Instructie voor de griffier van de gemeente Zoeterwoude

Artikel 1 - Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

b.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

d.presidium: het door de raad ingestelde orgaan ter voorbereiding van de vergaderingen van het Open Huis ingevolge artikel 4 van het Reglement van Orde voor de raad van Zoeterwoude 2021.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

Artikel 3 – Agendering

1De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2De griffier ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4De griffier bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

5De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

6De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad en commissies (voorrondes).

7De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van het presidium.

8De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 7 Leidinggeven en management,

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie.

8De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 9 – Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2Deze instructie kan worden aangehaald als Instructie voor de griffier van de gemeente Zoeterwoude 2023.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de Instructie griffier gemeente Zoeterwoude 2003 zoals vastgesteld op 5 juni 2003.