Verordening vertrouwenscommissie gemeente Westerkwartier 2020

Artikel 1. Taak

De commissie heeft tot taak:

a.de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

b.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 2. Samenstelling

1De commissie bestaat uit een raadslid van iedere fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap van de commissie is persoonlijk. Vervanging of toevoeging van een lid is mogelijk indien de raad daartoe een besluit heeft genomen.

4De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast behalve tijdens een benoemingsprocedure, tijdens een herbenoemingsprocedure of tijdens een procedure van een klankbordgesprek.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De gemeentesecretaris kan ambtelijke bijstand verlenen aan de commissie in verband met de vervulling van de onder artikel 1, lid 1 genoemde taken.

4Zowel de secretaris, de plaatsvervangend secretaris en de gemeentesecretaris kunnen deelnemen aan overleggen van de vertrouwenscommissie.

5De (plaatsvervangend) secretaris en de gemeentesecretaris zijn geen lid van, en hebben geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4. Adviseur

1De gemeenteraad kan een of meerdere wethouders benoemen als adviseur in verband met de vervulling van de artikel 1, lid 1 genoemde taken.

2De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5. Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste 48 uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem/haar plaatsvindt, de burgemeester.

3De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 6. Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Alle stukken van de commissie zijn geheim.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht of indien leden geen deel meer uitmaken van de commissie.

7De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding niet opheffen.

Artikel 7. Verslag aanbeveling tot benoeming of herbenoeming

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op aanbeveling gemotiveerd;

c.de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

d.en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

1°bij benoemingen: de concept-aanbeveling van twee kandidaten;

2°bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

2Indien de commissie niet tot een unaniem oordeel kan komen, worden de bevindingen die aan de raad worden aangeboden, vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

3Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.

Artikel 8. Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter de sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 9. Ontbinding vertrouwenscommissie

1Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.

2Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

3Bij een klankbordgesprek is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op de dag van vaststelling van het verslag van het klankbordgesprek.

4De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden met inachtneming van artikelen 10 lid 1, 10 lid 2 en artikel 10, lid 3.

Artikel 10. Archivering

1De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 11. Contactpersoon

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

Artikel 12. Algemene bepalingen, procedure en tijdschema

1De commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

2In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester, vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

3De klankbordgesprekken worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris van de Koning periodiek met de burgemeester heeft. Het verslag van de klankbordgesprekken moet als input kunnen dienen voor de klankbordgesprekken met de commissaris van de Koning.

4Indien de meerderheid van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

5De secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

Artikel 13. Voorbereiding en inhoud klankbordgesprek

1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

3De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

4Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren.

5Uiterlijk twee weken voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. Die uitnodiging bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

6In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 14. Bijzondere bepalingen inzake het verslag

1Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

2Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

3Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

4Het verslag wordt getekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.

5Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 15. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester .Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

3Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 16. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017 niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie gemeente Westerkwartier 2020.

2Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

3Gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening word de Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Westerkwartier 2019 ingetrokken.

4Deze verordening zal aan de commissaris van de Koning ter kennis worden gebracht.