Gemeenschappelijke regeling 'Regionaal Archief Zuid-Utrecht’

Artikel 1: Begripsbepalingen

1In deze regeling wordt verstaan onder:

a.de regeling:

de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)

b.het samenwerkingsgebied:

het gezamenlijk grondgebied van de gemeenten

c.het Regionaal Archief Zuid-Utrecht:

de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 2

d.gemeenten:

de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede

e.college:

het college van burgemeester en wethouders

f.gedeputeerde staten:

het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht

g.raad:

de gemeenteraad van een gemeente

h.de wet:

de Wet gemeenschappelijke regelingen

i.de deelnemers:

de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende colleges van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede

2Waar in de regeling artikelen van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing worden verklaard, dient in de plaats van de gemeente, de raad, het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester te worden gelezen: de bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Zuid-Utrecht, haar bestuur, respectievelijk haar voorzitter.

Artikel 2: Rechtsvorm en bestuursorganen

1Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie genaamd 'Regionaal Archief Zuid-Utrecht’, gevestigd te Wijk bij Duurstede.

Artikel 3: Doel

Doel van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het in het samenwerkingsgebied:

-uitvoering geven aan de Archiefwet 1995; alsmede

-vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek.

Artikel 4: Taken en bevoegdheden

1Ter verwezenlijking van het doel worden in ieder geval, met inachtneming van het bepaalde in wettelijke voorschriften en deze regeling, de in artikel 5 genoemde taken verricht.

2Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is in het kader van de doelstelling bevoegd tot het op verzoek van één of meerdere deelnemende gemeenten en/of derden verrichten van diensten.

3Een besluit tot dienstverlening als bedoeld in lid 2 vermeldt ten minste de wijze van kostenberekening en de overige voorwaarden.

Artikel 5

1Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht heeft tot taak:

-de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995;

-het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers, voor zover deze niet zijn overgebracht;

-het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

2Aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Zuid-Utrecht komen alle bevoegdheden tot regeling en bestuur toe die noodzakelijk zijn ten behoeve van de uitvoering van taken die bij deze gemeenschappelijke regeling aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgedragen en die daarvoor bij of krachtens enig wettelijk voorschrift aan gemeentebesturen zijn of worden toegekend.

Artikel 6

1Het bestuur bestaat uit zoveel leden als het aantal deelnemers aan deze regeling.

2Het college van elke gemeente wijst uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid van het bestuur aan.

3In geval van verhindering of ontstentenis van een lid, wordt deze vervangen door zijn of haar plaatsvervanger.

4De colleges beslissen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode van de colleges over de aanwijzing als bedoeld in het tweede lid.

5Indien tussentijds een vacature in het bestuur ontstaat, wijst het college van de betreffende gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

6Het lidmaatschap van het bestuur eindigt als de zittingsperiode van het college afloopt of indien het lidmaatschap van het college, waaruit het betreffende lid afkomstig is, tussentijds beëindigd wordt.

7De provinciaal archiefinspecteur wordt als adviseur voor de vergaderingen van het bestuur uitgenodigd. Hij kan deelnemen aan de beraadslagingen maar heeft geen stemrecht.

Artikel 7

1Op het houden en de orde van de vergaderingen van het bestuur is artikel 22, lid 1 van de wet van toepassing.

2Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar.

3De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar.

4De deuren worden gesloten wanneer een zesde gedeelte der aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig acht.

5Het bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

6Ten aanzien van het verhandelde in een besloten vergadering is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing.

7In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of worden besloten over:

a.de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de rekening;

b.het toetreden tot en het uittreden uit de regeling;

c.het wijzigen en beëindigen van de regeling.

Artikel 8

1Ieder lid van het bestuur heeft een aantal stemmen afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente, welke het vertegenwoordigt.

2Als inwonersaantal geldt het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde aantal inwoners op 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar.

