Organisatieregeling gemeente Wassenaar 2024

Alle eenheden

1De eenheden, zoals genoemd in artikel 3, derde lid, van de Organisatieregeling

i.Strategie & Communicatie;

ii.Vergunningen, Toezicht & Veiligheid (VTV);

iii.Ondersteuning;

iv.Klant Contact Centrum (KCC);

v.Maatschappelijke Ontwikkeling en Ondersteuning (MOO).

vi.Ruimtelijke Ontwikkeling (RO);

vii.Beheer & Vastgoed;

viii.Onderhoud Openbare Ruimte.

ix.HR, Financiën & Inkoop;

x.Informatie- & Datamanagement;

xi.Juridische Zaken (JZ).

zijn verantwoordelijk voor:

a.het voorbereiden van regelingen (besluiten van algemene strekking zoals verordeningen, beleid, kennisgevingen) betrekking hebbende op de taakgebieden binnen de eenheid;

b.het opstellen en, voor zover daartoe bevoegd, aangaan van contracten betrekking hebbende op de taakgebieden binnen de desbetreffende eenheid;

c.het behandelen van ingebrekestellingen met betrekking tot (voorbereiding van) besluitvorming op het taakgebied van de desbetreffende eenheid;

d.het behandelen van klachten die betrekking hebben op gedragingen van medewerkers van de eenheid;

e.het nemen of voorbereiden van besluiten op bezwaar, met betrekking tot besluiten die de eenheid betreffen;

f.het voeren van verweer bij hoorzittingen van de bezwaarschriftencommissie;

g.het aanleveren van documenten voor Woo-verzoeken;

h.het beoordelen van het recht op subsidie;

i.het aanvragen van subsidies of specifieke uitkeringen.

2Tot de taken van de managers ten aanzien van de medewerkers binnen hun eenheid behoren:

a.het aangaan, tekenen, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde en bepaalde tijd;

b.het verlengen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;

c.het aangaan en ondertekenen van een overeenkomst betreffende een stage-, werkervarings- en leer-arbeidsplaats;

d.het maken van afspraken en wijzigingen van de arbeidsovereenkomst met betrekking tot o.a. salaris, arbeidsduur en werktijd;

e.het vaststellen van het salaris. Indien afspraken en wijzigingen niet passen binnen de vastgestelde formatie, zoekt de manager afstemming met de Gemeentesecretaris/ Algemeen directeur om overeenstemming te bereiken over het beleggen van de kosten.

f.het toekennen van

i.salarisverhoging wegens promotie;

ii.salarisverhoging (in de vorm van een extra periodiek);

iii.een gratificatie;

iv.toelagen genoemd in hoofdstuk 3 van de Cao Gemeenten, waaronder een arbeidsmarkt-, functionerings- en waarnemingstoelage;

g.het nemen van besluiten rondom verlof en werktijden met betrekking tot individuele medewerkers zoals bedoeld in hoofdstuk 6 van e Cao Gemeenten en hoofdstuk 7 van het personeelshandboek;

h.het verlenen van ontslag op eigen verzoek, ontslag op grond van blijvende invaliditeit en ontslag wegens (vervroegde) pensionering;

i.het afzien van beëindiging van de arbeidsovereenkomst van rechtswege vanwege het bereiken van de pensioenrechtigde leeftijd zoals bedoeld in hoofdstuk 2, artikel 10 van de Cao Gemeenten;

j.het geven van een officiële waarschuwing op basis van de gezagsverhouding werkgever-werknemer op grond van het Sanctiebeleid gemeente Wassenaar;

k.het achterwege laten van salarisverhoging bij onvoldoende bekwaamheid, geschiktheid of functioneren;

l.het inschakelen van een outplacementbureau;

m.het aangaan en ondertekenen van detacherings-, zzp- en uitzendovereenkomsten en overige vergelijkbare overeenkomsten met inachtneming van hiertoe afgesloten raamovereenkomsten;

n.het aangaan en ondertekenen van een vrijwilligersovereenkomst;

o.het verlenen van toestemming voor nevenwerkzaamheden;

p.het openstellen van een reguliere vacature;

q.het opstellen van een beoordeling;

r.het toekennen van een reis- en verblijfskostenvergoeding;

s.het verzorgen van de viering van een jubileum of afscheid;

t.het toekennen van studiefaciliteiten voor zover dat past binnen het opleidingsplan van de Eenheid;

u.het goedkeuren van declaraties;

v.het (laten) uitvoeren van taken op het gebied van verzuim en arbo vanaf de eerste verzuimdag tot herstel dan wel ontslag ten aanzien van:

i.het recht op salaris;

ii.een geneeskundig onderzoek;

iii.preventietaken op het gebied van arbo en ziekteverzuim

2Eenheid Strategie en Communicatie

De eenheid Strategie & Communicatie bestaat uit strategisch adviseurs, communicatieadviseurs en wijkmanagers. Zij zijn respectievelijk verantwoordelijk voor het vertalen van de opgaven naar beleidsadvies, communicatie en behoefteonderzoek.

