Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;
b.plv. griffier: de functionaris die de griffier bij afwezigheid vervangt;
c.commissiegriffier; de functionaris die adviserende en administratief-organisatorische werkzaamheden bij de commissievergaderingen verricht;
d.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;
e.presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 5. Reglement van Orde van de gemeente Vught;
f.werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.
Artikel 2: Algemene taken en verantwoordelijkheden
1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van (de leden van) de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen;
2De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden;
3De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.
Artikel 3: Taken besluitvorming
1De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen;
2De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling;
3De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan;
4De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de logistieke werkzaamheden en procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen;
5De griffier is er verantwoordelijk voor dat de commissiegriffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren;
6De griffier draagt zorg voor de publicatie van de voorlopige agenda en overige stukken voor raads- en burgerleden;
7De griffier draagt zorg voor de registratie van toezeggingen tijdens vergaderingen van de gemeenteraad en commissies.
Artikel 4: Taken presidium
1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige agendering en verslaglegging (zijnde een besluitenlijst) van de vergaderingen;
2De griffier draagt zorg voor een tijdige publicatie van de voorlopige agenda en de vergaderstukken;
3Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.
Artikel 5: Bijstand aan de raad en raads- en burgerleden
1De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning;
2De griffier heeft een vertrouwensfunctie voor de raads- en burgerleden;
3De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.
Artikel 6: Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet of anderszins instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7: Taken financiën en contractbeheer
De griffier beheert en bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.
Artikel 8: Ambtelijke bijstand
Zie de “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021”.
Artikel 9: Taken lokale democratie, integriteit en weerbaarheid
De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:
1Het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;
2Integer politiek bestuur en de integriteit, veiligheid en weerbaarheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie.
Artikel 10: Periodieke overleggen
1De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris;
2In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de Rekenkamer.
Artikel 11: Leidinggeven en management
1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie;
2De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de (voorzitter van de ) werkgeverscommissie;
3De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en heeft hierover periodiek overleg met de gemeentesecretaris;
4De griffier is verantwoordelijk voor de planning van de werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten;
5De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie;
6De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
7De griffier stelt een griffiejaarplan en een -jaarverslag op en rapporteert over de uitvoering van activiteiten van de griffie aan de werkgeverscommissie.
Artikel 12: Raadscommunicatie en voorlichting
1De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door de gemeenteraad;
2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen;
3De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en de mogelijkheden tot participatie.
Artikel 13: Verhindering en vervanging
1Indien de griffier meer dan 21 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan mededeling aan de raad;
2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.
Artikel 14. Slotbepalingen
1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier, voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie of de plv. voorzitter van de werkgeverscommissie;
2De Instructie griffier gemeente Vught 2014 vervalt;
3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling door de raad;
4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie griffier gemeente Vught 2025.