking te vervallen.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot en met 1 januari 2021.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021".

Bijlage I Register besluit mandaat, volmacht en machtiging commissaris van de Koning Zeeland

ALGEMEEN DEEL

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Volmacht, machtigingaan

Opmerkingen/voorwaarden

Buitengerechtelijke vertegenwoordiging

Volmacht en machtiging tot vertegenwoordigen van de provincie buiten rechte ter zake van namens gedeputeerde staten genomen besluiten op grond van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager;

Programmamanager;

Projectmanager;

Concerncontroller; en andere gemandateerde functionarissen

Chief Information Officer

–Binnen hun respectieve takenpakket;

–Andere gemandateerde functionarissen stemmen het gebruik van hun bevoegdheden vooraf af met hun manager of directeur.

Ondertekeningsmandaat

Ondertekening van stukken die door gedeputeerde staten zijn vastgesteld.

Daarvan is uitgesloten correspondentie die op grond van een wettelijk voorschrift of gezien de aard daarvan toch door gedeputeerde staten ondertekend moet worden.

59a, tweede lid van de Provinciewet

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager;

Chief Information Officer

Concerncontroller

In de GS-beslisnota opnemen dat het ondertekeningsmandaat wordt gebruikt.

Ondertekening van stukken die namens gedeputeerde staten uitgaan op basis van een door gedeputeerde staten verstrekt mandaat.

Afdelingsmanager;

Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Projectmanager; Concerncontroller; Andere gemandateerde functionarissen

Chief Information Officer

Op basis van het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland;

Op basis van een separaat mandaatbesluit van GS.

Het ondertekenen van privaatrechtelijke contracten tot levering, werk of dienst en overeenkomsten voor de provincie op basis van een door gedeputeerde staten verleend mandaat of ter uitvoering van een door gedeputeerde staten genomen besluit.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet;

Algemeenmandaatbesluit GS Zeeland 2021

Budgethouder

–Na afstemming met team Financiën, Inkoop en Juridische Zaken;

–De budgethouder is de functionaris die op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland als budgethouder is aangewezen voor het budget waarop de overeenkomst betrekking heeft.

Het verstrekken van volmacht en machtiging aan medewerkers, om met toegekende e-herkenningsmiddelen noodzakelijke correspondentie en systeem-/beheerdershandelingen uit te voeren, terzake van besluiten waarvoor het mandaat, volmacht en/of machtiging bij de manager van de betreffende organisatie-eenheid is neergelegd.

Artikel 176 tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager; Opgavemanager; Poulemanager; Programmamanager; Concerncontroller

Chief Information Officer

Voor werkzaamheden vastgelegd in opdracht in personeelsopdrachten systeem (AFAS).

Wet open overheid

Aanwijzen van één of meerdere contactpersoon/-personen

Art. 4.7 Woo

Kabinetschef

De functie van Woo-contactpersoon moet in de opdracht van de desbetreffende medewerker(s) geborgd worden.

Afhandeling Woo-verzoeken, inclusief weigeren en verstrekken

Woo

Kabinetschef

In afstemming met de cvdK

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL ADVIES BESTUUR EN DIRECTIE

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Mandaat, volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Provinciewet

Ontheffing aan burgemeesters t.b.v. in artikel 15, eerste lid, onder d, Gemeentewet genoemde verboden handelingen.

Artikel 69 Gemeentewet, art. 3:43 BW

Afdelingsmanager BOS

Het ondertekenen van overeenkomsten tot overdracht van auteursrechten en het verlenen van een gebruiksrecht op auteursrechten.

Artikel 176, tweede lid Provinciewet

Afdelingsmanager BOS

Wordt o.a. gehanteerd bij (raam)overeenkomsten met fotografen, vormgevers, filmmakers

BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL KABINET

Omschrijving bevoegdheid

Wettelijke grondslag

Mandaat, volmacht, machtiging aan

Opmerkingen

Wet op de Veiligheidsregio's

Het verstrekken van inlichtingen aan de voorzitter van de veiligheidsregio en de Minister van Veiligheid en Justitie ten behoeve van hun rol bij de toepassing van de artikelen 41 en 42.

Artikel 43 Wet op de Veiligheidsregio's

Kabinetschef;