Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Zaanstad

Artikel 1: Begripsbepalingen

1In deze verordening wordt verstaan onder:

a.ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college;

b.budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten;

c.bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad: commissies ex art. 82 Gemeente-wet;

d.griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

e.griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

f.presidium: orgaan als bedoeld in het Reglement van orde;

g.steunfractieleden: door de raad benoemde en beëdigde personen overeenkomstig art. 12 Reglement van orde; waar raadsleden genoemd zijn, worden ook steunfractieleden bedoeld, tenzij anders bepaald;

h.werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet.

i.agendacommissie: ingestelde commissie ingevolge artikel 7 RvO met de taak de agenda's van de vergaderingen van het Zaanstad Beraad en gemeenteraad voor te bereiden.

Artikel 2: Werkgeverscommissie

1De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.

2De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid, van de Gemeentewet. De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening mandaat tot het uitoefenen van de daarbij behorende bevoegdheden.

3De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening mandaat om kennis te nemen van een geschil zoals genoemd in lid 3 van artikel 11.5 van de Cao gemeenten, tussen griffieambtenaren en de griffier en hierover advies uit te brengen.

4De werkgeverscommissie bestaat uit:

a.ten minste twee en ten hoogste vier leden uit de raad;

b.de voorzitter van de raad in de rol van adviseur.

5De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

6De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een door het college aan te wijzen personeelsfunctionaris.

7De werkgeverscommissie bereidt voor de raad de besluiten voor die zijn uitgezonderd in het tweede lid.

8De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad de besluiten als bedoeld in het zevende lid.

Artikel 3: Griffier

1De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

2De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad ondertekend door de griffier.

3De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming, schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.

Artikel 4: Taak griffie

De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 5: Rechtspositie griffie

De griffie volgt de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek van de Gemeente Zaanstad.

Artikel 6: Medezeggenschap

De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met het presidium en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie.

Artikel 7: Facilitaire ondersteuning

De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering, personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie. Voor de kosten hiervan worden de binnen de gemeente Zaanstad gebruikelijke toerekeningen gehanteerd.

Artikel 8: Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het adviseren over het ontwikkelen, innoveren en adviseren over beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

Artikel 9: Agendering

1De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

2De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Artikel 10: Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

4De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

5De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met de agendacommissie of het Presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

6De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad bij interne en externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 11: Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier adviseert over de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4De griffier adviseert over de voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

a.het voldoen aan wet- en regelgeving;

b.door de raad vastgestelde spelregels;

c.eerder genomen besluiten;

d.door de raad vastgestelde formats.

5De griffier faciliteert de rapportage/monitoring over de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

6De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de sessievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

7De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies, agendacommissie, het Presidium en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

8De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad.

9De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 12: Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 13: Leiddinggeven en management

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad

2De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, en bevordert een gezonde financiële huishouding.

9De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 14: Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 15: Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

Artikel 16: Opdracht tot bijstandverlening

Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.

Artikel 17: Verzoek aan de griffier

Indien één of meerdere raadsleden of steunfractieleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier, of door een griffiemedewerker.

Artikel 18: Verzoek aan de gemeentesecretaris

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 19: Rechtstreeks verzoek aan ambtenaren

1Bij de aanbieding van raadstukken door het college aan de raad vermeldt het college naam, telefoonnummer en e-mailadres van de ambtenaar tot wie de raadsleden en steunfractieleden zich rechtstreeks kunnen wenden voor ambtelijke bijstand van geringe omvang voor dat raadsonderwerp en zorgt het college ervoor dat deze aangewezen ambtenaren bij de vergadering waarin het raadsonderwerp behandeld wordt aanwezig zijn voor ambtelijke bijstand aan raadsleden en steunfractieleden;

2In de gevallen waarin de gevraagde bijstand van geringe omvang is, maar geen betrekking heeft op raadstukken, kan het raadslid of het steunfractielid zich rechtstreeks wenden tot het hoofd van de afdeling waar het onderwerp toe behoort.

3De ambtenaren, die voor ambtelijke bijstand conform het eerste en/of tweede lid gevraagd worden, stellen hun informatie en kennis mondeling, telefonisch en/of elektronisch ter beschikking. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek om bijstand in het eerste en/of tweede lid bedoelde gevallen betreft, stelt hij de gemeentesecretaris en de griffier daarvan in kennis.

Artikel 20: Weigeringsgronden

Bijstand wordt verleend, tenzij:

a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden;

c.de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit;

d.het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen, of groepen van personen.

Artikel 21: Beoordeling

1Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 18 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 19 of 20 betreft.

2Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of steunfractielid meegedeeld.

3Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan de burgemeester, die zo spoedig mogelijk over het verzoek beslist.

4Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 20, tweede lid, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

Artikel 22: Rechten steunfractieleden en fractie-assistenten

1Steunfractieleden hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad en door de raad benoemd te worden in andere raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet.

2Steunfractieleden hebben recht op alle informatie die aan de raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt, tenzij de wet zich daar tegen verzet. Fractie-assistenten ontvangen geen geheime informatie, maar kunnen wel het gesprek in de fractie over geheime informatie bijwonen en daaraan deelnemen. De geheimhouding op deze informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt op een passende wijze kenbaar gemaakt aan de fractie-assistenten. De geheimhoudingsplicht valt onder de geheimhouding als bedoeld in de Gemeentewet juncto artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht en wordt overeenkomstig artikel 89, lid 2, van de Gemeentewet in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.

3Steunfractieleden hebben het recht schriftelijke vragen te stellen, zoals geregeld in het Reglement van orde.

4Steunfractieleden hebben recht op een vergoeding voor de werkzaamheden en tegemoetkoming in de kosten, zoals geregeld in de Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, steunfractieleden, commissieleden en fracties gemeente Zaanstad 2014.

5Steunfractieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen, het gebruik van de fractie- en raadsruimten, en het gebruikmaken van een e-mailaccount.

Artikel 23: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Zaanstad'.

Artikel 24: Inwerkingtreding

1Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

2Deze verordening wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad en op Overheid.nl

3Het Convenant over Raadsgriffie (oktober 2002; 2004/54801), de Instructie raadsgriffier van 14 maart 2002, de verordening op de Fractieondersteuning (2006/58471) en het raadsbesluit 2008/56 van 9 oktober 2008 inz. mandatering raadsgriffier worden met de inwerkingtreding van deze verordening beëindigd, of ingetrokken.