Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwijndrecht;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Zwijndrecht of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Zwijndrecht;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Zwijndrecht of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Dit is opgenomen in bijlage 1 van dit Reglement.

3De werkzaamheden van het college zijn opgenomen in het “Handboek College 2026-2030”. Hierin zijn de facilitaire afspraken en de ondersteuning geregeld.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag van 10:00 tot 13:30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis.

2Tenminste één keer in de vier weken wordt de dinsdagmiddag van 13:30 tot 16:00 uur gereserveerd voor collegeactiviteiten, zoals thema’s, verdieping en ontmoetingen met stakeholders uit de gemeente en de regio.

3Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht.

2Eén van de andere leden van het college kan dit de voorzitter verzoeken door aan te geven wat het bespreekpunt is.

3De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Vergader- en besluitquorum

1Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de voorzitter en de secretaris.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Dit is in de regel de eerste locosecretaris.

3In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal leden vertegenwoordigd is.

4Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

5Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende wethouders tegenwoordig is.

Artikel 7. Mandatering en machtiging

1Indien het quorum er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

2De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

3In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt binnen de opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college en bewaakt dat de aangeleverde collegestukken juridisch en financieel zijn gecontroleerd.

2De directiesecretaris ondersteunt tijdens de collegevergaderingen.

3Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3In Zwijndrecht wordt een onafhankelijk ambtelijk advies uitgebracht waarbij de verantwoordelijk portefeuillehouder een kanttekening kan laten opnemen in het advies.

4De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 10. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een conceptagenda op en publiceert deze uiterlijk op de donderdag vóór de vergadering voor de leden van het college.

2Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris; in de praktijk verloopt dit via de directiesecretaris.

3De vergaderstukken zijn voor de leden van het college in de gebruikelijke digitale omgeving beschikbaar.

4Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

5Het termijnoverzicht Politieke Markt en de TMS lijst worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

6Wekelijks wordt ruimte gereserveerd voor themabespreking en gezamenlijke reflectie.

7Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

8De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 11. Integriteit

1De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

2Het onderwerp integriteit wordt twee keer per jaar als agendapunt geagendeerd tijdens de collegevergadering.

3Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

Artikel 12. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 13. Collegeverslag en besluitenlijst

1De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van het collegeverslag van de vergadering.

2Het collegeverslag geeft op hoofdlijnen een duiding aan de genomen besluiten en onderwerpen die relevant zijn voor de medewerkers.

3Het collegeverslag wordt dezelfde dag teruggekoppeld aan de organisatie.

4De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

5De besluitenlijst bevat tenminste:

a.namen van de aanwezige en afwezige leden;

b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

c.een formulering van de door het college genomen besluiten;

d.mededelingen op hoofdlijnen.

6Stemverhoudingen kunnen worden vermeld; het college besluit unaniem of verdeeld.

7De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

8Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

9Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.

Artikel 14. Besluiten buiten de vergadering

1Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

2Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

Artikel 15. Openbare vergadering

1Het college vergadert in beslotenheid.

2Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

3De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend.

4De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 16. Politieke markt en andere vergaderingen van de raad

1Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een oriëntatie en/of carrousel, waarin agendapunten worden behandeld uit de eigen portefeuille.

2Raads-, oriëntatie- en carrouselvergaderingen worden op de voorafgaande collegevergadering voorbesproken en op de eerstvolgende collegevergadering nabesproken in aanwezigheid van de griffier.

Artikel 17. Retraites

1Het college houdt twee keer per jaar een retraite. De retraites zijn tevens bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen.

2Tijdens een retraite kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen, zoals de begroting en de kadernota.

3Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de retraite deelnemen.

Artikel 18. Publieke optredens

Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten, etc. worden via email gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze agendeert de uitnodigingen op de eerstvolgende collegevergadering, waarin het college een besluit neemt tot het al dan niet accepteren van de uitnodiging alsmede over degene die namens de gemeente zal optreden.

Artikel 19. Deelname aan congressen, seminars en dergelijke

1De collegeleden kunnen jaarlijks deelnemen aan congressen, seminars en dergelijke, onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is.

2De collegeleden melden in de collegevergadering welke activiteiten zij bijwonen.

3Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten, bij besluit, voor rekening van de gemeente worden genomen.

Artikel 20. Nadere regelingen

1Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 13 eerste lid.

2Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

3Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 21. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van 14 september 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Zwijndrecht.