Artikel 1 Definities
Deze instructie verstaat onder:
•college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere;
•griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;
•griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers;
•presidium: orgaan ingesteld ingevolge Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veere 2015, artikel 2;
•werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd.
Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden
1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.
3De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.
4De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente Veere en is de schakel voor de gemeenteraad richting de ambtelijke organisatie.
5De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.
Artikel 3 Taken besluitvorming
1De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.
2De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen.
3De griffier doet zonodig aanbevelingen om de manier te verbeteren waarop het college informatie verstrekt en voorstellen aanbiedt aan de gemeenteraad.
4De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
5De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.
6De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.
7De griffier, of zijn vervanger, is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
8De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen, het goede verloop van de procedures die voor het proces van
1besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.
9De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.
10De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.
Artikel 4 Taken presidium
1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.
3De griffier ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.
4Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.
Artikel 5 Taken raadsleden
1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de leden van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
2De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de leden van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.
Artikel 6 Taken financiën en contractbeheer
1De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.
2De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.
Artikel 7 Taken lokale democratie en integriteit
1De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:
a.het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;
b.integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;
c.het borgen van de democratische waarden;
d.de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.
2De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.
Artikel 8 Periodieke overleggen
1De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.
2De griffier en de gemeentesecretaris voeren afzonderlijk periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.
3De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.
4De griffier overlegt ook periodiek met de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.
5De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.
Artikel 9 Management griffie
1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
2De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.
3De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.
4De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.
5De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.
6De griffier van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 10 Raadscommunicatie en voorlichting
1De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door de gemeenteraad.
2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.
3De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.
Artikel 11 Verhindering en vervanging
1Indien de griffier 1 week verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.
Artikel 12 Slotbepalingen
1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig, in overleg met voorzitter van de werkgeverscommissie.
2Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2026.
3Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier gemeente Veere 2026.