Regeling gegevensverstrekkingen BRP

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) te betrekken. Ingezetenen hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA door dat van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) vervangen. De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft besloten nadere bepalingen van verstrekkingen aan organen van gemeente Teylingen over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Deze regeling voorziet in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de BRP aan medewerkers van de werkorganisatie HLTsamen.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen uit artikel 1 van de Wet BRP.

Aangehaakte gegevens

Dit zijn gegevens, die afgeleid worden uit de BRP. Bij voorbeeld voorletters, aanschrijfnaam, burgerlijke staat, het aantal bewoners op een adres.

Basisregistratie

Juridisch gezien is sprake van één Basisregistratie Personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het Rijk beheerde en lokale door naam organisatie beheerde voorzieningen.

Ingeschrevene en ingezetene

Een ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de BRP. Dat kan ook een persoon betreffen die niet in Nederland woonachtig is, maar wel een relatie heeft met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die in naam organisatie woont.

Derde

Een derde is elke natuurlijk persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Verstrekking aan teams van werkorganisatie HLTsamen.

De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Teylingen woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Teylingen op grond van artikel 3.2 Wet BRP.

Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in Hillegom, Lisse en Teylingen woonachtig zijn, dient het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te worden genomen.

Ook voor de verstrekking aan het distributiesysteem gegevensmakelaar wordt aangesloten bij dit autorisatiebesluit. Teams van werkorganisatie HLTsamen organisatie mogen alleen gebruik maken van de gegevens in de gegevensmakelaar zoals vermeld in het autorisatiebesluit.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van werkorganisatie HLTsamen raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die wel in de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de bevolkingsadministratie van de betreffende gemeente. Hiervoor mag niet de landelijke voorziening BRP-V gebruikt worden. Dit is mogelijk via een koppeling met de suite gegevensmakelaar of door rechtstreekse inzage. De gegevensbeheerder regelt de distributie van gegevens, volgens de bijlagen bij dit reglement, overeenkomstig de matrix van de minister van BZK.

Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als medewerkers van andere teams melding maken van onjuiste gegevens. Indien een medewerker van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij/zij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 van de Wet BRP.

Protocolplicht

Protocollering is het maken van een aantekening van een verstrekking. Volgens artikel 3.22 Wet BRP heeft een inwoner recht op mededeling over de verstrekkingen. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Autorisatieverzoek

Het autorisatieverzoek, genoemd in artikel 4.3 is opgenomen als bijlage 2. Dit verzoek wordt ingediend bij het in dienst treden en kan tussentijds worden ingediend via Topdesk van werkorganisatie HLTsamen.

Deze bijlage bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. De kolom 6 bevatten het profiel welke gegevens kunnen worden verstrekt of gebruikt, conform de actuele matrix autorisatiebesluit RvIG.

1

2

3

4

5

6

Organisatieonderdeel

Taak

Doelomschrijving

Categorie(ën) van betrokkenen

Rechtmatige grondslag

Profiel matrix RvIG

Bestuurssecretariaat, team Bestuurs- en Management-ondersteuning

Jubilea overzichten: 50, 60, 65 en jarige huwelijken 90, 100, 100+ jarigen

Koninklijke onderscheidingen

Felicitaties van burgemeester via brief of persoonlijk bezoek.

Voorbereiden verlenen koninklijke onderscheidingen

Personen die aan de criteria voldoen

Lokale taak.

Wet instelling Orde van de Nederlandse Leeuw en Orde van Oranje-Nassau

1, 23

Bestuurssecretariaat, team Bestuurs- en Management-ondersteuning

Veteranen

Verzenden uitnodigingen

Personen die aan de criteria voldoen

Lokale taak

1,23

Teams werkorganisatie HLTsamen

Enquêtes inwoners

Verzenden uitnodigingen om deel te nemen aan een enquête, als de doelgroep niet op een andere manier bereikt kan worden

Personen die aan de criteria voldoen

Lokale taak

1,23

Team Burgerzaken

Team Beleid en advies 1 en 2

Verkiezingen

Verifiëren van persoonsgegevens van de volmachtgever en gemachtigde. Controle van het aantal verleende volmachtigden.

