Instructie voor de griffier Gemeente Vlissingen

Artikel 1:1

In deze instructie wordt verstaan onder:

•griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

•griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

•waar in deze instructie ‘hij’ of ‘zijn’ staat kan ook ‘zij’ en ‘haar’ worden gelezen.

•werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet

•ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

•agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en de commissies;

•auditcommissie: de commissie als bedoeld in de Verordening op de auditcommissie

•Vlissingen;

•presidium: een door de raad ingesteld overleg om aanbevelingen te doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie;

•Raadsplanning: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Artikel 2:1

1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, de voorzitter, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies (voorbereidende raadsbijeenkomsten), werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen.

2De griffier is aanwezig tijdens raadsvergaderingen, de vergaderingen van het presidium, de vergaderingen van de agendacommissie en is aanwezig zijn tijdens commissievergaderingen.

3De griffier is medeverantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad en adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten.

4De griffier adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie.

5De griffier ondersteunt en adviseert het presidium bij het opstellen van de raadsplanning.

6De griffier draagt er in samenwerking met de gemeentesecretaris/ algemeen directeur zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.

Artikel 2:2 LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT

1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan medewerkers van de griffie.

2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3De griffier beheert de budgetten voor de ondersteuning van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad hierover.

Artikel 2:3 BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG

1De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties, initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk

2De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

3De griffier, burgemeester en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg.

4De griffier en de burgemeester hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

5De griffier(en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening en in voorkomende gevallen overlegt de griffier (en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) met de auditcommissie en adviseert deze commissie.

6De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder rekenkamer en auditcommissie

7De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 2:4 AGENDERING

1De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

2De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de raadsplanning van de raad.

Artikel 2:5 ONDERSTEUNING PRESIDIUM

1De griffier adviseert en ondersteunt het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2Indien het presidium aanvullende ondersteuning nodig heeft, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 2:6 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

1De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

4De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

5De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2:7 ONDERZOEK

1De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

2De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

Artikel 2:8 COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

3De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

Artikel 2:9 FUNCTIEBESCHRIJVING

Naast deze instructie heeft de werkgeverscommissie een functiebeschrijving vastgesteld voor de griffier. Deze functiebeschrijving doet niet af aan deze instructie.

Artikel 2:10 VERHINDERING EN VERVANGING

1Indien de griffier voor een langere tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

2De door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats.

Artikel 2:11

De werkgeverscommissie voert functionerings-/beoordelingsgesprekken met de griffier.

Artikel 2:12

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.

2Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Vlissingen 2023.

3De instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

4Op dat moment vervalt de oude Instructie Griffier, laatstelijk gewijzigd op 9 december 2008.