Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Wijdemeren 2019

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

b.de commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

c.de commissie: de vertrouwenscommissie.

Artikel 2. Instelling en taak

Ingesteld wordt een vertrouwenscommissie, als bedoeld in artikel 61 lid 3 en lid 4 van de Gemeentewet, belast met:

a.de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester;

b.het houden van klankbordgesprekken met de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling

1De commissie bestaat uit een raadslid van iedere fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2Het lidmaatschap is persoonlijk. Plaatsvervangende leden worden niet aangewezen.

3Vervanging van een lid is alleen mogelijk op basis van een afzonderlijk raadsbesluit. In het geval van de benoemingsprocedure is dit alleen mogelijk tot het moment dat de commissie de namen van de kandidaten van de commissaris heeft ontvangen.

4De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is ambtelijk secretaris van de commissie en verleent ambtelijke bijstand.

2De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De secretaris en de plaatsvervangend secretaris kunnen samen deelnemen aan overleggen van de vertrouwenscommissie, zij hebben geen stemrecht.

Artikel 5. Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

2De vergaderingen vinden alleen doorgang indien alle leden aanwezig zijn. Als één of meer leden verhinderd zijn en een vergadering naar het oordeel van de voorzitter, of bij diens afwezigheid zijn plaatsvervanger, geen uitstel kan leiden, dan kan vergaderd wordt als tenminste de helft van de leden aanwezig is.

3De oproep aan de commissieleden voor het bijwonen van een vergadering, met een agenda, gaat uit via de secretaris in afstemming met de voorzitter.

4De in het derde lid bedoelde oproep wordt ten minste 5 werkdagen voorafgaand aan de dag van de vergadering verstuurd. Indien bijzondere omstandigheden aanleiding geven om op korte termijn te vergaderen, dan kan van deze termijn worden afgeweken maar de oproep dient ten minste 6 uur voorafgaand aan de vergadering uit te gaan.

Artikel 6. Geheimhouding

1De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten.

2Op alle informatie van de commissie rust ingevolgde de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

3De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.

4De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

5De geheimhoudingsplicht geldt ook tegenover de gemeenteraad. De commissieleden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in de vergaderingen aan raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen.

6De commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding opheffen. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolgde de wet ook van kracht in het geval dat de commissie wordt ontbonden.

7De geheimhouding op stukken van of aan de commissie blijkt uitdrukkelijk door de vermelding van “geheim” daarop.

8De secretaris bewaard de stukken tot het moment van archivering en ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

Artikel 7. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2Indien de commissie ook andere kandidaten die op de voorgeschreven wijze hebben gesolliciteerd en die niet behoren tot de selectie van de commissaris, wil beoordelen, of een door de commissaris geselecteerde kandidaat niet wil ontvangen, stelt zij de commissaris daarvan in kennis.

3De secretaris nodigt in overleg met de commissie de kandidaten uit voor een gesprek.

4De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de kandidaten hierdoor aan anderen bekend raken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen.

Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de klankbordgesprekken

1De commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2Indien de meerderheid van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester, vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

4De secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken. Deze worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris periodiek met de burgemeester heeft.

5De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

6Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

7In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester.

Artikel 10. Stemming

1De besluiten van de commissie worden bij meerderheid van stemmen genomen, waarbij elk lid één stem heeft. Gestreefd wordt naar unanimiteit.

2Indien de stemmen staken, dan wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot de volgende vergadering, die binnen een week wordt uitgeschreven.

3Is uitstel van het te nemen besluit niet mogelijk, of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag als bedoeld in artikel 11 opgenomen.

Artikel 11. Verslag

1In het geval van de (her)benoemingsprocedure brengt de commissie een schriftelijk geheim verslag met bevindingen uit, aan de raad en aan de commissaris. Het verslag geeft ook een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht en of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

2Het verslag van de benoemingsprocedure gaat vergezeld van de concept-aanbeveling van twee personen. De volgorde van plaatsing wordt gemotiveerd.

3Het verslag van de herbenoemingsprocedure gaat vergezeld van het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de concept-aanbeveling.

4In het geval van de klankbordgesprekken maakt de secretaris een schriftelijk geheim verslag op hoofdlijnen dat de voorzitter van de commissie en de burgemeester tekenen voor akkoord. Een afschrift van het vastgestelde verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

Artikel 12. Archivering

1De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim" en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 13. Ontbinding vertrouwenscommissie

1Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.

2Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

3De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden met inachtneming van artikelen 12 lid 1 en 12 lid 2.

Artikel 14. Slotbepalingen

1Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Wijdemeren 2019.

2In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

3Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

4Deze verordening zal aan de commissaris ter kennis worden gebracht.