Aanhef
Burgemeester en wethouders van de gemeente Weert en
de burgemeester van de gemeente Weert;
gezien het voorstel van 5 november 2024;
gelet op;
-afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
-de artikelen 160, eerste lid, onder d, en 171 van de Gemeentewet;
-titel 3 van boek 3 Burgerlijk Wetboek;
overwegende dat:
de volgende te benoemen gemeenten ten behoeve van de inkoop van Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationaal Isolatie Programma (NIP), wensen samen te werken middels het houden van een gezamenlijke aanbestedingsprocedure:
Regio Noord-Midden Limburg:
•Gemeente Venray
•Gemeente Venlo
•Gemeente Horst aan de Maas
•Gemeente Mook en Middelaar
•Gemeente Gennep
•Gemeente Beesel
•Gemeente Leudal
•Gemeente Roermond
•Gemeente Weert
•Gemeente Echt-Susteren
•Gemeente Maasgouw
De gemeente Venlo mede namens de andere Partijen de regionale penvoerders- en kassiersfunctie bekleedt, hetgeen betekent dat zij namens de deelnemende gemeenten:
a.op basis van de Inkoopstrategie de aanbestedingsprocedure voert voor de selectie van een Intermediair;
b.het contractmanagement richting de Intermediair voert;
c.Partijen vertegenwoordigt richting de Intermediair;
d.de coördinatie van de MCO-aanpak voert, te weten:
i.het opstarten van de samenwerking tussen Partijen en de Intermediair;
ii.het inrichten van een leer- en verbeterproces;
iii.het opstellen en coördineren van de gezamenlijke marketing- en communicatiecampagne, in afstemming met de Intermediair, en;
iv.het vastleggen van afspraken en procedures tussen de Intermediair en Partijen in een dossier "Afspraken en Procedures" (DAP).
e.een programmateam samenstelt, onder leiding van een aan te stellen Programmacoördinator, die de uitvoering van de MCO-aanpak gaat coördineren;
f.het budget beheert dat beschikbaar komt voor de samenwerking.
Dit inkooptraject gezien de aard en omvang van de opdracht en op grond van de geldende Europese Richtlijn en de Aanbestedingswet 2012 moet plaatsvinden via een Europese aanbesteding;
Ten einde tot een optimaal en breed gedragen inkoopresultaat te komen, de volgende fasen binnen een door de Europese en nationale regelgeving geregeerd inkoopproces zullen worden doorlopen:
a.het opstellen van aanbestedingsdocumentatie ten behoeve van de uit te voeren Europese aanbesteding;
b.het daadwerkelijk houden/doorlopen van de Europese aanbesteding, grofweg inhoudende alle daarbij behorende administratieve handelingen, het proces van publiceren van de aanbestedingsdocumentatie op TenderNed, publiceren van de nota van inlichtingen, wijzigingen van aanbestedingsdocumentatie doorvoeren, eventueel selecteren van gegadigden, het beoordelen alsmede het voorlopig en definitief gunnen van de opdracht, het afhandelen van klachten en het voeren van verweer in geval van een juridisch geschil in rechte.
Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure en definitieve gunning van de opdracht gaat de gemeente Venlo, uit naam van alle deelnemende gemeenten, een overeenkomst aan met de gegunde inschrijver op basis van het in de aanbesteding gehanteerde format. De gemeente Venlo voert ook het contractbeheer uit;
Iedere gemeente draagt bij aan de kosten voor de uitvoering van de Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationaal Isolatie Programma (NIP); deze gelden worden op de rekening van de Gemeente Venlo gestort. Gemeente Venlo draagt zorg voor de betaling aan de gegunde partij.
De samenwerkende gemeenten slechts gebonden zullen zijn aan het resultaat van dit gezamenlijke inkooptraject, indien bovenstaande procedure is gevolgd;
besluiten, ieder voor wat betreft hun eigen bevoegdheden:
Artikel 1 Mandaatverlening
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert, verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo, met inachtneming van artikel 10:4 Awb, mandaat voor het nemen van besluiten die verband houden met en nodig zijn in het kader van de aanbesteding en inkoop van Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationaal Isolatie Aanpak, een en ander overeenkomstig de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
2Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo kan ter uitoefening van een krachtens het eerste lid aan haar gemandateerde bevoegdheid schriftelijk onder mandaat verlenen aan onder haar ressorterende (leidinggevende) functionarissen.
