Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden (Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2020)

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden

1Ten behoeve van de verdeling van taken over de leden van Gedeputeerde Staten worden de onderwerpen, waarmee het college bemoeienis heeft, verdeeld over portefeuilles.

2Ieder lid van Gedeputeerde Staten treedt, in de hoedanigheid van portefeuillehouder, op als beheerder van een bepaalde portefeuille.

3De portefeuilleverdeling wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld.

4Gedeputeerde Staten geven kennis van hun taakverdeling en eventuele tussentijdse wijzigingen aan Provinciale Staten.

Artikel 2 Vervanging

1Gedeputeerde Staten regelen de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der gedeputeerden door het vaststellen van een vervangingsregeling.

2Gedeputeerde Staten regelen de vervanging van de commissaris van de Koning in geval van diens verhindering of ontstentenis door uit de leden van Gedeputeerde Staten een eerste, tweede, derde of meer waarnemende commissarissen aan te wijzen.

Artikel 3 Voorzitter

De commissaris van de Koning is als voorzitter belast met:

a.het bevorderen van de eenheid van beleid van Gedeputeerde Staten;

b.het doen naleven van dit reglement van orde;

c.hetgeen de Provinciewet of dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 4 Vergaderfrequentie

1Gedeputeerde Staten vergaderen in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag, tijdstip en plaats.

2Indien een van de leden een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij de voorzitter deze bijeen te roepen, zulks onder opgave van redenen.

Artikel 5 Aanwezigen vergadering

1De vergaderingen van Gedeputeerde Staten worden, conform artikel 54 van de Provinciewet, achter gesloten deuren gehouden, tenzij Gedeputeerde Staten anders besluiten.

2Gedeputeerde Staten kunnen niet-leden uitnodigen aanwezig te zijn bij de behandeling van een of meer agendapunten.

Artikel 6 Vergaderquorum

1In de vergadering van Gedeputeerde Staten kan, conform artikel 56 van de Provinciewet, slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2Indien dit niet het geval is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

3Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het quorumvereiste niet van toepassing.

4In afwijking van het derde lid, kunnen Gedeputeerde Staten over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerste vergadering was belegd, in bijzondere gevallen alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 7 Totstandkoming besluitvorming

1Met betrekking tot elk onderwerp stelt de voorzitter de leden van Gedeputeerde Staten in de gelegenheid hun mening hierover kenbaar te maken.

2Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is toegelicht, stelt hij voor de beraadslaging te sluiten.

3Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten wordt tot stemming overgegaan, indien een der leden dat verlangt. Indien geen der leden stemming verlangt, wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

4Een voorstel wordt unaniem dan wel bij meerderheid van stemmen aangenomen.

5Een lid dat zich niet met het genomen besluit kan verenigen, kan daarvan, tijdens de behandeling van dat betreffende agendapunt, aantekening in de onder artikel 10 en 11 bedoelde besluitenlijsten verlangen, desgewenst met een korte vermelding van de redenen welke hem daartoe hebben geleid.

Artikel 8 Stemming

1De stemming geschiedt mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt.

2De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

3Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

4Staken de stemmen nogmaals over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Agenda en stukken

1De leden van Gedeputeerde Staten kunnen onderwerpen aandragen voor besluitvorming door het voltallige college.

2De onderwerpen worden uiterlijk een week voor de vergaderdatum aangemeld bij de secretaris.

3De secretaris zorgt voor een agenda met alle onderwerpen die voor een vergadering aan Gedeputeerde Staten zijn aangedragen en voor tijdige rondzending van agenda en stukken.

Artikel 10 Uitgebreide besluitenlijst

1De secretaris zorgt voor een uitgebreide besluitenlijst van de vergadering.

2De uitgebreide besluitenlijst bevat ten minste:

a.een overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 9, zijn geplaatst;

b.de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen;

c.en korte weergave van de wijze waarop over elk van de onderwerpen gesproken is.

3De uitgebreide besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

4De uitgebreide besluitenlijst wordt alleen verspreid onder de leden van Gedeputeerde Staten en door de secretaris aangewezen ambtenaren.

Artikel 11 Openbare besluitenlijst

1De secretaris zorgt voor een openbare besluitenlijst van de vergadering.

2De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

a.een overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 9, zijn geplaatst;

b.de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met aantekeningen.

3Alle besluiten van Gedeputeerde Staten komen op de openbare besluitenlijst, tenzij er geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 55, eerste lid, van de Provinciewet, in samenhang met artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur. Deze geheimhouding is goed gemotiveerd en heeft een beperkte duur.

4Na de in het besluit genoemde datum of concrete gebeurtenis tot waar geheimhouding is opgelegd, wordt de geheimhouding geacht te zijn opgeheven en worden deze besluiten alsnog actief openbaar gemaakt door middel van een appendix bij de openbare besluitenlijst.

5De openbare besluitenlijst wordt vastgesteld aan het eind van de vergadering waarin de desbetreffende besluiten zijn genomen.

6De openbare besluitenlijst wordt de dag na de vergadering rond 11.00 uur openbaar gemaakt.

Artikel 12 Schriftelijk besluit

1Afdoening buiten de vergadering om van een door Gedeputeerde Staten te nemen besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht, waarvoor op grond van artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht geen mandaat kan worden verleend, is in spoedeisende gevallen mogelijk met inachtneming van dit artikel.

2Het voorstel en de bijbehorende stukken worden op geschikte wijze aan de leden van Gedeputeerde Staten ter accordering aangeboden.

3Indien de meerderheid van de zitting hebbende leden akkoord is met het voorstel is het besluit genomen.

4Een schriftelijk genomen besluit wordt bevestigd tijdens de eerstvolgende vergadering van Gedeputeerde Staten, zodat dit op de openbare besluitenlijst, bedoeld in artikel 11, kan worden opgenomen.

Artikel 13 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslissen Gedeputeerde Staten op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14 Intrekking

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 16 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland 2020