Registratie kiesgerechtigden

Controleren persoonsgegevens stembureauleden

(Kandidaat) stembureauleden

Inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen

Kieswet (E4)

15, 1,23

Team Burgerzaken

Burgerlijke Stand

Onderzoek in verband met het opmaken van een akte. Registreren van gegevens, verstrekken van afschriften/uittreksels en verklaringen.

Voorbereiden huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

Personen waarvan gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden tbv burgerlijke stand

Boek 1 en Boek 10 BW,

Wet op de lijkbezorging,

1,20, 30a,30b,23

Team Burgerzaken

reisdocumenten, rijbewijzen, VOG

Registreren gegevens, verwerken aangiften, mutaties en aanvragen

Ingeschrevenen en verzoekers

Wet BRP, Paspoortwet, Reglement rijbewijzen

24,23

Team Burgerzaken

Naturalisatie en optie

Behandelend verzoeken tot naturalisatie of optie. Verstrekken informatie.

Personen die niet de Nederlandse nationaliteit hebben en hun kinderen.

Wet op het Nederlanderschap, besluit verkrijging en verlies Nederlanderschap

1, 16,23

Team Openbare Orde, Veiligheid en Crisisbeheersing, Burgemeester

Bijzondere opneming psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ)

Opname personen in psychiatrisch ziekenhuis, op de hoogte stellen van wettelijk vertegenwoordiger of naaste familie, inlichten inspecteur van het Staatstoezicht op de volksgezondheid en de Officier van Justitie

Op te nemen personen, echtgenoten, wettelijke vertegenwoordiger of naaste familie van de persoon

Wet zorg en dwang

12a, 12b,12c,23

Team Vergunningen, Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD)

Gehandicapten-parkeerkaarten

Behandelen aanvragen gehandicapten-parkeerkaarten

Aanvragers

Gehandicapten parkeerregeling

Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer

11,23

Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD)

Voorieder1

Uitkeringen, schuldhulpverlening, voorzieningen gehandicapten, maatschappelijke ondersteuning, zorg voor ouderen en jongeren

Behandelen aanvragen, toekennen voorzieningen en uitkeringen. Ondersteuning, Sociale Werkvoorziening. Maatschappelijke zorg

Aanvragers en huisgenoten

Wajong, besluit bijstandverlening zelfstandigen, Wet IOAW, Wet IOAZ, wkkp

27a, 27b,28,25a,25b,28

Team WMO en participatie

Uitvoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en participatiewet

Behandelen aanvragen, uitvoeren controles, initiatieven mbt participatie

Aanvragers en inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen

Participatiewet, WMO

25a,25b,28

Opsporingsambtenaren toezichthouders Opsporings-ambtenaren en toezichthouders Team Vergunningen Team Openbare Orde, Veiligheid & Crisisbeheersing,

Team Burgerzaken

Opsporen strafbare feiten, misbruik en fraude

Controle ter voorkoming en nemen maatregelen bij misbruik, plegen strafbare feiten en fraude

betrokkenen

Omgevingswet

Besluit Minister van Veiligheid en Justitie tot aanwijzing buitengewoon opsporingsambtenaren. Aanwijzingsbesluit Toezichthouders van het gemeentebestuur

4a,4b,23

Team Vergunningen

Team Beheer

Verkeersveiligheid

Verkeersveiligheid bevorderende acties.

Behandelen aanvragen gehandicaptenparkeerplaats

Personen die in aanmerking komen om deel te nemen aan acties ter bevordering van verkeersveiligheid. Personen die een gehandicaptenparkeerplaats aanvragen.

Lokale taak

Provinciaal verkeer- en vervoerplan Zuid-Holland, APV

10, 11,23

Team Vergunningen

Team Burgerzaken

Leerlingenvervoer en leerplicht

Vergoeding kosten leerlingenvervoer, regelen van vervoer en leerplichtadministratie.