De strategisch adviseurs vormen de verbindende schakel tussen het bestuur (de ambitie) en de gemeentelijke organisatie (de uitvoering). Zij voeren regie op bestuurlijke programma’s, adviseren over beleid op bestuurlijk- en concernniveau en kunnen optreden als gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever voor opgaven/programma’s.

De communicatieadviseurs dragen bij aan de gemeentelijke communicatie en voorlichting binnen de opgaven/programma’s. Dit doen zij door te informeren via teksten op de website, in de krant en op social media. De communicatie wordt hierbij versterkt door ondersteunend beeldmateriaal, zoals fotomateriaal, infographics en video’s. De medewerkers weten wat er leeft in Wassenaar en spelen hiermee in op de actuele informatiebehoefte

De wijkmanagers werken aan de leefbaarheid van Wassenaar. Dit doen zij door ‘van buiten naar binnen’ te werken. Daarbij wordt samengewerkt met bewoners, organisaties en de 35 wijk- en buurtverenigingen. De wijkmanagers onderzoeken wat er in de wijken speelt en komen samen met bewoners en organisaties met verbetervoorstellen. De wijkmanagers onderhouden daarnaast contacten met de politie en welzijnsorganisaties, waaronder ook de jongerenwerkers.

De eenheid Strategie en Communicatie:

1voert regie op brede bestuurlijke programma’s;

2adviseert over beleid op bestuurlijk- en concernniveau;

3kan optreden als door de gemeentesecretaris gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever voor

opgaven en programma’s;

4draagt mede verantwoordelijkheid voor de continue doorontwikkeling en innovatie van de

organisatie;

5draagt zorg voor externe communicatie-uitingen;

6is verantwoordelijk voor gemeenteberichten;

7draagt zorg voor informatieverstrekking aan media;

8is verantwoordelijk voor woordvoering.

Daarnaast voert de eenheid taken uit met betrekking tot:

9crisiscommunicatie;

10internationals;

11Wassenaar zijn we samen organisatie;

12Stakeholdermanagement wijk en buurtverenigingen.

3Eenheid Vergunningen, Toezicht & Veiligheid (VTV)

Binnen vergunningen worden vergunningen verleend op basis van de Omgevingswet, APV en bijzondere wetten. Binnen Toezicht wordt toezicht gehouden op en gehandhaafd op de Omgevingswet, APV en bijzondere wetten. Binnen Veiligheid wordt uitvoering gegeven aan het integraal Veiligheidsbeleid en de burgemeester ondersteund in zijn rol als verantwoordelijke voor de openbare orde en veiligheid en ten behoeve van de uitoefening van burgemeestersbevoegdheden. Binnen de eenheid VTV worden onderstaande processen uitgevoerd. Voor zover niet in onderstaande lijst genoemd, vallen ook overige in bovengenoemde regelgeving opgenomen vergunningen-, toezicht- en veiligheidstaken onder de werkzaamheden van VTV.

Taken van de eenheid betreffen onder meer:

1het in behandeling nemen, beoordelen en verstrekken van omgevingsvergunningen;

2het houden van toezicht en het handhaven op grond van de Omgevingswet;

3het in behandeling nemen, beoordelen en verstrekken van vergunningen en ontheffingsverzoeken op grond van de Algemeen Plaatselijke verordening (APV)[

1We vinden het in Nederland belangrijk dat we goed met elkaar samen leven, dat de openbare ruimte netjes is en dat we rekening houden met elkaar. Iedere gemeente legt een groot deel van haar regels vast in een eigen Algemene Plaatselijke Verordening ook wel bekend onder de afkorting APV.

