Verordening op de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Venlo

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Accountant: de door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet;

b.adviescommissie: de adviescommissie Controle en Financiën van de gemeente Venlo;

c.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;

d.jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Venlo;

e.leden: de leden van de adviescommissie;

f.plaatsvervangend lid: een door een lid van de adviescommissie aangewezen plaatsvervanger zijnde een ander raadslid of een burgerraadslid van dezelfde fractie;

g.raad: de raad van de gemeente Venlo;

h.raadscommissie: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet;

i.voorzitter: de voorzitter van de adviescommissie.

Artikel 2 Adviescommissie en samenstelling

1Er is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet ingesteld door de raad, genaamd de adviescommissie Controle en Financiën.

2De adviescommissie bestaat uit ten minste vijf leden en maximaal zeven leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fracties kan maximaal één raadslid of burgerraadslid worden benoemd in de adviescommissie.

3De leden worden door de raad benoemd. Benoembaar zijn leden van de raad en burgerraadsleden. De raad benoemt de leden van de adviescommissie voor een periode gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4De adviescommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

5Een lid van de adviescommissie kan zich in voorkomende gevallen laten vervangen door een plaatsvervangend lid.

6Het secretariaat van de adviescommissie berust bij de griffie.

Artikel 3 Doelstelling en taken adviescommissie

1Het doel van de adviescommissie is de kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken.

2De adviescommissie brengt advies uit respectievelijk kan advies uitbrengen aan de raad en haar raadscommissies over inhoud en proces van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, verantwoording en controle, een en ander zoals nader beschreven en vastgelegd in de door de raad op grond van artikel 212 respectievelijk artikel 213 Gemeentewet vastgestelde financiële verordening respectievelijk controleverordening. Advisering door de adviescommissie kan onder meer zien op:

a.De opdrachtverlening aan de accountant;

b.De behandeling, de opbouw en kwaliteit, en de vaststelling van de jaarstukken, de voorjaarsnota en de programmabegroting waaronder tevens begrepen technische begrotingsaanpassingen, alsmede de overige documenten die jaarlijks door het college op grond van de financiële verordening aan de raad worden voorgelegd;

c.De behandeling van de verschillende financiële beleidsnota’s zoals genoemd in de financiële verordening;

d.Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapportages van het college in het kader van artikel 213a Gemeentewet en de op basis daarvan door de raad vastgestelde verordening;

e.Voorstellen tot wijziging van de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet alsmede van andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan;

f.Alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de adviescommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de adviescommissie van meerwaarde is ter versterking van de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

Artikel 4 Accountant en Rekenkamer

1De adviescommissie is belast met de uitvoering van de door de raad verleende opdracht aan de accountant en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. Ten aanzien van de accountant heeft de adviescommissie in ieder geval de volgende taken:

a.Zij voert overleg met de accountant over het jaarlijkse auditplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole;

b.Zij voert overleg met de accountant over de voortgang van de controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het auditplan van de accountant.

c.Zij voert tweemaal per jaar overleg met de accountant over de (tussentijdse) bevindingen van de accountant.

d.Zij bespreekt indien gewenst de jaarlijkse opdrachtbevestiging van de accountant.

2De adviescommissie is het contactorgaan voor de Rekenkamer en vervult de taak als genoemd in de Verordening rekenkamer gemeente Venlo

Artikel 5 Vergaderingen

1De adviescommissie vergadert vier keer per jaar of zo vaak als door de adviescommissie nodig wordt geacht om een goede uitvoering te kunnen geven haar taak.

2De vergaderingen van de adviescommissie, de vergaderstukken en de verslagen zijn besloten.

Artikel 6 Besluitvorming en advisering

1De adviescommissie brengt haar adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad en/of (een) raadscommissie(s), één en ander afhankelijk van het onderwerp van het advies.

2Raadsvoorstellen die door de adviescommissie van advies worden voorzien zullen via behandeling in (een van) de raadscommissie(s) ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

3Indien de adviescommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt verwoord in het advies.

4De adviescommissie kan besluiten nemen als de meerderheid van het aantal leden en/ of plaatsvervangende leden aanwezig is. De adviescommissie beslist bij meerderheid van stemmen van leden en plaatsvervangende leden. Wanneer niet het vereiste aantal leden en/of plaatsvervangende leden voor besluitvorming aanwezig is of wanneer de stemmen staken, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige leden een besluit nemen. Staken de stemmen dan nog, kan er geen advies worden uitgebracht aan de raad.

Artikel 7 deelname door niet- leden

1De adviescommissie kan schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de burgemeester, de wethouders en (via de griffie) de ambtenaren van de gemeente Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de adviescommissie de burgemeester, de wethouders en/of de ambtenaren ter vergadering uitnodigen.

2De adviescommissie kan de accountant, de Rekenkamer, externe deskundigen en overige derden ter vergadering uitnodigen:

a.voor het geven van toelichting, en/of

b.deel te nemen aan de beraadslagingen van de adviescommissie, en/of

c.om advies uit te brengen.

Artikel 8 Verslaglegging

1Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Een verslag wordt door de adviescommissie in een volgende vergadering vastgesteld.

Artikel 9 Uitleg, inwerkingtreding en citeertitel

1Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van onderhavige verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de adviescommissie.

2Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag gelegen vijf weken na publicatie in het gemeenteblad. Op dat moment vervalt het Reglement op de auditcommissie gemeente Venlo 2010 zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 4 januari 2010.

3Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening adviescommissie Controle en Financiën.