Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-accountant: de accountant die door de raad wordt aangewezen op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

-college: het college van burgemeester en wethouders;

-commissievoorzitter: voorzitter van de auditcommissie of zijn plaatsvervanger;

-griffier: griffier van de raad of zijn plaatsvervanger

-lid: lid van de auditcommissie;

-secretaris: de secretaris die door het college wordt aangewezen op grond van artikel 102 van de Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling

Er is een auditcommissie, waarvan de werkzaamheden betrekking hebben op onder andere de volgende onderwerpen:

a.de accountantscontrole;

b.het financieel beheer en de interne (risico)beheersing;

c.de planning & controlcyclus; en

d.de planning & controlinstrumenten.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

De auditcommissie:

a.informeert en adviseert de raad over de onderwerpen, bedoeld in artikel 2;

b.voert overleg met het college over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld in artikel 2;

c.voert overleg met de accountant over in ieder geval het accountantsverslag en de rapportages over de interne controle en beheersing;

d.begeleidt de aanbesteding van de accountantscontrole en adviseert de raad over de aanwijzing van een of meer accountants, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. In voorbereiding op de aanbesteding draagt de commissie zorg voor het opstellen van een programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole, met de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren; en

e.evalueert de werkzaamheden van de accountant en adviseert de raad over een verlenging van het contract met de accountant.

Artikel 4. De commissieleden

1De auditcommissie bestaat uit ten minste 3 en maximaal 5 leden.

2De raad benoemd de leden van de auditcommissie. Zowel raadsleden als commissieleden, als bedoeld in de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar 2025, kunnen lid van de auditcommissie zijn. De raad houdt, voor zover het de benoeming betreft, rekening met een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

3De raad kan een lid uit de auditcommissie ontslaan.

4Ieder lid kan ontslag nemen door zijn ontslag schriftelijk in te dienen bij de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

5Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt in ieder geval:

a.wanneer niet meer wordt voldaan aan de vereisten van het lidmaatschap van de raad of de raadscommissies;

b.wanneer een commissielid, als bedoeld in de verordening op de raadscommissies, benoemd is op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad; en

c.met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 5. De commissievoorzitter

1De commissie wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter van de commissie en één als plaatsvervangend voorzitter van de commissie. Zowel de voorzitter als zijn plaatsvervanger zijn lid van de raad.

2De commissievoorzitter is belast met:

a.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

b.de handhaving van de orde in de vergaderingen;

c.het opstellen van (advies)brieven aan de raad en raadsvoorstellen;

d.het vaststellen van de inhoud van (advies)brieven aan de raad of raadsvoorstellen, wanneer de commissie hierover geen consensus bereikt; en

e.het bewaken van de taken en de bevoegdheden die op grond van deze verordening aan hem of de commissie zijn toegedeeld.

3De commissievoorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen schriftelijk ontslag nemen door dit schriftelijk mede te delen aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na deze schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is aangewezen. Het neerleggen van het voorzitterschap heeft geen gevolgen voor het commissielidmaatschap, tenzij sprake is van ontslag als bedoeld in artikel 4.

4Het commissievoorzitterschap eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 6. Waarneming commissievoorzitterschap

1Als de commissievoorzitter niet beschikbaar is, wordt het commissievoorzitterschap waargenomen door de plaatsvervangend commissievoorzitter.

2De plaatsvervangend commissievoorzitter heeft de taken en bevoegdheden van de commissievoorzitter die nodig zijn voor de waarneming.

Artikel 7. De commissiegriffier

1De griffier van de raad kan ter ondersteuning van de commissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aanwijzen als commissiegriffier.

2Een commissiegriffier is aanwezig in de commissievergaderingen.

3Als een commissiegriffier niet beschikbaar is, wordt hij vervangen door de griffier of een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

4Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 8. Ondersteuning en adviseurs

1De commissie wordt in ieder geval terzijde gestaan door de volgende adviseurs:

a.de domeinmanager van het domein Dienstverlening & Bedrijfsvoering;

b.de teammanager van het team Financiën & Belastingen;

c.de concerncontroller; en

d.de (commissie)griffier.

2De adviseurs, genoemd in het eerste lid kunnen aanwezig zijn in de commissievergaderingen en geven gevraagd en ongevraagd advies aan de commissie.

3De commissie kan besluiten te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

Artikel 9. Vergaderingen

1De auditcommissie vergadert volgens een voorafgaand aan het vergaderjaar vast te stellen rooster. Daarnaast vergadert de auditcommissie ook als de commissievoorzitter het nodig acht of als ten minste 2 leden schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

2De commissievoorzitter opent een vergadering pas als blijkt dat meer dan de helft van de leden aanwezig is.

3Als meer dan de helft van de leden een kwartier na de beoogde begintijd van de vergadering niet aanwezig is, belegt de commissievoorzitter een nieuwe vergadering. Deze kan op zijn vroegst pas plaats vinden vierentwintig uur nadat de leden voor deze vergadering zijn opgeroepen. In die vervangende vergadering vervalt de eis dat meer dan de helft van de leden aanwezig moet zijn.

Artikel 10. Oproep en agenda

1De commissievoorzitter roept leden voor een commissievergadering schriftelijke op en deelt met hen de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

2De commissievoorzitter kan nadat hij leden schriftelijk heeft opgeroepen een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt zo snel mogelijk met de daarbij behorende stukken met de leden gedeeld.

3De stukken waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van het eerste en tweede lid bij de griffie ter inzage gelegd.

4De agenda wordt bij het begin van een vergadering door de commissie vastgesteld.

Artikel 11. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De auditcommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 12. Advies aan de raad en beslissingen

1Wanneer de commissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. Bij de formulering van een advies aan de raad wordt gestreefd naar consensus. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

2In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over het aan de raad uit te brengen advies of met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Verslag

1De commissiegriffier is verantwoordelijk voor een kort zakelijk verslag van vergaderingen.

2Uit een kort zakelijk verslag blijkt in ieder geval:

a.de namen van de aanwezige commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de leden, de adviseurs, en de namen van de overige aanwezigen;

b.een aantekening van leden die afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een zakelijke samenvatting van het advies aan de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies; en

e.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 11 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de leden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de commissievergadering waarop het betrekking heeft.

4Verslagen worden in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. Deze verslagen worden openbaar gemaakt, tenzij sprake is van informatie waarop op grond van de Wet open overheid (Woo) of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beperkingen van toepassing zijn.

Artikel 14. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten commissievergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 15. Verslag besloten vergadering

1De verslagen van besloten commissievergaderingen worden in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

2Tijdens deze vergadering neemt de auditcommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag. Verslagen waaromtrent op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van artikel 13 niet openbaar gemaakt maar bij de griffie ter inzage gelegd.

Artikel 16. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de auditcommissie die geheimhouding heeft opgelegd en daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de auditcommissie overleg gevoerd.

Artikel 17. Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 18. Intrekking oude Verordening

De Verordening op de auditcommissie gemeente Zevenaar 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het gemeenteblad.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de auditcommissie van de gemeente Zevenaar 2026.