] en bijzondere wetten[

2Bijzondere wetten vormen een apart aandachtsgebied binnen gemeenten en kunnen behoorlijk divers zijn. Dit betreft landelijke wet- en regelgeving die voor iedereen geldt en niet specifiek Wassenaars is, in tegenstelling tot de regels uit de Algemene plaatselijke verordening. Het gaat daarbij om zeer uiteenlopende onderwerpen zoals bijvoorbeeld de Wet Bibob, Drank- en Horecawet, Opiumwet of de Wegenverkeerswet, maar ook de Gemeentewet bevat specifieke bepalingen. Op grond van deze specifieke wetten en bepalingen kunnen vergunningen of ontheffingen nodig zijn om bepaalde activiteiten te mogen uitvoeren.

].;

4het houden van toezicht en het handhaven van de openbare ruimte door buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s);

5bezwaarschrift/beroep parkeerboete CJIB/OM;

6brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaats melding;

7het uitvoeren van taken en voorbereiden van besluitvorming in het kader van een tijdelijk huisverbod;

8het behandelen van een melding van woningontruiming door een (huur)schuld;

9de coördinatie van de crisisorganisatie.

4Eenheid ondersteuning

De eenheid Ondersteuning bestaat uit de collega’s van het Bestuurssecretariaat en Kabinet & Representatie, de managementondersteuners, projectondersteuners en de collega’s van Facilitaire zaken.

Het bestuurssecretariaat beheert de agenda’s van het college van burgemeester en wethouders. Verzorgen dagelijkse uitvoerende werkzaamheden van de collegeleden, zoals correspondentie, uitnodigingen, jubilarissen, declaraties enzovoorts.

Kabinet & Representatie verzorgt de kabinetszaken en representatieve en protocollaire aangelegenheden. Maar ook het organiseren en begeleiden van ontvangsten en jaarlijks terugkerende bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld de procedure rondom de Koninklijke onderscheidingen, gemeentelijke onderscheidingen, Lintjesregen, Nieuwjaarsreceptie, herdenkingen, etc.

De managementondersteuners zorgen voor de bestuurlijke stukkenstroom en verzorgen de agenda’s voor de Voorbereiding Portefeuillehoudersoverleggen (op donderdag) en de Portefeuillehoudersoverleggen op de maandag en het Managementoverleg. Indien de steller van een college- en raadsadvies/-besluit niet bij de voorbereiding aanwezig is, koppelt een managementondersteuner de uitkomsten van het overleg terug aan de steller.

Projectondersteuning is de ondersteuning bij complexe projecten.

Facilitaire zaken zorgt voor het dagelijks beheer, catering en schoonmaak van de gemeentelijke gebouwen, waardoor bestuur en medewerkers in staat worden gesteld om te vergaderen en werkzaamheden te verrichten in de daartoe aangewezen gemeentelijke gebouwen (raadhuis De Paauw en het Gemeentekantoor). Daarnaast is de bode op Raadhuis De Paauw ondersteunend aan de commissie en raadsvergaderingen en het voltrekken van huwelijken.

Taken van de eenheid Ondersteuning betreffen:

1Bestuurlijke verslaglegging;

2Gemeentelijke Onderscheidingen;

3Koninklijke Onderscheidingen;

4Predikaat Koninklijk/Hofleverancier;

5Representatie;

6Herdenkingsceremonies;

7Evenementen.

5Eenheid Klant Contact Centrum

Binnen de eenheid KCC zijn er drie teams.

Het eerste team verzorgt de receptie en telefonie dus de ontvangst van inwoners op het gemeentekantoor. Zij staan ook de inwoners te woord die naar 14070 bellen.

Het team Burgerzaken verzorgt heel veel producten van reisdocumenten tot garantverklaringen en gehandicaptenparkeerkaarten. Dit doen zij aan de balie maar veel aanvragen komen ook digitaal binnen en handelen zij af zonder direct contact. Tot slot is er het team burgerlijke stand/BRP waar een medewerker trouwen en naturalisaties verzorgt.

Het team BRP (basisregistratie personen) verzorgt de kwaliteit van de gegevens van alle inwoners van de gemeente Wassenaar. Er zijn verschillende instrumenten om deze kwaliteit hoog te houden. Daarnaast organiseert dit team ook de verkiezingen. Direct onder de eenheidsmanager werken ook de projectleider dienstverlening en de adviseur digitale media.

