Verordening interne en externe klachtbehandeling gemeente Wijchen (gemeente Wijchen)

Aanhef

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Wijchen, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

Overwegende dat,

in het kader van de harmonisatie van regelgeving van de gemeentes Druten en Wijchen het wenselijk is om één gelijkluidende verordening voor beide gemeentes te hanteren;

het gelet daarop noodzakelijk is enkele aanpassingen in de verordening door te voeren;

Gelezen het voorstel van het college van 28 januari 2020;

Gehoord de ondernemingsraad;

Gelet op de desbetreffende bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

Besluiten vast te stellen:

Verordening interne en externe klachtbehandeling gemeente Wijchen

Deze verordening omvat:

A. de interne klachtenregeling, gebaseerd op hoofdstuk 9, titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

B. de externe klachtenregeling (ombudsvoorziening), gebaseerd op Hoofdstuk IV c Gemeentewet en hoofdstuk 9, titel 9.2 van de Awb.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1bestuursorgaan:

a.de burgemeester;

b.het college van burgemeester en wethouders;

c.de gemeenteraad;

d.een commissie waaraan bevoegdheden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester zijn toegekend.

2gedraging: de gedraging zoals bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht.

3gemeentelijke ombudsman: de persoon, die in deze functie door de gemeenteraad is benoemd.

4klacht: een uiting van onvrede over een gedraging van een medewerker, een bestuursorgaan en leden daarvan in de uitoefening van hun functie, met uitzondering van individuele raadsleden.

5klachtbehandelaar: de persoon die is belast met de behandeling van de klacht.

6klachtencoördinator: de persoon die is belast met de procedurele bewaking en de administratieve afwerking van een klacht.

7klager: de persoon zoals bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht.

8medewerker: de persoon die onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van de gemeente werkzaam is.

Artikel 2 Indiening van een klacht

1Klachten kunnen mondeling en schriftelijk worden ingediend. Op verzoek van klager kan de klachtencoördinator behulpzaam zijn bij het op schrift stellen van de klacht.

2Een klacht moet worden ingediend bij het bestuursorgaan, gericht aan de klachtencoördinator. De klager of diens gemachtigde kan hierbij de hulp inroepen van de klachtencoördinator.

A INTERNE KLACHTENREGELING

Artikel 3 De klachtencoördinator

Deze functionaris heeft als taak:

a.het registreren van de klacht en het beoordelen van de ontvankelijkheid;

b.het zo spoedig mogelijk doorsturen van de ingekomen klacht ter behandeling aan de klachtbehandelaar en het tegelijkertijd sturen van een kopie van de klacht ter kennisneming aan degene over wiens gedraging is geklaagd;

c.het sturen van een ontvangstbevestiging aan de klager binnen een week na ontvangst van de klacht. In die ontvangstbevestiging staat vermeld of de klacht in behandeling wordt genomen en zo ja, hoe de verdere behandeling van de klacht verloopt;

d.het bewaken van de voortgang van de klachtbehandeling en het, zo nodig, daarover rapporteren aan de klachtbehandelaar;

e.het opstellen van het jaarverslag, zoals bedoeld in artikel 6 van deze verordening.

Artikel 4 vereenvoudigde afdoening

In eerste instantie zal de klachtencoördinator de klacht zelf afhandelen. De klacht wordt door de klachtencoördinator geregistreerd en binnen drie weken afgehandeld. Indien de afhandeling niet naar tevredenheid van de klager heeft plaatsgevonden, wordt alsnog de procedure gevolgd als vermeld in artikel 5.

Artikel 5 De klachtbehandeling

1De bestuursorganen, elk voor zover hun bevoegdheden betreffend, machtigen de klachtbehandelaar om de klacht af te handelen en de klager in kennis te stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden, zoals bedoeld in de artikelen 9:11 en 9:12 van de Algemene wet bestuursrecht.

2Als klachtbehandelaar worden aangewezen:

omtrent gedragingen van

klachtbehandelaar

medewerker

domeinmanager

gemeentesecretaris in de rol van directielid Werkorganisatie Druten Wijchen

gemeentesecretaris

burgemeester

loco-burgemeester

college van burgemeester en wethouders of een wethouder

burgemeester

gemeenteraad of raadscommissie

voorzitter van de raad

griffier

voorzitter werkgeverscommissie

medewerker griffie

griffier

3Elke klacht wordt vertrouwelijk behandeld.

4De klachtbehandelaar handelt de klacht af binnen 6 weken na ontvangst van het klaagschrift (art. 9:11, eerste lid Awb).

5De klachtbehandelaar kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste 4 weken verdagen. Van die verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft (art. 9:11, tweede lid, Awb).

6De klager krijgt schriftelijk en gemotiveerd bericht van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel daarover en de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

7Degene over wiens gedraging is geklaagd, ontvangt een kopie van de afdoening.