3De stemverhouding als bedoeld in het eerste lid is als volgt: 1 t/m 10.000 inwoners: 1 stem

10.001 t/m 20.000 inwoners: 2 stemmen

20.001 t/m 30.000 inwoners: 3 stemmen

30.001 t/m 40.000 inwoners: 4 stemmen

40.001 t/m 50.000 inwoners: 5 stemmen

50.001 t/m 60.000 inwoners: 6 stemmen

60.001 t/m 70.000 inwoners: 7 stemmen

4Met betrekking tot het vergaderquorum is artikel 20 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

5Met betrekking tot het besluitquorum is artikel 30 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9

Tenzij het bestuur anders besluit worden door het bestuur geen andere besluiten ter zienswijze aan de raden voorgelegd dan de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd.

Artikel 10

1Het bestuur geeft aan de raden en de colleges van de gemeenten, indien daartoe door één of meer leden daarvan wordt gevraagd, dan wel ongevraagd, alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hem gevoerde en te voeren beleid.

2Een lid van het bestuur verschaft het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is alle inlichtingen die door dat college of die raad of één of meer leden daarvan worden verlangd.

3Ieder lid van het bestuur is aan het college dat het betreffende lid heeft aangewezen en de raad van de gemeente waaruit hij of zij afkomstig is verantwoording schuldig voor het door hem of haar in dat bestuur gevoerde beleid.

4Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de in de betrokken gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 11

1Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling betrokken voor zover dat bij of krachtens wet is vereist, of voor zover door het bestuur is bepaald. De participatie vindt plaats op de in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze.

2Bij de participatie kan een andere procedure dan die van afdeling 3.4. van de Algemene wet bestuursrecht gevolgd worden.

Artikel 12

1Door het bestuur wordt uit de leden een voorzitter aangewezen, die voorzitter is van het bestuur. De aanwijzing vindt plaats in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het bestuur.

2Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

3De voorzitter is aan het bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hem gevoerde bestuur. Hij geeft het bestuur mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen.

Artikel 13

1Met betrekking tot de uitoefening van de in de artikelen 4 en 5 genoemde taken en bevoegdheden berusten bij het bestuur alle bevoegdheden die niet krachtens deze regeling aan de voorzitter zijn opgedragen.

2Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde, is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

a.het vaststellen van de meerjaren- en jaarlijkse beleidsplannen;

b.het vaststellen van de kadernota;

c.het vaststellen en wijzigen van de begroting;

d.het vaststellen van de jaarrekening;

e.het opstellen van voorwaarden voor toetreding;

f.het (mede) oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen.

Artikel 14

Naast de uitoefening van de taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur belast met en bevoegd tot:

a.het voorbereiden van al hetgeen in de vergadering van het bestuur ter beraadslaging en beslissing moet worden gebracht;

b.het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht;

c.de zorg, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding;

d.het voorstaan van de belangen van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht bij andere overheden, instellingen, diensten en personen;

e.het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

Artikel 15

1De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur.

2De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur.

3Alle stukken uitgaande van het bestuur worden door de voorzitter ondertekend, tenzij hij aan de directeur, als bedoeld in artikel 17, het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

4De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Archief Zuid-Utrecht in en buiten rechte. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel een geschil waarbij het lichaam betrokken is, oefent de plaatsvervangend voorzitter deze bevoegdheid uit. Als ook zijn bestuur bij de privaatrechtelijke aangelegenheid dan wel het geschil is betrokken, oefent een ander lid deze bevoegdheid uit.

5De voorzitter kan de vertegenwoordiging, als in het vorige lid bedoeld, opdragen aan een door hem schriftelijk aangewezen gemachtigde.

Artikel 16

1De directeur en de medewerkers zijn in dienst van de gemeente Houten en worden voor onbepaalde tijd gedetacheerd bij het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

2De rechtspositieregeling van de gemeente Houten, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het gedetacheerde personeel van overeenkomstige toepassing.

3Op deze detachering is een raamovereenkomst tussen de deelnemende gemeenten aan de regeling van toepassing, genaamd Raamovereenkomst gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht.

4Voor de directeur en de medewerkers worden individuele detacheringsovereenkomsten opgesteld.

Artikel 17: Directeur

1Aan het hoofd van de werkorganisatie staat de directeur. Deze heeft de dagelijkse leiding.

2De directeur wordt op bindende voordracht van het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht aangesteld, geschorst en ontslagen door het college van de gemeente Houten.

3De directeur is bevoegd om binnen de kaders van de (meerjaren)begroting de organisatie zo in te richten en de bedrijfsvoering zo vorm te geven dat de in het (meerjaren)beleidsplan vastgestelde kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen worden gerealiseerd.