Artikel 2 Volmacht en machtiging
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert, verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo de bevoegdheid om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen conform artikel 160 lid 1 sub d van de Gemeentewet die verband houden met en nodig zijn in het kader van de aanbesteding en inkoop van Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationale Isolatie Aanpak (NIP), een en ander overeenkomstig de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
2De burgemeester van de gemeente Weert, verleent aan de burgemeester van de gemeente Venlo volmacht en machtiging om (rechts)handelingen te verrichten namens de gemeente Weert die verband houden met en nodig zijn in het kader van de aanbesteding en inkoop van Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationale Isolatie Aanpak (NIP), een en ander overeenkomstig de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
3Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo en de burgemeester van de gemeente Venlo kunnen ter uitoefening van een krachtens het eerste en tweede lid verstrekte volmacht/machtiging, (schriftelijk) ondervolmacht en submachtiging verlenen aan onder haar/hem ressorterende (leidinggevende) functionarissen.
Artikel 3 Vertegenwoordiging
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert danwel de burgemeester van de gemeente Weert verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo danwel de burgemeester van de gemeente Venlo volmacht/machtiging tot het vertegenwoordigen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert danwel de burgemeester van de gemeente Weert in en buiten rechte, voor zover deze rechtstreeks verband houdt met een bevoegdheid als bedoeld in de artikelen 2 en 3 van dit besluit.
2Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo danwel de burgemeester van de gemeente Venlo kan ter uitoefening van een krachtens het eerste lid aan hem/haar ge(vol)machtigde bevoegdheid, (schriftelijk) onder volmacht/submachtiging verlenen aan onder hem/haar ressorterende (leidinggevende) functionarissen.
Artikel 4 Instructies
1De mandataris/ge(vol)machtigde blijft bij de uitoefening van zijn bevoegdheden binnen het voor het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert beschikbaar gestelde budget voor het gezamenlijke inkooptraject.
2De mandataris/ge(vol)machtigde neemt bij de uitoefening van de bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van de mandaatgever/volmachtgever in acht.
Artikel 5 Informatieplicht
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo respectievelijk de burgemeester van de gemeente Venlo stelt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Weert tijdig in kennis van krachtens mandaat of volmacht te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij/zij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert respectievelijk de burgemeester van de gemeente Weert gewenst is.
2Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt in ieder geval plaats indien:
a.de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;
b.het besluit ertoe kan leiden dat de gemeente Weert aansprakelijk wordt gesteld.
3Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Weert kan op grond van de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, ten aanzien van een voorgenomen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat of volmacht geen gebruik mag worden gemaakt.
4Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert respectievelijk de burgemeester van de gemeente Weert voorziet het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo respectievelijk de burgemeester van de gemeente Venlo tijdig van alle benodigde informatie ten behoeve van de invulling van zijn/haar mandaat of volmacht.
Artikel 6 Toepasselijke wet- en regelgeving
1De uitoefening van de bevoegdheden waarvoor mandaat, volmacht en machtiging is verleend, geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
2De gemandateerde en/of de ge(vol)machtigde oefent zijn bevoegdheid niet uit indien hij bij de te nemen beslissing een persoonlijk belang heeft als bedoeld in artikel 2:4, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 7 Verantwoording
Onverminderd het bepaalde in dit besluit verschaft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo respectievelijk de burgemeester van de gemeente Venlo desgevraagd alle informatie aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert en de burgemeester van de gemeente Weert ter zake van de uitoefening van de in dit besluit bedoelde bevoegdheden.
Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding
Dit besluit kan worden aangehaald als “Mandaat- , volmacht- en machtigingsbesluit aanbesteding Regionale samenwerking Meerjarige Collectieve Ontzorgingsaanpak (MCO) Nationale Isolatie Aanpak (NIP)” en treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
Mandaat-, volmacht- en machtigingslijst
NR.
BEVOEGDHEID
Van
Aan
Algemeen
1.
Het verrichten van alle feitelijke handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden
College
College van Venlo
2.
Het besluiten om namens de gemeente rechtsgedingen te voeren met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden
College
College van Venlo
3.
Het vertegenwoordigen van de gemeente in rechtsgedingen met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
4.
Het nemen van alle conservatoire maatregelen en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
5.