Tot de taken van de eenheid behoren:

1uitvoeren van werkzaamheden op grond van de Wet basisregistratie personen (Brp), zoals bijhouden van de gemeentelijke basisregistratie en behandelen van aanvragen in dit kader;

2behandelen van verzoeken om een parkeervergunning;

3het aanwijzen van een (eenmalige) trouwlocatie;

4aanstelling en ontslag door de manager van de eenheid van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (Babs);

5het opstellen en aanpassen van een dienstverleningsaanbod;

6het afgeven van verlof tot begraven of cremeren;

7het behandelen van aanvragen om een gehandicaptenparkeerkaart of een gehandicaptenparkeerplaats;

8het aanvragen van en medisch advies ten behoeve van de uitvoering van taken, zoals het beoordelen van het recht op een gehandicaptenparkeerkaart;

9het houden van een klanttevredenheidsonderzoek;

10het treffen van kwaliteitsverbeteringsmaatregelen;

11het behandelen van aanvragen om een paspoort en het voorbereiden en nemen van besluiten verband houdende met paspoorten, zoals vervallenverklaren ervan;

12het behandelen van aanvragen om een identiteitskaart;

13het uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met een rijbewijs, zoals verstrekken van een rijbewijs en het verwerken van een afstandsverklaring;

14het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van verkiezingen, zoals het benoemen van stembureauleden, registreren van een politieke groepering, kandidaatstellingen, verstrekken van een vervangende stempas, volmachtbewijs voor stemmen en stemdistrictindeling;

15het uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met het houden van een referendum;

16het uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met registratie, benoeming en ontslag van raads(commissie)leden;

17het opleggen van een toegangsverbod voor een gemeentelijke locatie zoals het gemeentehuis of het raadshuis.

6Eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling en Ondersteuning

De kern van de gemeentelijke verantwoordelijkheid in het Sociaal Domein is vastgelegd in drie wetten: de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo), de Jeugdwet en de Participatiewet. In totaal zijn we als gemeente in het Sociaal Domein wettelijk verantwoordelijk voor preventie, informatievoorziening en advies, ondersteuning, hulp en zorg voor onze inwoners op het gebied van participatie, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp, publieke gezondheidszorg en onderwijsachterstanden.

Naast de genoemde wetten is er een groot aantal beleidsdomeinen en onderliggende wettelijke kaders die ook bijdragen aan het welbevinden van onze inwoners. Voorbeelden hiervan zijn publieke (mentale) gezondheid, gezond en veilig opgroeien, eenzaamheid, vrijwilligerswerk, inburgering, asielopvang, inclusie, discriminatie en grensoverschrijdend gedrag, veiligheid, voorschoolse educatie en onderwijsachterstanden, laaggeletterdheid, leerlingenvervoer, cultuur en sport als middel bij preventieve interventies, de relatie tussen wonen en zorg, en de verbinding met het Fysieke Domein via onder andere de Omgevingswet. Deze beleidsterreinen vormen onderdeel van het Sociaal Domein en maken deel uit van onze brede blik hierop.

De taken van de regisseur richten zich specifiek op de (medewerkers binnen de) uitvoering Maatschappelijke Ontwikkeling en Ondersteuning (MOO).

De eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling en Ondersteuning voert gemeentelijke taken en bevoegdheden uit, zijnde (voorbereiding van) besluitvorming, gemeentelijke regelgeving en beleid en uitvoering daarvan, die voortvloeien uit of verband houden met de genoemde wet- en regelgeving en in elk geval:

1Jeugdwet;

2Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo);

3Wet publieke gezondheid;

4Participatiewet;

5Wet gemeentelijke schuldhulpverlening;

6Onderwijs wet- en regelgeving

i.Wet op het primair onderwijs;

ii.Wet voortgezet onderwijs 2020;

iii.Wet op het onderwijstoezicht (WOT, 2002)

iv.Wet op de expertisecentra;

v.Wet educatie en beroepsonderwijs;

vi.Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

vii.Leerplichtwet 1969.

7Wet kinderopvang;

8Wet harmonisatie kinderopvang en peuterspeelzaalwerk;

9Leerplichtwet 1969;

10Wet ontwikkelingskansen door kwaliteit en educatie;

11Wet langdurige zorg;

12Zorgverzekeringswet;

13Wet inburgering 2021;

14Wet tijdelijk huisverbod;

15Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg;

16Wet zorg en dwang psychogeriatrische en verstandelijk gehandicapte cliënten;

17Wet verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling;

18Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap;

19Veteranenwet;

20Wet gemeentelijke taak mogelijk maken asielopvangvoorzieningen (Spreidingswet);

21Wet op het specifiek cultuurbeleid;

22Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;

23Wet aanpak woonoverlast;

24Wet tijdelijk huisverbod;

25Wet verplaatsing bevolking;

26de Regeling opvang ontheemden Oekraïne;

27Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers 1940-1945 en de Wet uitkeringen burger oorlogsslachtoffers 1940-1945;

28Wet op de lijkbezorging.

