Aanhef
De raad van de gemeente Zuidplas;
gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet, afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
BESLUIT
vast te stellen de navolgende
Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Zuidplas 2020:
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.collegeorganisatie: medewerkers van de gemeente ressorterend onder het college en de secretaris, zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet;
b.griffiemedewerkers: medewerkers van de gemeente die hiërarchisch onder de griffier vallen, inclusief de locogriffier;
c.griffier: de functionaris, zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;
d.locogriffier: de plaatsvervanger van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet;
e.raad: het orgaan zoals bedoeld in titel II hoofdstuk II van de Gemeentewet;
f.werkgeverscommissie: de door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de raad met betrekking tot de griffier en de griffiemedewerkers is gedelegeerd.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie
1De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers, op grond van delegatie door de raad aan de werkgeverscommissie.
2Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen.
3De werkgeverscommissie stuurt de griffier aan; de dagelijkse uitvoering hiervan wordt in handen gegeven van de voorzitter van de raad.
4De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie een instructie vast, zoals bedoeld in artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet.
5De werkgeverscommissie kan voor de uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de griffiemedewerkers mandaat verlenen aan de griffier.
6Op deze leden bestaan de volgende uitzonderingen:
a.over schorsing en het beëindigen van de arbeidsovereenkomsten van griffiemedewerkers besluit de werkgeverscommissie.
b.het bepaalde onder artikel 2 lid 6, onder a van deze verordening geldt niet voor het besluit tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van de arbeidsovereenkomst noch voor het besluit tot opzegging van de arbeidsovereenkomst waar de griffiemedewerker mee instemt.
Artikel 3 Samenstelling werkgeverscommissie
1De werkgeverscommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden uit de raad, bij voorkeur afkomstig uit de coalitie en de oppositie.
2De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
3Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:
a.op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
b.indien het lid aftreedt als lid van de raad;
c.indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.
4De voorzitter van de raad treedt op als adviseur en informant van de werkgeverscommissie.
Artikel 4 Taken voorzitter
De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor:
a.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;
b.het leiden van de vergaderingen;
c.het doen naleven van deze verordening;
d.het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie;
e.het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.
Artikel 5 Ondersteuning van de commissie
De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning.
Artikel 6 Besluitvorming
1Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 3 lid 1.
2Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 7 Verslaglegging
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.
Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen
1De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden.
2De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd.
3Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9 Vergaderfrequentie
De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht.
Artikel 10 Verantwoording
De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.
Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 12 Slotbepalingen
1Deze Verordening treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2020 in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking.
2Gelijktijdig met de inwerkingtreding wordt de Verordening werkgeverscommissie en rechtspositie griffie gemeente Zuidplas 2010 ingetrokken.
3Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Zuidplas 2020.
Toelichting
Algemeen
De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. De raad en het college van burgemeester en wethouders vullen dit werkgeverschap in. De raad is de werkgever voor het griffiepersoneel en het college van burgermeester en wethouders is de werkgever van het overige personeel van de gemeente. Gelet op de publieke taken, de omvang en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat de raad voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een werkgeverscommissie instelt waar de raad deze taak aan delegeert. Gelet op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet is gekozen voor de instelling van een werkgeverscommissie. Daarin voorziet deze verordening. De delegatie ziet alleen op het nemen van personele besluiten.
Artikelsgewijs
Artikel 2.Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie
In artikel 2 is opgenomen dat de werkgeverscommissie alle bij het werkgeverschap horende taken en bevoegdheden vervult. Naast het nemen van personele besluiten, buigt de werkgeverscommissie zich bijvoorbeeld ook over het te voeren HRM-beleid, integriteitsbeleid (o.a. gedragscode, ambtseed, vertrouwenspersoon) en bereidt de werkgeverscommissie voorstellen aan de raad voor die voortvloeien uit het werkgeverschap. Andere voorbeelden die horen tot de werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie.
De werkgeverscommissie heeft periodiek overleg met de griffie over lopende zaken. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de gang van zaken op de griffie en legt over de toepassing van het mandaat verantwoording af aan de werkgeverscommissie. De griffier brengt dringende zaken onverwijld onder de aandacht van deze commissie.
Tot de werkgeverstaken van de werkgeverscommissie behoren verder in ieder geval:
a) personele en/of organisatorische aangelegenheden waaruit financiële verplichtingen voortvloeien;
b) het binnen de geldende wet- en regelgeving en de overige vastgestelde kaders uitvoering en toepassing geven aan de regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie;
c) het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget toekennen van beloningscomponenten;
d) het aanpassen van de formatie, waaronder het aanstellen van personeel, binnen de geldende kaders van de loonkostenbegroting;
e) het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget inhuren van derden;
f) het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget aangaan van verplichtingen ter uitvoering van de Arbo-wet;
g) het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget vaststellen van het op de griffiemedewerkers gerichte vormings- en opleidingsplan;
h het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van re-integratietrajecten van griffiemedewerkers;
i) het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget (doen) bekostigen van loopbaantrajecten van griffiemedewerkers.
Artikel 3. Samenstelling werkgeverscommissie
Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester (en de wethouders) geen lid kunnen zijn van de werkgeverscommissie. Dit is volledig in de lijn met het feit dat de raad de werkgever is voor het griffiepersoneel. De burgemeester is hiervan geen lid. Overigens is de burgemeester wel lid van het college en stuurt hij dus rechtstreeks de secretaris aan, maar niet de griffier. De griffier is niet ondergeschikt aan de burgemeester. De uitvoering van de dagdagelijkse zaken worden namens de werkgeverscommissie wel in handen gelegd van de burgemeester.
De burgemeester is technisch voorzitter van de raad en zal in die hoedanigheid vaak een beroep doen op de griffier. In dat kader is het zinvol om de burgemeester uit te nodigen in de vergaderingen van de werkgeverscommissie als informant.
Artikel 4.Taken voorzitter
Gelet op de taken van de voorzitter van de werkgeverscommissie is het goed om voor de invulling van dit voorzitterschap een voorzittersprofiel op te stellen, waardoor de raad kan oordelen of de beoogde voorzitter aan dit profiel voldoet. Ook is het wellicht van belang om als raad aan de voorzitter (en de leden) van de werkgeverscommissie scholing aan te bieden op het specifieke terrein waarop deze commissie zich begeeft.
Artikel 8.Beslotenheid van vergaderingen
Wanneer in vergaderingen van de werkgeverscommissie personele aangelegenheden aan bod komen en hetgeen hier wordt besproken niet bedoeld is om aan derden kenbaar te maken, ligt het voor de hand dat hierover in beslotenheid wordt vergaderd. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn in beginsel wel openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel ervan geheimhouding moet worden gelegd. De werkgeverscommissie is op grond van artikel 86 van de Gemeentewet, bevoegd de geheimhouding op te heffen. Vanzelfsprekend kunnen raadsleden wel inzage krijgen in de stukken etc., aangezien de raad het oorspronkelijk bevoegde orgaan is.
Artikel 10.Verantwoording
De raad heeft sinds de dualisering van het gemeentebestuur een eigen secretaris gekregen, de griffier. Daarnaast heeft de raad ook vaak een griffie ingericht om hem, zijn organen en de griffier te ondersteunen. Daardoor heeft de raad er formeel een taak bij gekregen, de invulling van het werkgeverschap. Het is van belang dat de raad inzicht krijgt en houdt wat hieronder moet worden verstaan. De verantwoording door de werkgeverscommissie van haar werkzaamheden en bevindingen kan hieraan bijdragen.