Verordening auditcommissie Zwolle 2026

Artikel 1 De commissie

Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Samenstelling en benoeming

1De auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid of burgerlid in de auditcommissie worden benoemd.

2De benoemde leden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één lid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.

3De leden worden door de raad benoemd.

4De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

5Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

6Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

7Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

8De auditcommissie wijst uit haar midden een raadslid aan als voorzitter en wijst daarbij ook een plaatsvervangend voorzitter aan.

9De auditcommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, die door de griffier wordt aangewezen.

10De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de directeur financiën, de concerncontroller, de adviseur belast met de coördinatie van de beleidscyclus, de adviseur interne controle en de accountant.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1De auditcommissie houdt zich namens de raad bezig met alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van de toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant.

b.De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.

c.De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad.

d.De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere speerpunten voor de controle namens de raad.

e.Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning & Controlcyclus (perspectiefnota, begroting, bestuursrapportages, jaarverslag, meerjarenprognose vastgoed) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

f.De uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet).

g.Het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole.

3De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

Artikel 4 Vergadering, quorum, besluitvorming en verslaglegging

1De auditcommissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval viermaal per jaar.

2De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is.

3De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

4De oproepingen worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden.

5De vergaderingen van de auditcommissie zijn in principe besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

6In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

7De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie.

8De verslagen van de auditcommissie zijn openbaar.

Artikel 5 Geheimhouding

1De auditcommissie kan in een vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 en 5.2 van de van de Wet open overheid (Woo), omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de auditcommissie haar opheft.

2Indien de auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3De auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 en 5.2 van de Woo, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college of de leden van de raad overlegt.