7Eenheid Ruimtelijke Ontwikkeling

Deze eenheid richt zich op de ontwikkeling van het fysieke domein. De medewerkers houden zich bezig met verkeer en mobiliteit, groen, water, milieu, economische zaken en toerisme, wonen, stedenbouw, monumenten, cultureel erfgoed én archeologie.

De taken van de eenheid hebben, niet uitsluitend, betrekking op:

1Beleidsontwikkeling op het gebied van de Fysieke Leefomgeving, inhoudende:

a.de implementatie van de Omgevingswet;

b.het opstellen van en beheer van de Omgevingsvisie;

c.het wijzigen en het beheren van het Omgevingsplan;

d.het opstellen, wijzigen en monitoring van programma’s;

e.het opstellen van stedenbouwkundige visies en kaders;

f.het beheer en wijzigen van het gemeentelijk welstandsbeleid;

g.het opstellen van overig sectoraal beleid op het gebied van de Fysieke Leefomgeving;

h.het opstellen van passende beoordelingen en Milieu Effect Rapportages.

2Realisatie van projecten in de Fysieke Leefomgeving, inhoudende:

a.projectmanagement en projectmatige aanpak van ruimtelijke projecten;

b.begeleiding van het vooroverlegproces voor initiatieven (het Integraal; Afstemmingsoverleg en de Omgevingstafels);

c.planeconomie en het opstellen van grondexploitaties;

d.anterieure en posterieure overeenkomsten;

e.begeleiden van omgevingsvergunning voor (buitenplanse) omgevingsplanactiviteiten;

f.begeleiden van omgevingsplanwijzigingen;

g.begeleiden van participatietrajecten.

3Beleidsuitvoerende taken, inhoudende:

a.advisering bij en toetsen van initiatieven in de fysieke leefomgeving vanuit alle sectorale beleidsvelden binnen de Fysieke Leefomgeving;

b.communicatie met en ondersteuning van de omgevingsdienst bij de uitvoering van de taken op het gebied van milieu;

c.begeleiden van regionale overleggen in het kader van de Fysieke Leefomgeving;

d.begeleiding van de overleggen met verschillende medeoverheden op het gebied van de Fysieke Leefomgeving;

e.monitoren van de uitvoering van het beleid op het gebied van de Fysieke Leefomgeving;

f.het maken van prestatieafspraken met woningcorporaties;

g.uitvoering van beleid op het gebied van de Fysieke Leefomgeving, zoals bijvoorbeeld het verlenen van huisvestingsvergunningen, subsidies en het nemen van verkeersbesluiten.

4Bijkomende wettelijke taken, zoals:

a.nadeelcompensatie (planschade deel);

b.hogere Waardenbesluiten;

c.verkeersmeldingen.

8Eenheid Beheer & Vastgoed

In deze eenheid zijn professionals actief met het managen van de openbare ruimte. Denk hierbij aan verharding, riolering, groen, water en technische installaties. Zij treden op als adviseur, opdrachtnemer en opdrachtgever. De verantwoordelijkheden hebben betrekking op onder andere beheer, onderhoud en vervanging van zaken in de openbare ruimte. De eenheid zorgt ervoor dat de openbare ruimte schoon, heel, veilig en bereikbaar blijft. Projectleiders en toezichthouders initiëren en ondersteunen de uitvoering en realisatie van de werkzaamheden. Daarnaast is het team Vastgoedbeheer bij deze eenheid ondergebracht. Dit team zorgt voor het beheer van het gemeentelijk vastgoed en gronden en zorgt ervoor dat huren en pachten in rekening worden gebracht.