4De directeur treedt op als archivaris van de gemeenten en is in die hoedanigheid belast met de uitvoering van de taken en bevoegdheden als bedoeld in de Archiefwet 1995.

5De directeur is verantwoording schuldig aan het bestuur.

6Het bestuur regelt de vervanging van de directeur bij zijn afwezigheid.

Artikel 18

1De directeur staat het bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde.

2De directeur is in de vergaderingen van het bestuur als secretaris aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

3Met inachtneming van artikel 15, derde lid, worden alle stukken die van het bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

4De directeur is verantwoordelijk voor het opmaken van de verslagen van de vergaderingen van het bestuur.

Artikel 19: Overig personeel

1Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht kan overig personeel aanstellen.

2Het overig personeel wordt op bindende voordracht van het bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, aangesteld, geschorst en ontslagen door het college van de gemeente Houten.

Artikel 20: Financieel beheer

Het bestuur stelt bij besluit regels vast zoals bedoeld in artikel 212 en 213 Gemeentewet en zendt deze binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten.

Het Treasurystatuut Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2012, vastgesteld op 7 mei 2012, blijft van kracht. In overleg met de provincie wordt een financiële beheersverordening ex artikel 212 en 213 onnodig geacht.

Artikel 21: Boekjaar

Het boekjaar van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is gelijk aan het kalenderjaar.

Artikel 22: Kadernota en (meerjaren)begroting

1Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpkadernota op en zendt deze vóór 1 januari van het jaar voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar, toe aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending van de ontwerpkadernota, dat wil zeggen uiterlijk 1 maart, naar voren brengen. Het bestuur zendt de raden vervolgens vóór 30 april de vastgestelde kadernota toe.

2Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het bestuur zendt deze vóór 30 april toe aan de raden van de deelnemers.

3De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de besturen van de gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Bovendien wordt deze op de website van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht gepubliceerd.

4De raden van de deelnemers kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting binnen twaalf weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 23 juli, naar voren brengen.

5Het bestuur stelt de raden van deelnemers voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

6Het bestuur behandelt het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de raden en stelt uiterlijk op 14 september voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt de begroting vast.

7Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 september, de begroting aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het de begroting aan de raden van de deelnemers, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

8Het bepaalde in de leden 2 tot en met 7 is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van de in lid 7 genoemde datum. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 is niet van toepassing op begrotingswijzigingen die budgetneutraal zijn.

Artikel 23: Rekening

1Van de baten en lasten wordt door het bestuur over elk dienstjaar verantwoording afgelegd aan de raden van de deelnemers onder overlegging van de rekening met de daarbij behorende bescheiden.

2Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, alsmede hetgeen het bestuur verder voor zijn verantwoording noodzakelijk acht.

3De ontwerprekening wordt met de toelichting en het verslag, als bedoeld in lid 1, vóór 30 april aan de raden van de deelnemers toegezonden.

4De raden van de deelnemers kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 23 juni, van de in het tweede lid bedoelde stukken naar voren brengen.

5Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerprekening.

6Het bestuur onderzoekt de ontwerprekening zonder uitstel en stelt haar vast op uiterlijk 14 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. De vaststelling van de rekening strekt het bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

7Het bestuur zendt de vastgestelde rekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het deze stukken aan de raden van de deelnemers.

Artikel 24: Exploitatiesaldo

1Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert, besluit het bestuur of dit saldo:

-geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voorzover het maximumplafond van meer dan 10% van de jaaromzet nog niet is bereikt;

-geheel of gedeeltelijk zal worden gerestitueerd aan de deelnemers op basis vande in artikel 24 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

2Indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens of en zo ja tot welk bedrag de deelnemers zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden gedurende een termijn van acht weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen. In het geval het plan, bedoeld in de eerste volzin, leidt tot een wijziging van de begroting, geldt dat de raden gedurende een termijn van twaalf weken in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen.

