Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Stichtse Vecht 2023

Artikel 1. Begripsbepaling

Commissie: de Verordening vertrouwenscommissie kent een commissie voor benoeming en herbenoeming en een commissie voor klankbordgesprekken met de burgemeester. Wanneer wordt gesproken over ‘de commissie’ worden beide commissies bedoeld.

Artikel 2. Taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak:

a.de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden of

b.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester

c.de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 3. Samenstelling commissie

1De commissie voor benoeming en herbenoeming bestaat uit alle fractievoorzitters, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2De commissie van de klankbordgesprekken bestaat uit vijf fractievoorzitters, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

4De gemeentesecretaris wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

5De gemeentesecretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5. Adviseur

1De 1ste loco-burgemeester wordt toegevoegd als adviseur van de commissie.

2De gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2 onder a en c genoemde taken.

3De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

4Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 6. Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

5Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 7. Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

3De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

4De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a.de leden van de commissie;

b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

c.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

d.indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

5De in het vierde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vier dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.

6De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering.

Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 12 bedoelde verslag opgenomen.

7De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.

Artikel 8. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

4De in dit artikel bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitanten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

3De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

4Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

5Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

1De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester houdt de commissie een gesprek over de eerste 100 dagen van de functie invulling door de burgemeester om de wederzijdse ervaringen over die periode uit te wisselen.

4De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

5De burgemeester heeft het recht op inzage (geanonimiseerd) op de over zijn functioneren ingewonnen informatie.

6De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

7In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

8In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de burgemeester desgewenst een indicatie of hij voor herbenoeming beschikbaar is.

Artikel 11. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Het verslag van het gesprek met de burgemeester wordt niet openbaar gemaakt.

3Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

4Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

5Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 12. Verslag

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

2Bij benoemingen wordt het verslag van bevindingen in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Andere kandidaten worden geanonimiseerd geduid.

3Bij herbenoemingen wordt het verslag van bevindingen vergezeld van het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling over de herbenoeming.

4De secretaris stelt een verslag op van het klankbordgesprek.

5De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie en de burgemeester de gelegenheid hebben gehad te reageren op het conceptverslag.

6Het verslag wordt getekend door de burgemeester, de voorzitter, de secretaris en de leden.

7Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. De griffier zendt afschrift van het verslag aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de eerdere relevante stukken over benoeming, herbenoeming en de verslagen van klankbordgesprekken inzien.

Artikel 13. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14. Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

a.bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

b.bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door een Koninklijk besluit is gevolgd;

c.bij een klankbordgesprek: de commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast bij het neerleggen van de functie van fractievoorzitter.

Het bepaalde onder b. is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 15. Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

3De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door tussenkomst van de secretaris vernietigd.

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Stichtse Vecht 2023”.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.