Tot de taken van het eenheid behoren onder meer:

1afvalcontainers verstrekking;

2bedrijfsafvalinzameling: aanvraag behandelen;

3beheerplan opstelling;

4beschermde of monumentale boom: wijziging melding;

5bluswatervoorziening aanleg, reconstructie, beheer en onderhoud;

6bouw- en woonrijp maken gebied;

7civieltechnische kunstwerk aanleg;

8gemeentelijk groen aanleg, reconstructie, beheer en onderhoud;

9gemeentelijk pand beheer, onderhoud en ingebruikgeving;

10gescheiden afvalinzameling;

11grondbeheer, zoals verkoop snippergroen;

12kunstobject in openbare ruimte: beheer en onderhoud;

13ondergrondse container: afvalpas verstrekking;

14ongediertebestrijding;

15onroerende zaak beheer;

16openbare ruimte melding;

17opgraven, herbegraven en graf ruimen vergunning;

18rioolaansluitingsvergunning;

19rioolaansluitingsverzoek;

20rioolstelsel: beheer en onderhoud;

21sportaccommodatie: beheer en onderhoud;

22straatmeubilair: aanleg, beheer en onderhoud;

23straatverlichting: aanleg, reconstructie, beheer en onderhoud;

24waterwerk: beheer en onderhoud;

25weg aanleg/reconstructie;

26weg beheer en onderhoud.

9Eenheid Onderhoud Openbare Ruimte

Binnen deze eenheid wordt gewerkt aan het onderhoud van de openbare ruimtes. Dit gaat van het onderhoud in de parken, tot reiniging en inzameling. De eenheid werkt dagelijks in de groenvoorziening en in de straten van Wassenaar. Zij zijn daardoor heel zichtbaar en komen vaak in contact met de inwoners.

Tot de taken van de eenheid behoren:

1begraafplaats: dagelijks beheer en onderhoud;

2bijhouden begraafplaatsadministratie;

3grafbedekkingsvergunning: beoordelen van een aanvraag;

4grafrecht verlenging: beoordelen van een aanvraag;

5begeleiding begraven;

6civieltechnische kunstwerken dagelijks beheer en onderhoud;

7elementenverharding herstel schade;

8verkeerstekens beheer en onderhoud;

9verkeersregelen bij calamiteiten;

10speeltuin dagelijks beheer en onderhoud;

11gladheidsbestrijding;

12gladheidbestrijdingsplan opstelling operationeel deel;

13reiniging dagelijks schoonhouden openbare ruimte;

14onderhoud openbaar groen;

15ontwerp revisievakken openbaar groen;

16inplanten openbaar groen;

17bomen dagelijks onderhoud en stormschade;

18waterhuishouding opheffen obstructies en dumpingen;

19gemeenteriool storingsonderzoek en herstel;

20meldingen Openbare ruimte, beheer en afhandeling;

21indienen schademeldingen bij de onafhankelijk kennispartner voor overheden in schade verhalen en wettelijke aansprakelijkheid NODR.

10Eenheid HR, Financiën & Inkoop

De eenheid HR, Financiën & Inkoop ondersteunt de organisatie met advies en procedures wanneer het gaat over hantering van afgesproken processen op de vakgebieden. Daar waar beleid niet langer het doel dient waarvoor het is gemaakt wordt geadviseerd over afschaffing of aanpassing ervan. De eenheid adviseert daarnaast het bestuur over de doelmatige, doeltreffende, rechtmatige inzet van middelen en tevens de invulling van het werkgeverschap door de gemeente. Tot slot verzorgt deze eenheid de opmaak van de Planning en Control producten voor het college en de raad.

De werkzaamheden van de eenheid betreffen de volgende onderwerpen, taken en processen:

1aanstelling personeelslid;

2accountantscontrole;

3agressie tegen personeelslid: behandelen melding;

4ambtsjubileumuitkering;

5arbo-incident;

6begroting: aanpassing en opstelling;

7belastingafdracht;

8beoordelingsgesprek;

9betalingsregeling treffen op verzoek;

10betrekkingsomvang: wijziging;

11bevordering personeelslid;

12bezwaarschrift gemeentelijke belastingen;

13bijzonder verlof;

14BTW-compensatiefonds vergoeding;

15budget: aanpassing, verwerking mutatie en opstelling;

16declaraties verwerken;

17derdenbeslag uitvoeren;

18detachering personeelslid;

19disciplinaire maatregel opleggen;

20factuur aan debiteuren verwerken;

21factuur van crediteuren verwerken;

22financiële interne controle;

23flexibele werktijden;

24formatiewijziging;

25functiewaardering;

26functiewijziging aanvraag verwerken;

27functionele schaalindeling;

28functioneringsgesprek;

29garantie geldlening: geven, beëindigen, toezicht en wijziging;

30gemeentelijke belastingen kopie aanslag;

31gratificatieverzoek;

32individueel keuzebudget: mutatie verwerken;

33inhuur van derde;

34instemmingsverzoek aan ondernemingraad;

