Besluit Informatiebeheer Zaanstad 2023

Artikel 1

1Dit besluit verstaat onder:

a) Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (aangepast per 1oktober 2010 en 1 januari 2013);

b) Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 17 december 2015;

c) Authentiseren: het verlenen van een of meer kenmerken aan een document, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om het originele, authentieke document gaat;

d) Informatie: schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens zoals bedoeld in artikel 2.1 van de Wet Open Overheid en zoals wordt voorgesteld in de nieuwe Archiefwet artikel 1.2:

a.door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen en dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan;

b.is opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen, waarvan of van wie de rechten of functies op een overheidsorgaan zijn overgegaan;

c.of voor blijvende bewaring is opgenomen door de archiefdienst;

d.beheer van informatie: het beheren, bewaren en ontsluiten van informatie en het verstrekken van inlichtingen daaruit;

e.informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen, inclusief technische infrastructuur, om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn.

2Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling (Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden) is mede van toepassing op informatie die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 2

1De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het stadhuis van Zaanstad, Stadhuisplein 100 te Zaandam. Een toekomstige digitale archiefbewaarplaats (e- depot) is niet noodzakelijkerwijs op dit adres gevestigd.

2In deze archiefbewaarplaats kan zich, naast overgebrachte informatie, ook informatie met een afwijkend openbaarheid regime bevinden. De archivaris houdt hiervan een overzicht bij.

Artikel 3

Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.

Artikel 4

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 5

1Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

2Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen die in de archiefbewaarplaats berusten. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

3De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 6

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van informatie en het beheer van de ruimten waarin informatie ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 7

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 8

Als beheerder in de zin van dit besluit wordt aangewezen: het afdelingshoofd Documentaire Informatievoorziening ( DIV) van de gemeente Zaanstad.

Artikel 9

1De beheerder is belast met de informatiehuishouding binnen de gemeente ten aanzien van de door de gemeente uitgevoerde taken, voor zolang de informatie die daaruit voortkomt niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2De beheerder is belast met de implementatie en het onderhouden van een kwaliteitssysteem informatiebeheer.

Artikel 10

1Het hoofd van een beheereenheid is belast met het beheer van informatie voor de onder hem ressorterende taken.

2Het hoofd van een beheereenheid draag er zorg voor dat zijn werknemers bekend zijn met en zich houden aan de procedures die op grond van artikel 15 en 17 zijn of worden vastgesteld.

Artikel 11

1Het college stelt een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in waarin de beheerder (voorzitter), de gemeentearchivaris, afdelingshoofd Informatie, Beheer en Techniek , een afgevaardigde van concern control en, afhankelijk van de onderwerpen die besproken worden, op uitnodiging een afgevaardigde van concern control en en/of andere afdelingshoofden zitting hebben.

2Het SIO wordt inhoudelijk ondersteund door een informatiemanager, een strateeg, een procesadviseur en indien noodzakelijk door deskundigen op het gebied van informatiebeheer.

3Het Strategisch Informatie Overleg heeft tot taak het bewaken van de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding.

4Het Strategisch Informatie Overleg is bevoegd tot het geven van bindende aanwijzingen met betrekking tot:

a.de aanschaf van digitale applicaties waarin langer dan 7 jaar te bewaren informatie wordt gecreëerd en/of beheerd;

b.keuzes in het beleid op het terrein van de informatiehuishouding die de onderlinge samenhang tussen de verschillende componenten van de informatiehuishouding kunnen verstoren;

c.de duurzaamheid van digitale informatie;

d.het uitbesteden van de uitvoering van taken aan externe organisaties waarbij blijvend te bewaren informatie voor de gemeente Zaanstad wordt gecreëerd;

e.het extern hosten van blijvend te bewaren informatie;

f.aanpassingen van de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de gemeentelijke selectielijst en andere waarderingsvraagstukken;

g.(actualisatie van) aanwijzingsbesluiten en procedures met betrekking tot de informatiehuishouding.

h.de keuze voor de inrichting en locatie van een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) voor de informatie van de gemeente, een en ander met inachtneming van de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels

5Bij verschil van mening tussen de leden van het Strategisch Informatie Overleg beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 12

De beheerder draagt er zorg voor dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat haar houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 13

De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 14

Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en bewaard.

Artikel 15

De beheerder draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

IDENTIFICERING VAN INFORMATIE

Artikel 16

1De beheerder draagt er zorg voor dat van alle informatie is vastgelegd

a.De inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;

b.wanneer de informatie is ontvangen, opgemaakt of verzonden;

c.wie de afzender, vervaardiger of geadresseerde is;

d.op welke taak, zaak of welk proces de informatie betrekking heeft;

e.wat de status en de versie van de informatie is; en

f.wat de samenhang is met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie.

2De kenmerken worden vastgelegd in een metadataschema, als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling, aan de hand waarvan de informatie op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden.

Artikel 17

De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en haar afdoeningstermijnen worden bewaakt.

ORDENING EN TOEGANKELIJKHEID VAN INFORMATIE

Artikel 18

1De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en bewaard dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

2De beheerder, in overleg met de afdeling IBT, draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling tijdig plaatsvindt.

Artikel 19

De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten (voor digitale archiefbescheiden e-depot genaamd) en serverruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 20

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten (voor digitale archiefbescheiden e-depot genaamd) behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

BEVEILIGING EN RAADPLEGING VAN INFORMATIE

Artikel 21

De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die minimaal omvat organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijzigen, verwijderen, kopiëren, muteren, overschrijven of vernietigen van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt.

Artikel 22

In het geval van papieren informatie houdt de beheerder bij welke informatie wordt uitgeleend en laat hij controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van papieren informatie (dossiers) is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende informatie, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende afdeling.

Artikel 23

Informatie verwijderen is alleen toegestaan als dit ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels gebeurt.

Artikel 24

1De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.

2Raadpleging en, in het geval van papieren informatie, ook uitlening of terbeschikkingstelling van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

VERVANGING VAN INFORMATIE

Artikel 25

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, is vooraf toestemming van de gemeentearchivaris vereist. In het besluit tot vervanging dienen ten minste die aspecten van het toegepaste vervangingsproces te worden vastgelegd die in artikel 26B van de Archiefregeling worden opgesomd.

VERVREEMDING EN TERBESCHIKKINGSTELLING VAN INFORMATIE

Artikel 26

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, is vooraf toestemming van de gemeentearchivaris vereist.

Artikel 27

1Overdracht van papieren informatie (dossiers) aan derden behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, het Strategisch Informatie Overleg gehoord.

2Afspraken over de uitwisseling of terbeschikkingstelling van digitale informatie aan derden dient te worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst.

SELECTIE EN VERNIETIGING VAN INFORMATIE

Artikel 28

1De beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Artikel 29

De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan, een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als verleende machtiging tot vernietiging.

OVERBRENGING VAN INFORMATIE

Artikel 30

1De beheerder pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet.

2Bij overbrenging van informatie naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) dienen de informatie en de bijbehorende kenmerken zodanig geëxporteerd te kunnen worden dat de informatie nadien leesbaar en interpreteerbaar is te maken zonder gebruikmaking van het oorspronkelijke systeem waarin de informatie is gevormd.

Artikel 31

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer 2015.

Artikel 32

Dit besluit treedt in werking op de derde dag na de dag van bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.

Artikel 33

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Zaanstad 2022.

Aldus vastgesteld op d.d. 28-03-2023

burgemeester en wethouders van Zaanstad,

drs. J. Hamming, burgemeester

drs. G. Blom, gemeentesecretaris