3Wanneer het bestuur overeenkomstig het gestelde in het tweede lid een besluit heeft genomen omtrent het bijdragen door de gemeenten in het nadelig exploitatiesaldo, wordt het nadelig exploitatiesaldo door de gemeenten gedragen op basis van de in artikel 26 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

Artikel 25: Financiering

1Besluiten tot het aangaan van geldleningen en rekening-courant-overeenkomsten alsmede tot het uitlenen van geld worden binnen twee weken na de vaststelling daarvan aan gedeputeerde staten gezonden.

2Voor het betalen van rente en aflossing van geldleningen en in rekening-courant opgenomen gelden staan de gemeenten garant voor zover terzake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt. De gemeenten nemen aan de garantie deel in de verhouding tot de bijdragen als bedoeld in artikel 26, lid 3 van deze regeling. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de gemeenten betalingsverplichtingen voortvloeien, worden deze aan de met de gemeenten te verrekenen bijdragen toegevoegd.

Artikel 26: Verdeling van baten en lasten

1Het bestuur kan met inachtneming van het bepaalde in artikel 24 en 26 lid 2 e.v., gehoord de raden, nadere regels vaststellen met betrekking tot de door de deelnemers te betalen financiële bijdragen.

2De lasten van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht worden gedekt door:

a.bijdragen van de deelnemers;

b.subsidies, andere bijdragen dan de onder lid a van dit artikel bedoelde en schenkingen;

c.overige inkomsten.

3De in het vorige lid onder a bedoelde bijdragen omvatten de jaarlijkse lasten, voor zover deze niet door de opbrengsten uit andere vergoedingen worden bestreden. De vaststelling van deze bijdragen en van de daarvoor gehanteerde verdeelsleutels vindt plaats bij het vaststellen van de begroting. De verdeelsleutel van het exploitatiesaldo is daar in opgenomen.

4De deelnemers betalen de volgens de begroting over enig boekjaar geraamde bij- dragen bij wijze van voorschot in twee gelijke delen in de maanden januari en juli van elk kalenderjaar.

5Het definitief vaststellen van het door elke deelnemer verschuldigde bijdrage geschiedt tegelijkertijd met de vaststelling van de rekening van baten en lasten door het bestuur.

6Binnen vier weken na de in lid 5 van dit artikel genoemde vaststelling worden de door de deelnemers verschuldigde bijdragen verrekend met de ingevolge lid 4 van dit artikel betaalde voorschotten.

7Bij het vaststellen van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers, als genoemd in lid 3, wordt een opslag van 2% bovenop het werkelijk aandeel in de jaarlijkse kosten van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht berekend. Daarmee wordt bereikt – zoals is afgestemd met de Belastingdienst – dat de vrijstelling van artikel 11, lid 1,

8onderdeel u, van de Wet op de omzetbelasting 1968 niet van toepassing is.

Dit heeft tot gevolg dat over de bijdragen van de deelnemers BTW is verschuldigd. De Belastingdienst heeft met zijn brief van 4 september 2009, kenmerk: 26.91.670, ingestemd met het door het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht vanaf 1 januari 2010 in rekening brengen van BTW over de bijdragen van de deelnemers met het oog op het belast met BTW mogen huren van het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht, Karel de Grotestraat 30 te Wijk bij Duurstede conform artikel 11, eerste lid, onderdeel b, ten vijfde, van de Wet op de omzet- belasting 1968.

De opslag van 2% wordt jaarlijks toegevoegd aan de algemene reserve van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

Artikel 27

1Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

2De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

3Het bestuur stelt – met inachtneming van de Archiefwet 1995 – voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

4Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt aangewezen het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

5Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn over gebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

6De archivaris van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht brengt tweejaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

7Het bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan de colleges over de uitoefening van de aan haar opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

8De deelnemers stellen tijdig aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

9In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld.

10In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

11In geval van toetreding of uittreding van een deelnemers of opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

Artikel 28: Evaluatie

1Tenzij het bestuur anders besluit wordt deze regeling niet geëvalueerd.

2Ingeval het bestuur besluit tot een evaluatie als bedoeld in het eerste lid, bepaalt het bestuur eveneens de precieze evaluatievraag en het moment waarop de evaluatie uitgevoerd wordt.

Artikel 29: Toetreding

1Een college dat wenst toe te treden, richt het verzoek ter zake aan het bestuur.

2Het bestuur zendt het verzoek als bedoeld in lid 1 aan de deelnemers onder overlegging van zijn advies omtrent de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden.

