Verordening auditcommissie gemeente Westerveld 2022

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

1Er is een auditcommissie

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.de fracties: zoals die volgens het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Westerveld deel uitmaken van de gemeenteraad;

d.burgerlid: een lid van een fractie, niet zijnde raadslid, conform artikel 10 reglement van orde vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Westerveld 2021;

e.presidium: het overleg van fractievoorzitters conform het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Westerveld;

f.het college: het college van burgemeester en wethouders van Westerveld;

g.de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

h.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

i.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening, artikel 213 Gemeentewet.

Artikel 2. Doel

1De commissie heeft vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de raad als aandachtspunt een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

1De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid, doeltreffendheid en doelmatigheid.

De commissie faciliteert en versterkt hiermee de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

b.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant, het door de raad vast te stellen controleprotocol, met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, als bedoeld in artikel 3 van de controleverordening gemeente Westerveld;

c.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

d.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

e.het voorbereiden, de werving en selectie van de accountant;

f.het functioneren als afstemmingsoverleg over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, rekenkamercommissie en de concerncontroller;

g.het geven van advies aan de gemeenteraad over genoemde zaken inclusief het uitbrengen van een advies over jaarverslag en jaarrekening, mede aan de hand van de jaarlijkse rapportage inzake rechtmatigheid en getrouwheid van de rekening;

h.het zijn van aanspreekpunt voor en het geven van advies aan college en raad met betrekking tot kwaliteit en informatiewaarde van de planning & control documenten als sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

i.het zijn van aanspreekpunt voor het college over de overige in de financiële verordening genoemde stukken die het college heeft ingediend of in voorbereiding heeft voor besluitvorming in de raad.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal 5 leden uit de raad. Uitgangspunt is 2 leden uit de oppositie en 2 uit de coalitie te benoemen. Als na coalitievorming deze verhouding niet meer klopt kan hier met het benoemen van een vijfde lid meer balans in worden gebracht.

2Van de in het eerste lid genoemde leden mogen er maximaal twee burgerlid zijn;

3De commissie heeft als adviseurs:

a.de portefeuillehouder financiën

b.de concerncontroller

c.de financieel beleidsmedewerker

4De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie;

5De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen;

6De raad benoemt de leden van de commissie op voordracht van het presidium van de raad;

7Per fractie kan maximaal één raads- of burgerlid de vergaderingen van de commissie als toehoorder bijwonen;

8De commissie kan op grond van de agenda besluiten in afwijking van het zesde lid geen toehoorders toe te laten tot een vergadering;

9Voor informatieve bijeenkomsten of training aan de auditcommissie wordt, tenzij het karakter van de bijeenkomst zich hiertegen verzet, een open uitnodiging aan alle raads- en burgerleden gestuurd.

Artikel 5. Zittingsduur

1De zittingsduur van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als raads- of burgerlid.

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6. Voorzitter

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter en diens plaatsvervanger zijn raadsleden.

3De voorzitter behoort niet tot één van de in het college vertegenwoordigde fracties.

3De plaatsvervangend voorzitter kan deel uitmaken van de in het college vertegenwoordigde fracties.

4De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar. Van iedere vergadering wordt een beknopte besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

5De agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen zijn voor raads- en burgerleden raadpleegbaar via het raadsinformatiesysteem.

Artikel 8. Informeren raad

1De auditcommissie informeert de raad en/of het presidium over bevindingen aangaande haar werkzaamheden indien de auditcommissie dit wenselijk acht.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting aan de gemeenteraad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden van de commissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. In werking treden

1Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze is bekendgemaakt.

2Op dat moment vervalt de Verordening auditcommissie Westerveld 2018.

Artikel 11. Citeertitel

1Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie Westerveld 2022’.