Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad Veenendaal 2015

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie die bestaat uit de voorzitters van de fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn;

c.adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;

d.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie;

e.griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

f.wethouder: lid van het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 35 Gemeentewet;

g.gemeentesecretaris: de op grond van artikel 102 Gemeentewet door het college benoemde functionaris.

h.voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld onder b van dit artikel

Artikel 2

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert eens per jaar een gesprek.

3De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2De gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.

Artikel 4

1De raad kiest een commissie uit zijn midden bij aanvang van de raadsperiode.

2De commissie bestaat uit de voorzitters van alle fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn.

3Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5De commissie kan zich laten informeren door zijn adviseurs.

Artikel 5

1De commissie wijst uit zijn midden een van de leden aan als voorzitter.

2De voorzitter leidt het gesprek.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouder(s) en secretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5De commissie zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7

1De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voorzover van toepassing, het vastgesteld verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

2De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie organiseert de griffier een nieuw gesprek.

Artikel 8

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester

a.als voorzitter van de raad en zijn rol in het overleg met de fractievoorzitters;

b.in het proces van dualisme;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h.en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

i.en zijn nevenfuncties en integriteit;

5In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9

1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Artikel 10

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

Artikel 12

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad Veenendaal 2015’.