Aanhef
De raad van de gemeente Westerkwartier;
gelezen het advies van de Raadsgroep herindeling Westerkwartier van 11 oktober 2018;
gelet op de artikelen 33, derde lid, 83, eerste lid, 107 tot en met 107e en artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
B E S L U I T :
vast te stellen de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Westerkwartier 2019.
Hoofdstuk 1 Algemeen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.Ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van artikel 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college.
b.Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten.
c.Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris.
d.Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
e.Fractieassistent: door de raad benoemde en beëdigde persoon overeenkomstig artikel 8 van het Reglement van orde van de gemeente Westerkwartier; waar raadsleden genoemd zijn, worden ook fractieassistenten bedoeld, tenzij anders bepaald.
f.Raadsoverleg: bijeenkomst waarin raadsvoorstellen ter voorbereiding op besluitvorming (opiniërend) worden besproken; commissie ex artikel 82 Gemeentewet.
g.Werkgeverscommissie: een commissie ex artikel 83 Gemeentewet.
Hoofdstuk 2 Werkgeverschap
Artikel 2. Werkgeverscommissie
1De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.
2De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid van de Gemeentewet.
3De raad delegeert met het vaststellen van deze verordening aan de werkgeverscommissie de bevoegdheden die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet met uitzondering van artikel 107a lid 2 Gemeentewet en het in het vorige lid gestelde ten aanzien van de griffier.
4De raad delegeert aan de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening het besluit op bezwaar van griffieambtenaren tegen besluiten van de griffier.
5De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad de besluiten als bedoeld in het tweede lid.
Artikel 3. Samenstelling werkgeverscommissie
1De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden van de raad, bij voorkeur afkomstig uit college- en niet-collegepartijen.
2Functioneringsgesprekken en of beoordelingsgesprekken met de griffier zullen door de voltallige werkgeverscommissie gevoerd worden.
3De voorzitter van de raad heeft in de werkgeverscommissie de rol van adviseur.
4De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Deze fungeert als eerste aanspreekpunt voor de griffier.
5De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en het verslag en maakt afspraken over ondersteuning.
6De griffier is bij de bijeenkomsten van de werkgeverscommissie aanwezig, tenzij de commissie anders beslist.
7De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een P&O-adviseur.
8De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
9Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:
a.op eigen verzoek. Het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
b.indien het lid aftreedt als lid van de raad;
c.indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.
Artikel 4. Taken van de voorzitter van de werkgeverscommissie
De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor:
a.het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;
b.het leiden van de vergaderingen;
c.het doen naleven van deze verordening;
d.het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, evenals het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie,
e.het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.
Artikel 5. Besluitvorming
1Besluiten van de werkgeverscommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden.
2Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 6. Beslotenheid van vergaderingen
1De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden.
2De agenda, de stukken en de besluitenlijst worden ter inzage gelegd voor de eerstvolgende vergadering van het fractievoorzittersoverleg.
3Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie.
Artikel 7. Vergaderfrequentie
De werkgeverscommissie vergadert ten minste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of een van de leden nodig wordt geacht.
Artikel 8. Verantwoording
1De werkgeverscommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.
2Zij kan dit doen door opname van een onderdeel in het jaarverslag raad en griffie.
Hoofdstuk 3 Bepalingen over de griffie
Artikel 9. Griffier
1De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
2De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad ondertekend door de griffier.
3De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming, schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.
Artikel 10. Taak griffie
De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 11. Rechtspositie griffie
De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Westerkwartier.
Artikel 12. Facilitaire ondersteuning
De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering, personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie, voor zover niet opgepakt in eigen beheer van de griffie.
Hoofdstuk 4 Instructie voor de griffier
Artikel 13. Ondersteuning en informatie raad
1De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden, de fractieassistenten, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en raadsoverleggen.
2De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.
3De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van Orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.
4De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
5Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.
Artikel 14. Bijstand raadsvoorzitter
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
Artikel 15. Voorbereiding vergaderingen raad, raadsoverleg en raadscommissies
1De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadsoverleggen.
2De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
3De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
4De griffier ondersteunt de raad bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergaderingen en raadsoverleggen. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, de raadsoverleggen en de jaaragenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.
5Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 16. Vergaderingen fractievoorzittersoverleg en raadscommissies
1De griffier is aanwezig bij het fractievoorzittersoverleg.
2De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.
3De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.
Artikel 17. Verantwoordelijkheid voor griffie
1De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.
2De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:
a.kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
b.het tijdig en voldoende voorzien van de raad van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
c.planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.
Artikel 18. Budgethouderschap
1De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.
2De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.
Artikel 19. Afwezigheid
1Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.
Hoofdstuk 5 Ambtelijke bijstand raadsleden, leden van het raadsoverleg en fracties
Artikel 20. Opdracht tot bijstandverlening
Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.
Artikel 21. Verzoek aan de griffier
Indien een of meerdere raadsleden of fractieassistenten bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier of door een griffiemede-werker.
Artikel 22. Verzoek aan de gemeentesecretaris
Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om een of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 23. Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning
De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning door de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 1, onder a.
Artikel 24. Weigeringsgronden
Bijstand wordt verleend, tenzij:
a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.
b.dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden.
c.de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit.
d.het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen, of groepen van personen.
Artikel 25. Beoordeling
1Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 21 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 22 betreft.
2Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of de fractievertegenwoordiger meegedeeld.
3Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan:
a.de werkgeverscommissie indien het een weigering op grond van artikel 21 betreft. De commissie beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek;
b.de burgemeester indien het een weigering op grond van artikel 22 betreft. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
4Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 24, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.
Artikel 26. Rechten fractieassistenten
1Fractieassistenten hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van de raad en in de raadsoverleggen ex artikel 82 Gemeentewet.
2Fractieassistenten hebben recht op alle informatie die aan de raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de informatie waarop geheimhouding rust, tenzij de wet zich daar tegen verzet.
3Fractieassistenten hebben het recht schriftelijke vragen te stellen, zoals benoemd in het Reglement van orde van de gemeente Westerkwartier.
4Fractieassistenten hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
Artikel 27. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Westerkwartier 2019.
Artikel 28. Hardheidsclausule
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.
Artikel 29. Inwerkingtreding
1Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.
2Deze verordening werkt terug tot en met 1 januari 2019.
3Gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening worden de volgende verordeningen vervallen verklaard:
a.Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Grootegast.
b.Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand Zuidhorn.
c.Verordening fractieondersteuning en ambtelijke bijstand Leek.
d.Instructie griffier gemeente Zuidhorn.
e.Instructie griffier gemeente Leek.
f.Mandaatbesluit griffie gemeente Leek.
g.Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Marum.
h.Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Leek.
i.Arbeidsvoorwaardenregeling griffie gemeente Leek.
j.Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (gemeente Winsum).
k.Verordening instelling werkgeverscommissie 2012 (gemeente Winsum).