Verordening op de Afstemmingsgroep Financiën Westerwolde 2023

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de raad: de gemeenteraad.

b.het college: het college van burgemeester en wethouders.

c.controleverordening: de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Westerwolde.

d.de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

e.de voorzitter: de voorzitter van het overlegorgaan.

Artikel 2. Taken en bevoegdheid

1Het overlegorgaan is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:

a.de aanwijzing, alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

b.het vaststellen van de begroting;

c.het vaststellen van de rekening en het jaarverslag.

2Jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole vindt er een pre-audit gesprek plaats tussen de Afstemmingsgroep Financiën en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten, organisatieonderdelen of andere belangrijke onderwerpen.

3Indien gewenst kan de Afstemmingsgroep Financiën de raad adviseren over het evalueren van de werkzaamheden van de accountant. De Afstemmingsgroep Financiën bereidt, in overleg met het college, het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant en is betrokken bij de selectie van de accountant.

4De Afstemmingsgroep Financiën is tevens de eerste overlegpartner van de Rekenkamer. Tijdens de overleggen met de Rekenkamer komen onder andere aan de orde de contacten tussen Rekenkamer en raad, het gemeentelijk onderzoeksprogramma, de onderwerpselectie en de voortgang van de onderzoeken en de afstemming tussen Rekenkamer, college en de ambtelijke organisatie.

5De Afstemmingsgroep Financiën draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in de opvolging van de aanbevelingen die worden benoemd in de rapportages van de accountant en de Rekenkamer.

6Het overlegorgaan treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1Het overlegorgaan bestaat maximaal uit net zoveel leden als er raadsfracties zijn.

2De leden en plaatsvervangend leden van de Afstemminggroep Financiën worden met inachtneming van het gestelde in lid 1 aangewezen door de individuele raadsfracties.

3De (plaatsvervangend) leden van de Afstemmingsgroep Financiën zijn tevens lid van de gemeenteraad, lid van de raadscommissie dan wel plaatsvervangend lid van de raadscommissie.

4De Afstemmingsgroep wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

5De griffier is secretaris van de Afstemmingsgroep en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

6De plaatsvervangend griffier treedt op als notulist van de vergaderingen van de Afstemmingsgroep en vervangt, zo nodig, de griffier als secretaris van de commissie.

7De Afstemmingsgroep kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen.

8Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de manager van de afdeling waaronder financiën valt, de accountant en de voorzitter en/of secretaris van de Rekenkamer.

Artikel 4. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2Een lid kan ten allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5. Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de Afstemmingsgroep, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de Afstemmingsgroep.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert in ieder geval twee maal in het jaar, namelijk ter voorbereiding van de raadsvergadering waarin de begroting wordt behandeld en de vergadering waarin de jaarstukken worden behandeld. Voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden, onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De vergaderingen van de Afstemmingsgroep Financiën zijn niet openbaar, tenzij de leden van de Afstemmingsgroep anders bepalen.

3De Afstemmingsgroep Financiën neemt geen besluiten; wel kan de Afstemmingsgroep adviezen geven aan de raad.

4Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de Afstemmingsgroep Financiën en ter kennis gebracht van raad en college.

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening op de Afstemmingsgroep Financiën Westerwolde 2023".

Artikel 8. Inwerkingtreding en geldigheidsduur

Deze verordening treedt in werking één dag nadat zij is bekendgemaakt.