Protocol geheimhouding college en gemeenteraad Zwartewaterland

Artikel 1 Geheimhouding als uitzondering

1In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de vergaderingen van de raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

2Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

3De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

1De Wet open overheid beschrijft in artikel 5.1 de gronden op basis waarvan de geheimhouding kan worden opgelegd;

2De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Dit is een algemene regel;

3Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de stafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht;

4De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen. en in artikel 82 de regels voor besloten commissievergaderingen (hierna: besloten informatiecommissie);

5De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen;

6De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 het opleggen van een verplichting tot geheimhouding, in artikel 88 het verstrekken van geheime informatie van een orgaan naar een ander orgaan, en in artikel 89 de omgang met en openbaarmaking van geheime informatie.

Artikel 3 Geheim en vertrouwelijk

Het college en de burgemeester gebruiken voor alle informatie die zij aan de raad of de besloten informatiecommissie onder geheimhouding overleggen, altijd de term ‘geheim’. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gebruikt.

Artikel 4 Gronden voor geheimhouding

Het college, de burgemeester, de informatiecommissie of de raad leggen enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is (zo volgt uit art. 87 Gemeentewet), of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is. Geheimhouding wordt opgelegd met vermelding in het besluit van:

a.De grondslag in de Gemeentewet en de gronden uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;

b.Horizonbepaling: het college, de burgemeester, de informatiecommissie en de raad vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waaronder - noch een datum waarna de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden.

c.Welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

In de toelichting op het besluit wordt de motivatie voor de geheimhouding van het besluit gemotiveerd, en wordt uitgelegd wat de consequentie is als geen geheimhouding wordt opgelegd.

Artikel 5 Hoofddocument openbaar

Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.

Artikel 6 Herkenbaarheid geheime informatie

Iedere pagina met geheime informatie wordt door de burgemeester, het college, de informatiecommissie en de raad (elk voor zover zij geheimhouding opleggen) voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.

Artikel 7 Inzien raadsstukken door de raad

1Geheime informatiecommissie- en raadsstukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en zijn alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie (en indien afkomstig van het college:, het college en de secretaris) na inlog in het raadsinformatiesysteem.

2Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie.

Artikel 8 Geheime besluitenlijst van het college

1In beginsel zijn alle besluitenlijsten van het college openbaar.

2Slechts in bepaalde gevallen – zoals omschreven in artikel 60 Gemeentewet – legt het college geheimhouding op een besluit op.

3De besluitenlijst met geheime besluiten van collegevergaderingen is tot vier weken na publicatie via het raadsinformatiesysteem inzichtelijk voor raadsleden en burgerraadsleden na inlog in het raadsinformatiesysteem. Raadsleden respecteren de geheimhouding en doen geen mededeling over deze besluiten. Het respecteren van de geheimhouding betekent onder meer dat het opslaan, afdrukken of op andere wijze (mondeling) delen of vermenigvuldigen van de geheime besluitenlijst niet is toegestaan. De griffie draagt zorg voor het publiceren en verwijderen van de geheime besluitenlijst.

Artikel 9 Inzien informatie door de raad

1Informatie van het college (veelal collegestukken) kan (gedeeltelijk) openbaar, onder embargo, niet openbaar op grond van artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid of geheim op grond van artikel 87 of 88 Gemeentewet zijn. Uit artikel 60 lid 3 Gemeentewet volgt dat collegebesluiten openbaar zijn, tenzij geheimhouding geldt of openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

2Raadsleden kunnen informatie onder embargo van het college ontvangen. Dit embargo duurt zo kort mogelijk, en in de regel niet langer dan twee weken. Raadsleden respecteren dit embargo en doen geen mededeling over de stukken totdat het embargo is vervallen.

3Iedere pagina met informatie onder embargo wordt voorzien van de aanduiding ‘onder embargo tot [datum]’.

4Raadsleden en burgerraadsleden die niet-openbare informatie willen inzien, kunnen hiertoe een verzoek doen bij de griffie.

