Instructie voor de griffier Uitgeest 2025

Artikel 1. Definities

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

b.griffie: de organisatie die valt onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

c.werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

d.BUCH: de bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo, als bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH.

Artikel 2. Algemene taken en verantwoordelijkheden

1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden.

Artikel 3. Taken besluitvorming

1De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

2De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

3De griffier is met inachtneming van het tweede lid van artikel 11, aanwezig bij de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, raadsinformatiebijeenkomsten en vergaderingen van door de raad ingestelde organen zoals beschreven in het Reglement van orde voor de gemeenteraad 2024 en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

4De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissie, het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

5De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor de besluitvorming door de raad.

6De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

7De griffier bewaakt de volledigheid en tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

8De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de beantwoording van vragen van de raad.

Artikel 4. Taken Presidium

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad (raads- en commissievergaderingen, raadsinformatieavonden enz).

3De griffier adviseert het presidium bij het bewaken van de langetermijnagenda mede in relatie tot de door de raad gestelde prioriteiten.

4De griffier adviseert het presidium over de agendering van voorstellen in de commissies en raad en andere raadsactiviteiten.

5De griffier adviseert het presidium over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

6Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5. Taken raadsleden

1De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies.

2De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

3De griffier draagt zorg voor bijstand aan de gemeenteraadsleden. De bijstand aan de raad(sleden) omvat onder meer:

a.de zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning bij de uitoefening van hun taak;

b.het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie of advies aan de gemeenteraad(sleden) en de door de raad ingestelde organen in alle zaken die de taken van de gemeenteraad betreffen;

c.het geven van gevraagd en ongevraagd strategisch advies aan de gemeenteraad en gemeenteraadsleden over hun functioneren en hun positionering;

d.het stimuleren, ondersteunen en faciliteren van het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van de raad(sleden) in de meest ruime zin;

e.het verlenen van technische bijstand aan de leden van de gemeenteraad bij in de wet of in het Reglement van orde voor de gemeenteraad v2024 voorziene initiatieven van leden van de raad;

f.het in brede zin ondersteunen van de gemeenteraad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met de inwoners en organisaties in de gemeente;

g.het bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad of individuele gemeenteraadsleden.

Artikel 6. Taken financiën en contractbeheer

1De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze hoe hier mee om te gaan. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.

2De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

Artikel 7. Taken lokale democratie en integriteit

1De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:

a.het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;

b.integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;

Artikel 8. Periodieke overleggen

1De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

2In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

3De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en verdeelt met hen onderling de taken die in BUCH-verband worden uitgevoerd.

4De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de Regio Alkmaar en verdeelt met hen onderling de taken die in regio-verband worden uitgevoerd.

5De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de griffiers uit de griffierskring Noord-Holland Noord en Noord-Holland Zuid.

6De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

7De griffier zet zich in om de positie van de raad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 9. Management griffie

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de BUCH die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

3De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

4De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van de) activiteiten van de griffie.

5De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.

6De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.

Artikel 10. Raadscommunicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie over gemeenteraadactiviteiten.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen, de besluiten en de (video) verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, werkgroepen in BUCH-verband, het presidium en overige organen als bedoeld in het Reglement van orde voor gemeenteraad 2024.

3De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

4De griffier verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor.

Artikel 11 Onderzoek

1De griffier is, voor zover niet anders bepaald in de geldende Verordening rekenkamer BUCH 2023 en de samenwerkingsovereenkomst gemeenschappelijke Rekenkamer BUCH, aanspreekpunt en draagt zo nodig zorg voor ondersteuning van de Rekenkamer BUCH,

2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.

Artikel 12 Ontwikkelingen openbaar bestuur

1De griffier volgt de ontwikkelingen in het openbaar bestuur en adviseert de raad over de toepassing daarvan.

2De griffier actualiseert hiertoe in ieder geval periodiek de verordeningen en beleidskaders van de raad.

3De griffier draagt zorg voor voldoende opleiding en bijscholing voor de op de griffie werkzame ambtenaren teneinde de ontwikkelingen in het openbaar bestuur goed te kunnen volgen en daarover te kunnen adviseren.

Artikel 13 Verhindering en vervanging

1Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend raadsgriffier.

Artikel 14 Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de werkgeverscommissie.

2De instructie voor de griffier van de gemeente Uitgeest, vastgesteld op 19 december 2002 wordt ingetrokken.

3Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Uitgeest 2025.