Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie die is samengesteld uit de leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren;

c.adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;

d.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Groningen;

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een gesprek.

3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.

2De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning van de provincie Groningen.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1De raad kiest een vaste commissie uit haar midden, tenminste acht weken voor het (eerste) gesprek.

2De commissie wordt samengesteld uit drie leden van de raad. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

3Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter.

2De voorzitter leidt het gesprek.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3De betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en secretaris, dan wel door of namens de commissie geraadpleegde derden.

4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en de adviseurs.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1Voorafgaand aan het functioneringsgesprek komt de commissie bijeen om het gesprek voor te bereiden.

2De commissie bepaalt de wijze van voorbereiding van het gesprek.

3De volgende zaken worden bij de voorbereiding betrokken:

-aard en strekking van het voorbereidingsgesprek

-voorbereidende activiteiten

-agendavorming

-gespreksvoering en gespreksregie\verslaglegging

4De commissieleden en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

5De commissie of een delegatie van de commissie kan informerende gesprekken houden met derden die zicht hebben op het functioneren van de burgemeester.

6De voorzitter van de commissie nodigt de commissieleden en de burgemeester tijdig uit voor het functioneringsgesprek. Betrokkenen die verhinderd zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee aan de voorzitter.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunten bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester benoemd is.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester

a.als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of het overleg met de fractievoorzitters;

b.in het proces van dualisme;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van het beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 van de Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van openbare orde en veiligheid;

f.en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h.en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

i.en zijn nevenfuncties en integriteit;

j.en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

5In het tweede deel van het gesprek wordt gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente en de betekenis hiervan voor het functioneren van de burgemeester.

Artikel 9 Verslaglegging

1Door de griffier wordt een verslag en een rapport opgesteld.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4Het rapport wordt opgesteld ten behoeve van de Commissaris van de Koning en bevat de conclusie van het gesprek.

5Het verslag en rapport worden in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld

6Het vastgestelde rapport wordt aan de burgemeester gestuurd en het vastgestelde rapport aan de commissaris van de Koning in de provincie Groningen.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een rapport van het vastgestelde verslag en rapport.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Slotartikelen

Deze verordening treedt in werking één dag na de datum van bekendmaking..

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Functioneringsgesprek burgemeester en raad.