5Het college wordt in dat geval eerst in de gelegenheid gesteld om te bepalen of het college de informatie alsnog onder geheimhouding wil delen met de raad. Wanneer dit het geval is wordt tijdens de eerstvolgende collegevergadering geheimhouding opgelegd, zoals beschreven in artikel 87 en 88, tweede lid, Gemeentewet.

6Informatie die na het bepaalde in het vijfde lid niet openbaar is, worden volledig zichtbaar in het raadsinformatiesysteem geplaatst in de vergadermap ‘geheime informatie raad’, en is alleen na inlog in het raadsinformatiesysteem toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, de griffie, het college en de secretaris en de ambtelijke organisatie. Raadsleden respecteren de niet openbaarheid en doen geen mededeling over de niet openbare informatie.

7Iedere pagina met informatie die niet openbaar is, wordt voorzien van de aanduiding ‘niet openbaar’.

8Raadsleden en burgerraadsleden hebben alleen toegang tot geheime informatie van het college wanneer het college deze informatie onder geheimhouding met de raad deelt.

Artikel 10 Openbare aankondiging en opening

Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud openbaar wordt. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.

Artikel 11 Sluiten van deuren

1Als de deuren na een verzoek als bedoeld in art. 23 lid 2 Gemeentewet worden gesloten, besluit de raad of de informatiecommissie of er naast raadsleden en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijvoorbeeld betrokken ambtenaren en burgerraadsleden).

2Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt gestopt.

3Voor een besloten vergadering worden aparte presentielijsten gebruikt. Er is een presentielijst waarop de raadsleden tekenen en een presentielijst voor eventuele overige aanwezigen en derden.

4Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.

Artikel 12 Opleggen van geheimhouding

1Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad respectievelijk de informatiecommissie ter vergadering zelf opgelegd bij meerderheid van stemmen op grond van artikel 87 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld”. Daarbij wordt ook benoemd welke grond(en) van artikel 5.1. van de Wet open overheid van toepassing is en ingeroepen is.

2Raadsleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffie.

Artikel 13 Verslag

1Van een vergadering met gesloten deuren wordt een apart audioverslag en besluitenlijst gemaakt. Het verslag wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage.

2Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld.

3Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

4Het vastgestelde verslag wordt door de (commissie)voorzitter en de (commissie)griffier ondertekend.

Artikel 14 Overleg in raadsfracties

1Overleg tussen raadsfractiegenoten en burgerraadsleden over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering.

2Allen die aanwezig zijn geweest kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering.

3Steunfractieleden mogen geen kennisnemen van geheime stukken en geheime verslagen, en kunnen geen gesprekken in de fractie over geheime informatie bijwonen.

Artikel 15 Register

1De secretaris legt een register aan van alle informatie en besluiten waar het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd, met uitzondering van de informatie die aan de raad is verstrekt.

2De griffie legt een register aan van alle informatie waar de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd en die onder geheimhouding aan de raad zijn verstrekt.

3De griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen van de raad of de informatiecommissie die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op de informatie geheimhouding is opgelegd.

4De genoemde registers bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de college- of raadsvergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en indien aanwezig de horizonbepaling.

5De secretaris bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan het college wordt gedaan. De griffie bewaakt de horizonbepalingen in de gevallen dat de raad of de informatiecommissie geheimhouding heeft opgelegd dan wel waarbij informatie onder geheimhouding is verstrekt en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad of de informatiecommissie wordt gedaan. Daarnaast kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 16 Publicatie openbaar geworden stukken

1Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door het college of de burgemeester is aangenomen plaatst de secretaris het besluit alsnog op de besluitenlijst van de datum waarop het besluit is genomen. Onderliggende stukken worden voorafgaand aan verstrekking eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

2Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding door de raad of de informatiecommissie is aangenomen plaatst de griffie de desbetreffende informatie openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit. Voordat de informatie voor een ieder openbaar wordt gemaakt, wordt deze eerst getoetst aan artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid.

Artikel 17 Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze regeling kan aangehaald worden als ‘Protocol geheimhouding college en gemeenteraad gemeente Zwartewaterland’.

2Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.