Privacyprotocol gegevensverwerking Jeugd gemeente Vlissingen

Artikel 1 Definities

Uitvoering: Degene die, onder de verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijken, de dagelijkse zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het dossier zijn opgenomen, zijnde Team Wmo en Jeugd.

Dossier: De digitale verzameling van persoonsgegevens over inwoners in het beheer van team Wmo en Jeugd.

Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, te weten de inwoner of een andere persoon die betrokken is bij de ondersteuning van de inwoner.

Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Inwoner: Een persoon als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Jeugdprofessional: Jeugdconsulenten en casusregisseurs Jeugd werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast is met de jeugdhulpverlening.

Medisch beroepsgeheim: Het beroepsgeheim; de plicht tot geheimhouding van een hulpverlener, als bedoeld in art. 7:457 van het Burgerlijk Wetboek, de Geneeskundige behandelingsovereenkomst, kortweg de WGBO.

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Team Wmo en Jeugd: Team bestaande uit WMO-consulenten en Jeugdprofessionals werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast zijn met de uitvoering van de Jeugdwet, het uitvoeren van casusregie en /of de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Veilig Thuis: Veilig Thuis is het adviespunt en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Verwerkingsverantwoordelijke: Het college van burgemeester en wethouders (voortaan het college)

Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in artikel 7.1.2.1 Jeugdwet.

Artikel 2 Doel gegevensverwerking WMO-loket

De gegevensverwerking door het college heeft als doel jeugdigen en hun ouders bij opgroei en opvoed- problemen:

1informatie, advies en hulp te bieden, en/of;

2indien nodig toegang verlenen tot individuele voorzieningen en/of;

3indien noodzakelijk toe te leiden naar gedwongen interventies.

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

1Het college van burgemeester en wethouders is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van het Team Wmo en Jeugd;

2Het team WMO en Jeugd is ambtelijk belast met het toepassen van de AVG op de wettelijke taken binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning welke zij uitvoert.

Artikel 4 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

1Het team Wmo en Jeugd is in het kader van de advisering over en de toegang tot de individuele voorziening bevoegd om persoonsgegevens te verwerken op grond van de Jeugdwet.

2Indien de jeugdprofessional zelf jeugdhulpverlening biedt (casusregie), ontleent deze de bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken aan artikel 6 lid 1, onder b van de AVG (behandelings- overeenkomst);

3In situaties waarin de voorgaande leden van dit artikel niet voorzien, is het college bevoegd om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken op grond van de ondubbelzinnige toestemming van de inwoner en/of diens gezaghebbende ouders of diens voogd, zoals genoemd in art. 6, onder a van de AVG. De toestemmingsverklaring is opgenomen in bijlage 1.

4Indien het vitaal belang van de betrokkene in het gedrang is, waarbij de betrokkene dringend is aangewezen op hulp en het vragen van toestemming aan de betrokkene redelijkerwijs niet mogelijk is, is het college bevoegd persoonsgegevens te verwerken op grond van artikel 6 lid 1, onder d van de AVG.

Artikel 5 Gegevensverzameling

1In het dossier worden de persoonsgegevens van de inwoner opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de inwoner.

2In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die wordt verwerkt ten behoeve van de ondersteuning van de inwoner.

Artikel 6 Verstrekken van persoonsgegevens

1Voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning van de inwoner kunnen de Jeugdprofessionals van de gemeente Vlissingen persoonsgegevens van de inwoner aan elkaar verstrekken.

2Indien dat voor de ondersteuning noodzakelijk is, kunnen Jeugdprofessionals van de gemeente Vlissingen persoonsgegevens van de inwoner delen met anderen. Indien het persoonsgegevens betreft die de Jeugdprofessional verwerkt in zijn hoedanigheid van jeugdhulpverlener, worden deze persoonsgegevens alleen gedeeld, nadat de betrokkene en/of diens gezaghebbende ouders of voogd, zijn toestemming heeft verleend voor het delen van zijn persoonsgegevens, tenzij dit bij of krachtens wet anders is bepaald.

3De toestemming genoemd in lid 2 blijft achterwege, indien de inwoner in een zeer ernstige situatie verkeert, waarbij deze dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie die het college niet zelf kan bieden en ondanks de inspanningen van het college het niet mogelijk is om de toestemming van de inwoner te verkrijgen.

4Persoonsgegevens van inwoner mogen worden gedeeld met het Zorg- en Veiligheidshuis Zeeland, voor zover het informatie betreft die noodzakelijk is voor de aan het Zorg- en Veiligheidshuis Zeeland opgedragen taken en voor zover de belangen van de jeugdigen niet onevenredig worden geschaad.

5Van een verstrekking genoemd in de leden 1 t/m 4, wordt een aantekening gemaakt in het dossier met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te verstrekken hebben geleid.

Artikel 7 Beveiliging en inzage

1De Jeugdprofessionals voor zover deze betrokken zijn bij de ondersteuning van de inwoner, hebben inzage in de persoonsgegevens van de inwoner die in het dossier zijn opgenomen.

2Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

a.De Jeugdprofessional met toezichtstaken uit het team Wmo en Jeugd alsmede de administratieve medewerkers van de team Wmo en Jeugd voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de Jeugdprofessionals voor hun werkzaamheden binnen team Wmo en Jeugd;

b.Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van bezwaar- en/of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover het noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar-en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift.

c.Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis;

d.Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de taken, de Raad voor de Kinderbescherming.

3Aan anderen dan in het tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.

4In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de Jeugdprofessionals uit het team Wmo en Jeugd hebben met betrekking tot het dossier.

5De applicatiebeheerder wordt als zodanig als beheerder aangewezen en kent op aanvraag van het team Wmo en Jeugd en in overleg met coördinator of teamleider een in te vullen autorisatie toe aan personen, die hen voor zover noodzakelijk is voor hun taakuitoefening inzage verschaffen in (bepaalde delen van) het dossier en die hen zo nodig bevoegdheden geven om gegevens in het dossier op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

1De persoonsgegevens in het dossier worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

2De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 9 Geheimhouding

1Een ieder die op grond van dit protocol kennis neemt van persoonsgegevens van een inwoner, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit protocol anders bepaalt.

2In het kader van de uitvoering van de jeugdhulp, mag het medisch beroepsgeheim slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:

a.De ondubbelzinnige toestemming van de inwoner gericht op het doorbreken van de geheim- houdingsplicht.

b.Bij een conflict van plichten. Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer er sprake is van een zwaarwegend belang van de inwoner of een ander dan de inwoner die de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt

Artikel 10 Melding Veilig Thuis

1De jeugdprofessional is te allen tijde bevoegd om inlichtingen, die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.

2Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen van (art. 2 lid 2 ) van het Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

3Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

Artikel 11 Informatieplicht

1De Jeugdprofessional draagt er zorg voor dat een betrokkene zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkene wordt geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden, tenzij de inwoner hier reeds van op de hoogte is.

2Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene of van de medewerkers van de Jeugdprofessional of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

Artikel 12 Rechten van de betrokkene

Artikel 13 Uitoefenen van rechten door de wettelijke vertegenwoordigers

1De rechten die een inwoner of een betrokkene op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen twaalf haar oud is.

2De rechten zoals bedoeld in het eerste lid worden uitgeoefend door de wettelijk(e) vertegenwoordiger(s) en de betrokkene beiden, indien de betrokkene al twaalf, maar nog geen zestien jaar oud is.

3Vanaf zestien jaar oefent de betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.

4In geval een betrokkene van zestien jaar of ouder voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk(e) vertegenwoordiger(s). Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk(e) vertegenwoordiger(s), dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.