35integriteitsonderzoek;

36interne audit;

37interne sollicitatie;

38invordering;

39invorderingsregeling gemeentelijke belastingen;

40Iv3-verantwoording;

41jaarrekening opstellen;

42jaarverslag opstellen;

43knelpunten personeelslid melding;

44kwijtschelding gemeentelijke belastingen;

45leges;

46lening aangaan, beheer, beëindiging en wijziging;

47loonbeslaglegging;

48loontoeslag;

49nevenfuncties melding;

50onafhankelijke commissie declaratie;

51onbetaald verlof;

52onderhandelingen collectieve arbeidsvoorwaarden;

53ondernemersregister: inschrijving;

54ondernemingsraad: instelling;

55ondernemingsraad: verkiezing;

56open sollicitatie;

57opleidingsverzoek personeelslid;

58organisatiestructuurwijziging;

59ouderschapsverlof;

60overlijden personeelslid melding;

61parkeerbelastingen;

62persoonlijk ontwikkelingsplan;

63precariobelastingen;

64reclamebelastingen;

65risico-inventarisatie en evaluatie;

66roerende ruimtebelastingen;

67salarismutaties;

68schenking;

69SiSa-verantwoording;

70stageplaats;

71statistische opgave;

72toezichthouder: aanwijzing;

73treasury audit geldstromen;

74uitdiensttreding;

75uitkeringen van rijksoverheid;

76uitzetting gelden aangaan, beheer, beëindiging en wijziging;

77verhaal WW uitkering beoordeling;

78verklaring omtrent gedrag (Vog);

79voorjaars-/najaarsnota;

80wachtgeld politieke ambtsdrager aanvraag;

81werving en selectie;

82wethouders salarismutaties;

83ziektemelding;

84zorgverlof;

85zwangerschapsverlof.

11Eenheid Informatie- & Datamanagement

De eenheid faciliteert de medewerkers in hun werk als het gaat om de inrichting van de ICT-infrastructuur (niet alléén de werkstations) en de omgang met de daarbinnen verwerkte data (archief, beveiliging, privacy en de link naar landelijke voorzieningen). Ook wordt vanuit de eenheid meegewerkt aan de vormgeving van de digitale dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Middels een dienstverleningsovereenkomst (DvO) neemt de gemeente Voorschoten deze diensten ook af.

Tot de taken van de eenheid behoren:

1het behandelen van een verzoek voor het verkrijgen van toegang tot een systeem of applicatie;

2het behandelen van een verzoek voor het stopzetten van de toegang tot een systeem of applicatie;

3het opstellen van een besluit voor de vervanging van archiefbescheiden;

4het uitvoeren van de vervreemding van archiefbescheiden;

5het uitvoeren van een beheershandeling op het papieren archief;

6het overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats;

7het vernietigen van archiefbescheiden;

8het verwerken van een mutatie in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG);

9het uitvoeren van een onderzoek naar een terugmelding in het kader van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG);

10het uitvoeren van versiebeheer van het BRP-systeem;

11het uitvoeren van de afhandeling van een door een calamiteit aangetast systeem of applicatie;

12het uitvoeren van het beheer over het configuratieoverzicht van een applicatie;

13het uitvoeren van het beheer over het configuratieoverzicht van de systemen;

14het behandelen van een datalek melding;

15het uitvoeren van de ENSIA zelfevaluatie informatieveiligheid;

16het behandelen van een verzoek om ondersteuning bij het gebruik van een informatiesysteem;

17het uitvoeren van het aangaan van een gebruiksovereenkomst met een personeelslid of een bestuurder;

18het uitvoeren van de intrekking van een nummeraanduiding;

19het uitvoeren van de toekenning van een nummeraanduiding;

20het uitvoeren van de wijziging van een nummeraanduiding;

21het uitvoeren van de ontwikkeling van een nieuwe applicatie;

22het uitvoeren van de toekenning van een openbare ruimte;

23het beoordelen van een verzoek voor inzage van persoonsgegevens;

24het uitvoeren van de oplossing van problemen in de werking van een systeemonderdeel;

25het uitvoeren van de uitrol van een applicatie(onderdeel);

26het uitvoeren van een verandering in functionaliteit van een informatiesysteem;

27het uitvoeren van het opstellen van een plan om een uitwijk te kunnen realiseren bij uitval van een systeem of applicatie;

28het uitvoeren van het ontwerp van een werkproces;