Controle op absoluut en relatief schoolverzuim van leerplichtige jongeren

Leerling, ouders, voogden, verzorgers van leerlingen

Wet op het primair onderwijs, leerplichtwet, wet op het voortgezet onderwijs, wet educatie en beroepsonderwijs, wet op de expertisecentra

26,23

Team Jeugd, Onderwijs, Sport en Volksgezondheid

Uitvoering Jeugdwet

Zorg voor jongeren

Inwoners jonger dan 18 jaar

Jeugdwet

21a,21b,23

Team Vergunningen

Team Bouw- en Woningtoezicht

Team Planvorming

Omgevings-vergunning

Behandelen aanvragen vergunningen en meldingen op het terrein van bouwen, ruimte, natuur, monumenten en milieu

Aanvragers en melders

Wet alg bepalingen omgevingsrecht, Woningwet, Huisvestingswet, besluit brandveiligheid gebruik bouwwerken, wet milieubeheer, APV

9,23

Team Vergunningen

Team Openbare Orde, Veiligheid & Crisisbeheersing

Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

Behandelen vergunningen APV, winkeltijden, drank-en horeca, kansspelen

Aanvragers, melders, minderjarige kinderen van exploitanten. Leidinggevenden van een inrichting waarin een of meerdere speelautomaten aanwezig zijn.

APV, drank- en horecawet, wet op de kansspelen, winkeltijdenwet

5,6,7,10,23

Team Klant Contact Centrum, Team Burgerzaken, Team Facilitaire zaken

Gevonden voorwerpen

Registreren en al het mogelijke doen om de rechtmatige eigenaar te traceren

Personen die voorwerpen vinden of op zoek zijn. Personen van wie vermoed wordt de rechtmatige eigenaar te zijn

Boek 5 Burgerlijk Wetboek, Besluit gevonden voorwerpen

14

Team Openbare Orde, Veiligheid & Crisisbeheersing

Crisisbeheersing / rampenbestrijding

Verstrekken van slachtofferinformatie tijdens en na een crisis. Bevorderen samenwerking tussen gemeenten, geneeskundige hulpverlening en politie

Slachtoffers crisis, familieleden van slachtoffers

Wet veiligheidsregio’s

13,23

Team Facilitaire Zaken

Team Bedrijfsinformatie & Compliance

Registratie zaken

Registratie van zaken en dispensatie niet-openbare archiefstukken

betrokkenen

Archiefwet

17,23

Team Vergunningen

Team Openbare Orde, Veiligheid & Crisisbeheersing

Tijdelijke verhuurvergunning

Huisvesting

Behandelen van aanvragen voor tijdelijke verhuurvergunningen, heffen van leges

Aanvragers en gemachtigden van aanvragers

Leegstandswet

Huisvestingswet

8a, 8b,23

Team financiën

Gemeentelijke financiële administratie

Innen en betalen facturen, innen gemeentelijke belastingen en heffingen

Debiteuren en crediteuren

Verordening onroerende zaakbelasting, verordening rioolheffing, Legesverordening, Verordening afvalstoffenheffing en reinigingsrechten, verordening liggeld, verordening marktgeld, verordening lijkbezorgingsrechten, verordening precario

2, 3, 23

Team Human Resources

Pensioenen raadsleden, wethouders en wachtgelden gemeentepersoneel

Behandelen aanvragen en registratie van pensioenen en wachtgelden aan gemeenteambtenaren, wethouders en raadsleden

Ex-personeel en ex-raadsleden en bestuurders

ambtenarenwet, gemeentewet, grondwet, algemene pensioenwet politieke ambtsdragers, rechtspositieregeling, rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, collectieve arbeidsvoorwaardenregeling

