Verordening auditcommissie gemeenteraad Zandvoort 2025

Artikel 1 Instelling

De raad stelt een auditcommissie in.

Artikel 2 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant: de door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet;

b.auditcommissie: de op grond van deze verordening op grond van artikel 84 van de Gemeentewet ingestelde adviescommissie aan de raad;

c.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zandvoort;

d.griffier: de functionaris zoals bedoeld in artikel 107 Gemeentewet;

e.leden: de leden van de auditcommissie;

f.planning & controldocumenten: voorjaarsnota, programmabegroting, najaarsnota, decemberrapportage en jaarstukken;

g.raad: de gemeenteraad van de gemeente Zandvoort;

h.reglement van orde (rvo): Reglement van Orde gemeenteraad Zandvoort ex artikel 16 Gemeentewet;

i.rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Zandvoort;

j.secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie;

k.voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 3 Doelstelling en taken

1De auditcommissie heeft als doel een bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door advies uit te brengen aan de raad en raadscommissies over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, verantwoording en controle, en zo de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken.

2De auditcommissie is belast met de begeleiding van de door de raad verleende opdracht aan de accountant en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant.

3De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer.

4De auditcommissie verricht handelingen die nodig zijn in verband met de voordracht van kandidaten van de rekenkamer;

5De auditcommissie overlegt en adviseert aan de raad over:

a.het aanbestedingstraject van de accountantscontrole;

b.de aanwijzing van de accountant;

c.de beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening en daarmee het intrekken van de aanwijzing van de accountant;

d.de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant;

e.de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en of deze overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden;

f.het jaarlijkse auditplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole;

g.het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring;

h.voorstellen tot wijziging van de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet alsmede van andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan;

i.de behandeling van de verschillende financiële nota’s en kaders zoals genoemd in de financiële verordening;

j.de planning, de behandeling, de opbouw, de kwaliteit en de vaststelling van planning- en controldocumenten;

k.afstemming over onderzoeken door de accountant, de rekenkamer, het college in het kader van artikel 213a Gemeentewet, en onderzoeken door de raad in het kader van artikel 155a Gemeentewet;

l.het toezicht op de navolging van de door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en 213a-onderzoeken;

m.alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de auditcommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de auditcommissie van meerwaarde is ter versterking van de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

Artikel 4 Bevoegdheden

1De auditcommissie heeft de volgende bevoegdheden:

a.het op eigen titel uitbrengen van advies aan en informeren van de raad;

b.informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, ambtenaren, de accountant en derden;

c.externe deskundigheid in te schakelen die de commissie van advies dient.

2De auditcommissie kan de portefeuillehouder financiën van het college, ambtenaren, de accountant, de rekenkamer, externe deskundigen en overige derden verzoeken de vergadering bij te wonen:

a.voor het geven van toelichting, en/of;

b.deel te nemen aan de beraadslagingen van de auditcommissie en/of;

c.om advies uit te brengen.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming

1De auditcommissie bestaat uit minimaal vijf leden.

2De leden worden door de raad benoemd. Benoembaar zijn leden van de gemeenteraad en reeds door de raad benoemde commissieleden ex artikel 10 van het rvo.

3Van elk in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één lid worden benoemd.

4De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

5Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van raads- of commissielidmaatschap ex artikel 10 van het rvo, door ontslagname of door een besluit van de raad.

6Als er een vacature ontstaat, wordt in het seniorenconvent gesondeerd of de raad voornemens is een nieuw lid te benoemen. Indien het vervallen van een lidmaatschap ertoe leidt dat het vereiste minimum aantal leden niet langer wordt gehaald, benoemt de raad zo spoedig mogelijk een nieuw lid.

Artikel 6 Voorzitter

1De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door de leden van de auditcommissie uit hun midden benoemd. De voorzitter is tevens raadslid.

2De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij verhindering of afwezigheid.

3De voorzitter draagt zorg voor:

a.het, in afstemming met de secretaris, opstellen van de agenda en voorbereiden van de vergadering;

b.het leiden van de vergadering;

c.het monitoren van het jaarplan;

d.het, in afstemming met de secretaris, zorgdragen voor het opstellen van het verslag van de vergadering en formuleren van het advies aan de raad;

e.het ondertekenen van de adviezen van de auditcommissie die aan de raad worden uitgebracht;

f.het toezien op de naleving van deze verordening.

4De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan de besprekingen van de auditcommissie.

Artikel 7 Vergoeding

1De raad wijst de auditcommissie aan als een bijzondere commissie zoals bedoeld in artikel 3.1.4, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Raadsleden die tevens lid zijn van de auditcommissie ontvangen voor de duur van de activiteiten per maand een vergoeding ter hoogte van het maximale bedrag op grond van artikel 3.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

2De vergoeding, bedoeld in het eerste lid, wordt slechts toegekend voor maanden waarin werkzaamheden voor de commissie zijn verricht. Indien gedurende een maand geen werkzaamheden zijn verricht, wordt over die maand geen vergoeding uitgekeerd.

3Op grond van artikel 3.4.2 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers ontvangen commissieleden die tevens lid zijn van de auditcommissie een vergoeding van €120 per bijgewoonde auditcommissie-vergadering.

4Het verstrekken van de vergoeding voor commissieleden wordt bepaald aan de hand van de presentie van een lid tijdens de vergaderingen van de auditcommissie. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1De auditcommissie stelt jaarlijks een jaarplan op met daarin de planning van de vergaderdata en de voorgenomen werkzaamheden.

2De auditcommissie vergadert zo vaak als zij dit noodzakelijk acht.

3De agenda en bijbehorende stukken worden ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering op de website van de raad geplaatst.

4De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt.

5De secretaris draagt, in afstemming met de voorzitter, zorg voor het opstellen van een conceptverslag.

6In het verslag staat in ieder geval:

a.de namen van de voorzitter, secretaris, aanwezige leden en overige aanwezige personen;

b.welke leden afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.de conclusies met betrekking tot de zaken die aan de orde zijn geweest en adviezen, inclusief eventuele minderheidsstandpunten;

e.eventuele bestuurlijk gedane toezeggingen.

7De leden en overige aanwezigen hebben de mogelijkheid om binnen een week na toezending te reageren op het conceptverslag, waarbij de gemaakte opmerkingen door de secretaris worden verwerkt.

8Het conceptverslag wordt in de eerstvolgende vergadering door de auditcommissie vastgesteld.

Artikel 9 Advisering

1De auditcommissie brengt haar adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad en/of raadscommissie.

2De auditcommissie kan deze adviezen op verzoek van de raad en/of raadscommissie toelichten in een raadsvergadering en/of raadscommissie.

Artikel 10 Ondersteuning

1De secretaris ondersteunt de auditcommissie.

2De secretaris is bij iedere vergadering van de auditcommissie aanwezig.

3De secretaris kan door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslaging deel te nemen.

4De secretaris draagt, in afstemming met de voorzitter, zorg voor de informatieverzameling, agendaplanning, verslaglegging, het monitoren van het jaarplan en het vastleggen van het advies van de auditcommissie aan de raad en/of raadscommissie.

Artikel 11 Uitleg, inwerkingtreding, en citeertitel

1In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

2Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026.

3Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening auditcommissie gemeenteraad Zandvoort 2025’.