Artikel 6 Jaarverslag

1De klachtencoördinator brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit van alle klachten die in het voorafgaande jaar binnen de gemeente zijn behandeld.

2Het verslag bevat informatie over het aantal en de aard van de klachten die in behandeling zijn genomen, een weergave van de wijze waarop alle klachten zijn behandeld en de getroffen maatregelen.

3Dit jaarverslag (zonder vermelding van persoonlijke gegevens) is openbaar en wordt ook ter kennis gebracht aan de gemeenteraad.

Artikel 7 Verwijzing naar externe klachtbehandeling

1Indien de klager niet tevreden is met de klachtafhandeling, staat voor hem een externe klachtvoorziening open bij de gemeentelijk ombudsman.

2Van deze mogelijkheid wordt mededeling gedaan bij de kennisgeving als bedoeld in artikel 9:12 van de Algemene wet bestuursrecht.

B EXTERNE KLACHTENREGELING/ OMBUDSVOORZIENING

Artikel 8 Instelling ombudsman

Er is een gemeentelijke ombudsman, alsmede een plaatsvervanger.

Artikel 9 Zittingsduur

1De gemeentelijke ombudsman en diens plaatsvervanger worden beiden voor een termijn van 6 jaar benoemd door de gemeenteraad, op voordracht van het college van burgemeester en wethouders.

2De gemeenteraad besluit ten minste zes maanden voor afloop van de benoemingsperiode over het al dan niet herbenoemen van de gemeentelijke ombudsman en diens plaatsvervanger.

3De gemeentelijke ombudsman is voor wat betreft de taakuitoefening niet ondergeschikt aan enig gemeentelijk orgaan.

Artikel 10 Onverenigbare betrekkingen

In elk geval vallen onderstaande functies onder artikel 81r, eerste lid Gemeentewet. Tot gemeentelijke ombudsman zijn niet benoembaar:

a.de burgemeester;

b.degenen die lid zijn van een van de in artikel 1, lid 2 genoemde organen of van overige gemeentelijke commissies;

c.personen zoals bedoeld in artikel 1, lid 8;

d.bestuurders en personeelsleden van enig publiekrechtelijk of privaatrechtelijk samenwerkingsverband waarin de gemeente Wijchen deelneemt;

e.degenen, die het beroep van advocaat, procureur of notaris uitoefenen, behoudens vooraf verkregen toestemming van het college van burgemeester en wethouders, de raad gehoord;

f.degenen die een functie, beroep of bedrijf uitoefenen waarvan de gemeenteraad oordeelt, dat die onverenigbaar zijn met de functie van ombudsman.

Artikel 11 Rechtspositie

De rechtspositieregelingen, die op medewerkers in dienst van de gemeente van toepassing zijn, gelden niet ten aanzien van de gemeentelijke ombudsman.

Artikel 12 Financiële middelen

1De gemeentelijke ombudsman ontvangt op declaratiebasis een vergoeding voor zijn werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten welke past binnen het in de begroting vastgestelde bedrag.

2Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen voor het indienen van de in het vorige lid genoemde declaraties.

3De raad verschaft de gemeentelijke ombudsman voldoende financiële middelen voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden.

Artikel 13 Bemiddeling

1De gemeentelijke ombudsman kan gedurende een onderzoek de verzoeker en het bestuursorgaan voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

2De gemeentelijke ombudsman brengt ook na een geslaagde bemiddeling een verslag uit.

Artikel 14 Werkinstructie

Voor zover de gemeentelijke ombudsman dit nodig acht, maakt hij een werkinstructie voor zijn werkzaamheden.

Artikel 15 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift

1De gemeentelijke ombudsman bevestigt de ontvangst van het verzoekschrift schriftelijk aan de verzoeker.

2Indien hij een onderzoek als bedoeld in artikel 9:18 van de Algemene wet bestuursrecht instelt, zendt hij tevens een afschrift van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan en aan degene over wiens gedragingen wordt geklaagd.

Artikel 16 toelichting standpunt

1Een mondelinge toelichting wordt door de gemeentelijke ombudsman in het verslag van bevindingen vastgelegd.

2Betrokkenen kunnen zich ter behartiging van hun belangen laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.

Artikel 17 bevindingen en oordeel

1De gemeentelijke ombudsman streeft er naar om een onderzoek naar een klacht binnen 6 maanden af te sluiten met een rapport zoals wordt bedoeld in artikel 9:36 van de Algemene wet bestuursrecht.

2Van de voortgang daarvan worden zowel de klager als het bestuursorgaan en/of personen waarover c.q. over wie wordt geklaagd, door de gemeentelijke ombudsman op de hoogte gesteld.

Artikel 18 Jaarverslag

1De gemeentelijke ombudsman brengt jaarlijks een schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden aan de gemeenteraad.

2Dit jaarverslag (zonder vermelding van persoonlijke gegevens) is openbaar en wordt ook ter kennis gebracht aan de gemeenteraad.