Beslissen op klachten met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
Inkoop
INK 1
Het opstellen en vaststellen van inkoopdocumenten op basis van de door het college vastgestelde inkoopstrategie
College
College van Venlo
INK 2
Het uitvoeren van inkoopprocedures
College
College van Venlo
INK 3
Het ongeldig verklaren van aanmeldingen of inschrijvingen
College
College van Venlo
INK 4
Het uitsluiten van aanbieders die niet voldoen aan gestelde uitsluitings-, geschiktheids- en/of overige (selectie-)eisen
College
College van Venlo
INK 5
Het beoordelen van aanmeldingen, inschrijvingen en prijsopgaven
College
College van Venlo
INK 6
Het onderhandelen met aanbieders over inschrijvingen (inclusief tarieven) en nemen van een beslissing over de uitkomst
College
College van Venlo
INK 7
Het nemen van gunnings- en afwijzingsbeslissingen
College
College van Venlo
INK 8
Het besluiten tot het aangaan van, en het ondertekenen van overeenkomsten (waaronder raam- en nadere overeenkomsten) met gegunde inschrijvers
College
College van Venlo
Monitoring
MON 1
Het ontvangen van/opvragen bij de Intermediair van de in de uitvoeringsovereenkomst benoemde gegevens ten behoeve van het dossier "Afspraken en Procedures" (DAP)
College
College van Venlo
Contractmanagement
Alle onderstaande contractmanagement-bevoegdheden
CTM 1
Het registreren en archiveren van (data uit) de overeenkomsten
College
College van Venlo
CTM 2
Het ontvangen van/opvragen bij de Intermediair van de informatie, rapportages en meldingen die deze op basis van de uitvoeringsovereenkomst en de SpUk LAI en SpUK EA dient te verstrekken
College
College van Venlo
CTM 3
Het op verzoek van de Intermediair verstrekken van informatie die nodig is voor het naar behoren uitvoeren van de overeenkomst
College
College van Venlo
CTM 4
Het uitvoeren van evaluaties, kwaliteits- en andere audits
College
College van Venlo
CTM 5
Het voeren van contractmanagementgesprekken met de Intermediair
College
College van Venlo
CTM 6
Het maken van afspraken met de Intermediair over:
-het oplossen van een geschil over de uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst;
-de mogelijke overname van verplichtingen in geval van ontbinding van een uitvoeringsovereenkomst
College
College van Venlo
CTM 7
Het vorderen van nakoming door een Intermediair
College
College van Venlo
CTM 8
Het in gebreke stellen van een Intermediair
College
College van Venlo
CTM 9
Het opleggen van een boete op basis van de uitvoeringsovereenkomst
College
College van Venlo
CTM 10
Het indienen van een schadeclaim bij de Intermediair
College
College van Venlo
CTM 11
Het opeisen van een boete bij een Intermediair
College
College van Venlo
CTM 12
Het doen van een beroep op vernietiging van (een onderdeel van) de uitvoeringsovereenkomst
College
College van Venlo
CTM 13
Het beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst (opzeggen met wederzijds goedvinden, beëindigen en ontbinden)
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 14
Het gebruik maken van de verlengingsmogelijkheid in een uitvoeringsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 15
Het besluiten tot, en ondertekenen van een wijziging van een uitvoeringsovereenkomst in de gevallen die in de uitvoeringsovereenkomst zijn benoemd
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 16
Het verlenen van toestemming aan een Intermediair voor:
-het doen van openbare mededelingen en uitgeven van persberichten met betrekking tot de uitvoeringsovereenkomst;
-het gebruiken van de gemeenten als referentie;
-het overdragen van de uit de uitvoeringsovereenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen;
-het inzetten van derden bij de uitvoering van (een deel van) de uitvoeringsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 17
Een Intermediair verzoeken om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 18
Het maken van tussentijdse aanvullende (inhoudelijke en financiële) afspraken met een Intermediair
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
CTM 19
Het in het kader van de SpUk LAI en EA uitvoeren van controles
College
College van Venlo
Financiën
FIN 1
Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de Intermediair conform de afspraken uit de uitvoeringsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
FIN 2
Het terugvorderen van bedragen van de Intermediair conform de afspraken uit de Uitvoeringsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
FIN 3
Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de in de considerans genoemde regiogemeenten ten behoeve van de gemeentelijke betalingen van de proceskosten van de gemeente Venlo, de kosten van de Intermediair en de kosten voor een gezamenlijke communicatie- en marketingcampagne
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
FIN 4
Het factureren en innen van de gemeentelijke bijdragen ten behoeve van de uit te voeren betalingen zoals genoemd onder FIN 1 en FIN 3.
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo
FIN 5
Het beheren van de gemeentelijke bijdragen en het afleggen van verantwoording over het beheer en de besteding van de geïnde bijdragen
College/burgemeester
College/burgemeester van Venlo