29het beoordelen van een wijzigingsverzoek in de configuratie van een applicatie;

30het behandelen van een verzoek voor een wijziging in de werking van een informatiesysteem;

31het beoordelen van wijzigingsverzoeken in de configuratie van een systeemonderdeel;

32het implementeren van een documentair structuurplan;

33het uitvoeren van conversie, migratie of vervanging van archiefbescheiden;

34het uitvoeren van een onderzoek naar een terugmelding in het kader van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT);

35het uitvoeren van een onderzoek naar een terugmelding in het kader van de Basisregistratie Ondergrond (BRO);

36het uitvoeren van de hotspotmonitor;

37het uitvoeren van de periodieke controle van een registratie;

38het aanvragen van een machtiging of certificering;

39het uitvoeren van de opstelling van een periodieke externe rapportage;

40het verwerken van een mutatie in het AVG verwerkingsregister;

41het uitvoeren van de opstelling van een gegevensuitwisselingsovereenkomst;

42het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA);

43het uitvoeren van beheer en onderhoud van gemeentelijk materiaal;

44het behandelen van een incidentmelding op het gebied van informatiebeveiliging;

45het behandelen van een incidentmelding op het gebied van informatiebeveiliging van de IBD;

46het behandelen van een kwetsbaarheidmelding op het gebied van informatiebeveiliging van de IBD;

47het uitvoeren van de aanpassing van een plan;

48het uitvoeren van een vastgesteld plan;

49het uitvoeren van een planningsgesprek;

50het uitvoeren van het toezicht op de uitvoering van een plan;

51het uitvoeren van een Privacy Impact Analyse (PIA);

52het uitvoeren van de beëindiging van een samenwerkingsovereenkomst;

53het uitvoeren van een periodieke test van een systeem of applicatie;

54het uitvoeren van de aanvraag van een Third Party Memorandum;

55het behandelen van een verzoek voor het wijzigen van toegang tot een systeem of applicatie;

56het uitvoeren van het beheer over het overzicht van beschikbare en toegewezen licenties;

57het uitvoeren van een training voor personeelsleden;

58het verwerken van een mutatie in de Basisregistratie Ondergrond (BRO);

59het opstellen van een continuïteitsplan;

60het beoordelen van een aanvraag tot externe toegang tot het systeem;

61het behandelen van de melding van een incident in de werking van een applicatie;

62het behandelen van de melding van een incident in de werking van een systeemonderdeel;

63het uitvoeren van de ontwikkeling van een wijziging in functionaliteit van een informatiesysteem;

64het uitvoeren van de uitrol van een release van een systeemonderdeel;

65het uitvoeren van een back-up van de servers;

12Juridische Zaken

De eenheid Juridische Zaken ondersteunt de organisatie met specialistische juridische kennis op het gebied van onder andere ruimtelijke ordening, vergunningen, toezicht en handhaving. De eenheid ondersteunt de organisatie ook op het gebied van algemeen privaat- en publiekrecht en bij aanvragen inzake de Wet open overheid (Woo). Soms biedt de eenheid ook rechtstreeks ondersteuning aan externe partijen, bijvoorbeeld als het gaat om bezwaar, beroep, Woo en klachten.

De taken van de eenheid betreffen:

1coördinatie, advisering en besluitvorming op aansprakelijkstellingen door én aan de gemeente;

2afhandeling administratief beroep;

3toepassen van bemiddeling of (pre-)mediation;

4voeren van het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie en opstellen van adviezen op bezwaarschriften;

5voeren van verweer bij een hoorzitting van de bezwaarschriftencommissie;

6voorbereiden van besluiten op bezwaar;

7afhandelen van beroepszaken (voeren van verweer en vertegenwoordigen van de gemeente of het bestuursorgaan ter zitting) met uitzondering van personeelszaken en legeskwesties;

8adviseren ten aanzien van contracten;

9coördineren van klachtbehandeling, voorbereiding eventuele besluitvorming en onderhouden van contacten hiertoe met de Nationale Ombudsman;

10behandelen van verzoeken om nadeelcompensatie;

11verordeningen toetsen of opstellen;

12bekendmaken van regelingen en besluiten van algemene strekking o.g.v. de Bekendmakingswet;

13verzekeringenbeheer;

14coördineren van Woo-verzoeken en voorbereiden van besluiten;

15nemen van handhavingsbesluiten;

16juridische advisering aan overige eenheden;

17inwinnen van extern juridisch advies;

18juridische kwaliteitszorg.