3Toetreding tot de regeling door andere colleges kan plaatsvinden indien tenminste vier van de deelnemers daarmee instemmen en de raden van die gemeenten, nadat zij in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven, toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

4Bij toetreding van een college zullen de ddeelnemers met het toe te treden college overleg voeren ten aanzien van toetredingskosten.

5De toetreding gaat in op een door het bestuur te bepalen tijdstip.

Artikel 30: Uittreding

1Een deelnemer kan besluiten tot uittreding, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

2Een deelnemer zendt, na zienswijze en toestemming van zijn raad, het besluit tot uittreding aan het bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het bestuur het besluit heeft ontvangen.

3Het bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept- uittredingsplan.

4Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding.

5De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgende op het verstrijken van een termijn van twee jaren na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij de colleges unaniem een andere op- zegtermijn overeen komen.

Artikel 31: Procedure voor vaststelling uittredingsplan

1Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding.

2Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom.

3Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het bestuur een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van het bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

4Het bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de secretaris. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger in het bestuur van de uittredende deelnemer.

5Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek als bedoeld in het eerste lid en op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar.

6Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel 32 en op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding.

7Bij de berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in het zesde lid wordt een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten.

8Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het bestuur conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen.

Artikel 32: Te vergoeden kosten

1De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten.

2Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door de bedrijfsvoeringsorganisatie die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn, waaronder in ieder geval begrepen de (kosten voor) ontvlechting van de archieven en de materialen die in de kluis van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgeslagen.

3Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de bedrijfsvoeringsorganisatie die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.

4Bij de bepaling van de desintegratiekosten wordt uitgegaan van het volgende principe: de uittredende deelnemer betaalt:

-het eerste jaar 100% van de desintegratiekosten;

-het tweede jaar 80% van de desintegratiekosten;

-het derde jaar 60% van de desintegratiekosten;

-het vierde jaar 40% van de desintegratiekosten, en

-het vijfde jaar 20% van de desintegratiekosten.

5De bedrijfsvoeringsorganisatie brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, met inachtneming van het bepaalde in lid 4 in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het bestuur de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 31, zesde lid, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 31, achtste lid, anders is vastgelegd.

6Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer.

7De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding, bedoeld in artikel 30, vijfde lid.

8De bedrijfsvoeringsorganisatie is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

Artikel 33: Verplichtingen uittreder

1De uittredende deelnemer is gehouden zich in te spannen om de formatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende deelnemer overneemt van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom.

2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.

Artikel 34: Wijziging

1Het bestuur, alsmede de deelnemers kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling.

2De regeling wordt gewijzigd zodra tenminste vier van de deelnemers tot deze wijziging hebben besloten en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven nadat zij daaraan voorafgaand in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven op de voorgenomen wijziging overeenkomstig het bepaalde in artikel 1 van de wet. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

3Een wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het besluit tot wijziging door het college van de gemeente Wijk bij Duurstede overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet is bekend gemaakt.

Artikel 35: Opheffing

1De regeling kan worden opgeheven indien tenminste vier van de deelnemers daartoe besluiten.

2Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling regelt het bestuur de financiële gevolgen van opheffing in een liquidatieplan. Hierbij kan van de bepalingen in de regeling worden afgeweken.

3Het liquidatieplan wordt door het bestuur, de deelnemers gehoord, vastgesteld.

4Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

5Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en voor het ontvlechten van de archieven en de materialen die in de kluis van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgeslagen.

6Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

7De organen van de gemeenschappelijke regeling blijven ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Artikel 36

1Alvorens ten aanzien van een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, wordt de zaak voorgelegd aan een geschillencommissie.

2Het bestuur benoemt deze commissie in overleg met de betrokken deelnemer of deelnemers.

3De geschillencommissie onderzoekt de mogelijkheden om partijen alsnog tot overeenstemming te brengen en brengt partijen advies uit.

Artikel 37

1Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 1 van de wet.

2Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht neemt de regeling na vaststelling terstond op in het door hen bij te houden register, als bedoeld in artikel 26 lid 2 van de wet.

3Het bepaalde in het eerste, tweede en vierde lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing, toe- en uittreding.

4Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt.

5De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

6De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht.