Verordening auditcommissie Wormerland 2025

Artikel 1. Begripsbepalingen

1In deze verordening wordt verstaan onder:

a.De commissie: de auditcommissie, zijnde een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet;

b.De raad: de gemeenteraad van de gemeente Wormerland;

c.Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wormerland;

d.De fractie: de fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde van de gemeenteraad van Wormerland;

e.Een lid: een door de raad tot lid benoemd raadslid of burgerraadslid;

f.De voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie of diens vervanger;

g.De secretaris: de griffier van de gemeenteraad dan wel een door de griffier aan te wijzen griffiemedewerker;

h.De accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

i.De CISO: de Chief Information Security Officer, de in de organisatie verantwoordelijke voor de informatiebeveiliging;

j.Het controleprotocol: het protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2. Taken

1De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.Het onderzoek van alle documenten behorend bij de Planning & Control cyclus als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de raad;

b.Het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet;

c.Bespreekt jaarlijks het controleplan en de toets op de rechtmatigheidscontrole van de accountant met de portefeuillehouder financiën. Indien nodig maakt de commissie afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de Planning & Control cyclus van gemeente;

d.Adviseert aan de raad over het toe te passen normenkader en de vast te stellen tolerantie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en laat zich hierover informeren door de accountant;

e.De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

f.Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, de rechtmatigheidscontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad. De commissie adviseert hierover aan de raad;

g.Bespreekt de jaarlijkse rapportage met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging in relatie tot de jaarrekening;

h.Bespreekt één keer per jaar met de accountant de relatie tussen de gemeente en de accountant en vaker indien daar aanleiding toe is;

i.Is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming;

j.Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

3De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft daarom geen directe opdracht gevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Bevoegdheden

1De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen uit brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant.

3De commissie is bevoegd om adviseurs en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

4De commissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.

5De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant.

6De commissie is bevoegd de portefeuillehouder financiën te adviseren over de kwaliteit van bestuurlijke financiële voorstellen alvorens deze aan de raad worden aangeboden.

7De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand.

Artikel 4. Samenstelling, benoeming en zittingsduur

1De commissie bestaat uit minimaal drie tot maximaal vijf leden die door de raad worden benoemd.

2De aanwijzing van de leden van de commissie vindt plaats bij het begin van de zittingsperiode van de raad.

3De leden van de commissie moeten raadslid of burgerraadslid zijn.

4De leden van de commissie zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

5De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad en:

a.Als het lid niet langer raadslid of burgerraadslid is;

b.Door schriftelijke opzegging van het lid aan de voorzitter van de raad.

6De raad kan een lid van de commissie tussentijds ontslaan door middel van een met redenen omkleed besluit.

7Als door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

8De secretaris van de commissie kan als adviseur aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 5. De voorzitter

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een vervangend voorzitter.

2De voorzitter is bij voorkeur een raadslid.

3De voorzitter draagt tenminste zorg voor:

a.Het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

b.Het leiden van de vergaderingen;

c.Het goed functioneren van de commissie;

d.Het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden;

e.Het doen naleven van deze verordening;

f.Het vertegenwoordigen van de commissie in de raadsvergadering en voorronde.

4De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen en werkwijze

1De commissie vervult haar taken vanuit een niet-politieke invalshoek.

2Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3In november of december stelt de raad de Planning & Control kalender vast voor het komende jaar met daarin de planning van de opleverdata van de diverse Planning & Control documenten en de voorgenomen vergaderingen van de commissie over deze documenten.

4De commissie vergadert verder zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

5De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen, spoedeisende gevallen uitgezonderd ten minste 10 dagen voorde vergadering aan de leden worden verzonden.

6De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. Slechts bij uitzondering worden stukken nagezonden.

7De relevante stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste 7 werkdagen voor de vergadering aan de leden aangeboden.

8De commissie kan worden ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, teamleider financiën en control, de portefeuillehouder financiën, de accountant, de gemeentesecretaris en overige functionarissen.

9Indien de commissie ambtenaren uitnodigt, informeert de voorzitter het college hierover.

10De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

11Van iedere vergadering wordt door de secretaris een verslag en een besluitenlijst gemaakt. Het verslag en de besluitenlijst worden vastgesteld door de commissie.

12De besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen waarbij ieder aanwezig lid 1 stem heeft.

13Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

14Indien één van de leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

15Stukken die door het college onder geheimhouding worden aangeboden aan de commissie, worden als zodanig behandeld. De geheimhoudingsregels van artikel 88 en 89 van de Gemeentewet worden gevolgd.

16Van iedere vergadering wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

17De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

18Buiten de formele vergaderingen bestaat ook de mogelijkheid tot de consultatie van de commissie via onder andere digitaal overleg.

Artikel 7. Geheimhouding

1Ten aanzien van geheimhouding zijn de geldende artikelen uit de Gemeentewet (art. 87 e.v.) en de Wet open overheid van toepassing.

Artikel 8. Verslaglegging

1De commissie biedt de raad een verslag aan over de door de commissie behandelde stukken uit de Planning & Control cyclus.

2Het verslag bevat een beknopte zakelijke weergave van de onderwerpen die de commissie heeft besproken en het advies dat de commissie meegeeft aan de gemeenteraad, de accountants en/of haar adviseurs.

3Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

4Het verslag van de commissievergaderingen is openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt of in het verslag een onderwerp voorkomt dat in beslotenheid behandeld is, dan wel de stukken raakt die onder geheimhouding aan de commissie zijn overgelegd.

5Het verslag wordt ter kennisgeving gestuurd aan de adviseurs van de commissie.

Artikel 9. Informatieverstrekking.

1Het college verstrekt de commissie gevraagd of ongevraagd alle informatie die zij nodig heeft voor de uitoefening van haar taak.

2Artikel 169 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

3Indien het college redenen aanwezig acht om van toezending van documenten of verstrekking van informatie als bedoeld in lid 1 en lid 2 af te zien, doet het daarvan mededeling aan de raad en de voorzitter van de commissie.

Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden

1In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van haar voorzitter.

Artikel 11. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie Wormerland 2025.

2Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking.

3Met de inwerkingtreding van deze verordening worden de volgende stukken ingetrokken.

a.Reglement controlecommissie 2005;

b.Wijziging op het reglement van 2007.