Organisatieverordening griffie gemeente Waalre 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

b.griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

c.werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd.

Artikel 2. Organisatiedoelen en formatie van de griffie

1De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.

Artikel 3. Aansturing van de griffier

1De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de griffier.

2De griffier stelt jaarlijks het griffie-jaarplan (inclusief begroting) op en legt verantwoording af aan de raad over het functioneren van de griffie in het griffie-jaarverslag.

Artikel 4. Organisatie griffie

1De griffier geeft leiding aan de griffie.

2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 5. Algemene ondersteuning

1De griffie draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de griffier, de raad en door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

2De griffie is het aanspreekpunt voor raadssleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 6. Voorbereiding, verloop en verslaglegging vergaderingen

1De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen terzijde bij hun zorg voor het opstellen van de agenda en het verloop van de raads-, werkgroep- en commissievergaderingen.

2De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en vergaderingen van raadscommissies en -werkgroepen.

3De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads-, commissie- en werkgroep leden en zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 7. Ondersteuning presidium

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 8. Ondersteuning rekenkamer

1De griffier is eerste aanspreekpunt voor de rekenkamer en aanwezig bij de vergaderingen van de rekenkamer.

2De griffier fungeert als liaison naar bestuur en ambtelijke organisatie voor de rekenkamer.

Artikel 9. Verhindering en vervanging

1Indien de griffier meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 10. Beheer

De griffier maakt in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier afspraken over het gebruik van de binnen de collegeorganisatie bestaande ondersteunende faciliteiten op het terrein van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.

Artikel 11. Medezeggenschap

1De griffie kan worden beschouwd als een zelfstandige onderneming.

2De griffier regelt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap van de griffie.

3De ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie van de gemeente behartigt ook de belangen van de bij de griffie werkzame medewerkers.

4De griffier ontvangt een verslag van die overlegvergaderingen, waarin onderwerpen zijn besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan.

Artikel 12. Mandaten

1De werkgeverscommissie mandateert de bevoegdheid tot het nemen van personele besluiten ten aanzien van de bij de griffie werkzame werknemers, met uitzondering van de griffier, aan de griffier.

2Tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

3Bij afwezigheid van de griffier oefent de plaatsvervangend griffier de in dit mandaatbesluit aan de griffier gemandateerde bevoegdheden uit.

4De krachtens mandaat te nemen besluiten moeten in overeenstemming zijn met alle ter zake geldende regelingen, het door de raad en de werkgeverscommissie gevoerde beleid en mogen niet leiden tot een budgetoverschrijding.

5Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, wordt de mandaatgever in de gelegenheid gesteld zijn wensen of bedenkingen over het ontwerp van het te nemen besluit, vergezeld van een advies van de gemandateerde, naar voren te brengen.

6Indien er sprake is van privaatrechtelijke overeenkomsten ten behoeve van de raad of de rekenkamer, dan is de griffier namens de raad de functionaris aan wie het college en de burgemeester respectievelijk het aangaan en het ondertekenen van die overeenkomsten kunnen mandateren.

Artikel 13. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie resp. de voorzitter van de raad.

2Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Organisatieverordening op de griffe van de gemeente Waalre 2023’.

3Deze verordening vervangt de volgende documenten:

a.Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Waalre (2012)

b.Instructie voor de griffier van de gemeente Waalre (2002)

c.Mandaatbesluit griffiepersoneel (2012)

4Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.