18, 19

Team Juridische Zaken

Ondersteuning

Ondersteuning bij juridische zaken

Betrokkenen bij een bezwaar- of beroepsprocedure

Diverse wetgeving

22,23

Team financiën

Gemeentelijke belastingen en heffingen

Innen van belastingen en heffingen

Belastingplichtigen, personen die leges moeten betalen

Gemeentewet, Wet milieubeheer, WOZ

2,3,23

Autorisatieverzoek rechtstreekse toegang tot de BRP en GBA-V

Achternaam, voorna(a)m(en):

Gebruikersnaam:

Afdeling / Cluster/ Team:

Functie:

Grondslag inzage /wettelijk kader:

Verzoekt een rechtstreekse toegang tot de BRP: inzage inwoners Hillegom, Lisse en Teylingen: ja/nee

Verzoekt een rechtstreekse toegang tot de BRP-V: inwoners andere gemeenten in Nederland: ja/nee

Aanvrager verklaart dat de gegevens waartoe hij/zij toegang vraagt uitsluitend zullen worden gebruikt voor werkzaamheden die hij/zij uit hoofde van zijn/haar functie nodig heeft en deze niet aan derden door zal geven (behoudens in geval van een wettelijke verplichte doorverstrekking).

De medewerker van werkorganisatie HLTsamen verklaart persoonsgegevens van personen die wel in de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen ingeschreven zijn, altijd te raadplegen of gebruik te maken van de bevolkingsadministratie van de betreffende gemeente. Hiervoor mag niet de landelijke voorziening BRP-V gebruikt worden.

Dit is mogelijk via een koppeling met de gegevensmakelaar of door rechtstreekse inzage.

Er vindt regelmatige controle plaats op misbruik van gegevens.

Datum: ………………………………….

Handtekening aanvrager:

Voor akkoord de leidinggevende:

Datum: ………………………………….

Functie: ……………………………….

Handtekening:

Aan het autorisatieverzoek is het hiernaast aangekruiste raadpleegprofiel toegekend.

1*) zie toelichting

o Profiel Raadplegen HLT: gegevens Key2Burgerzaken in Bijlage(n) …. Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel Raadplegen GBA-V: gegevens in Bijlage(n) …. Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel BOA: Key2Burgerzaken en via GBA-V gegevens in Bijlage(n) … Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel BRP specialist: Centric/Key2Burgerzaken en in de GBA-V: alle gegevens en functionaliteit behalve batches en onderhoud;

o Profiel functioneel beheer HLT: Centric/Key2Burgerzaken en in de GBA-V: alle gegevens en functionaliteiten;

o Profiel Frontoffice HLT: Portaal Burgerzaken alle gegevens inzien plus verwerken verhuizingen, reisdocumenten en rijbewijzen;

o Profiel informatie beleid en beheer HLT: Key2Burgerzaken: gegevens in Bijlage(n) … Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel vakspecialist HLT: Key2Burgerzaken en in de GBA-V: gegevens in Bijlage(n) .. Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel Werk en Inkomen HLT: Key2Burgerzaken en in de GBA-V: gegevens in Bijlage(n) .. Autorisatiebesluit BZK;

o Profiel Vergunningen HLT: Key2Burgerzaken en GBA-V: gegevens in Bijlage(n) .. Autorisatiebesluit BZK;

o ………….

Aankruisen wat van toepassing is.

1*) In het autorisatiebesluit van de minister van BZK van (datum en nummer invullen) is vermeld welke gegevens in BRP-V mogen worden gebruikt bij het uitvoeren van specifiek in dit besluit genoemde wettelijke taken. De aangemaakte Profielen voor de betreffende afdelingen voor raadplegen in de BRP zijn in overeenstemming gemaakt met dit autorisatiebesluit.

Voor akkoord de gegevensbeheerder BRP:

Datum: ………………………………….

Handtekening de manager Burgerzaken:

Voor akkoord de privacybeheerder BRP:

Datum: ………………………………….

Naam:…………………………………….

Handtekening:

Autorisatie verwerkt op:

Datum: ………………………………….

Handtekening de functioneel beheerder BRP:

Autorisatie ingetrokken:

Reden:

Datum: ………………………………….

Handtekening de functioneel beheerder BRP: