Verordening op de auditcommissie gemeente Stein 2025

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1De commissie: de auditcommissie;

2De raad: de gemeenteraad;

3Lid van de auditcommissie: een raads- of commissielid (burgerlid);

4Het college: het college van burgemeester en wethouders;

5De accountant: de accountant die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

6Het controleprotocol: de jaarlijkse schriftelijke opdracht van de raad aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. Het controleprotocol bevat concrete kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 2. Doel

1De commissie heeft als doel de raad gevraagd en ongevraagd te adviseren over zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

3De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, maar vormt tevens een klankbord voor het college met betrekking tot het ontwikkelen van een overzichtelijk instrumentarium voor de procesmatige beheersing en verantwoording van het college op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 3. Taken

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die in het belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

b.De jaarlijkse voorbereiding en advisering over het door de raad vast te stellen controleprotocol en normenkader voor de accountantscontrole, met daarin eventueel bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

c.De advisering over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van dit aanbestedingstraject;

d.Een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen audits en/of onderzoeken door accountant, rekenkamer en college;

e.De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en advisering hierover aan de raad;

f.Een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant voor de aanvang van de interim controle en over de uitkomsten van de interim- en jaarrekeningcontrole;

g.De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de gemeenteraad;

h.Een klankbordfunctie richting college aangaande de verschillende belastingverordeningen, financiële verordeningen (artikel 212, 213 en 213A Gemw) en aangaande risicomanagement en de advisering hierover richting gemeenteraad.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De commissie is apolitiek;

2Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie kan een lid en plv. lid aanwijzen als lid voor de auditcommissie;

3De leden en hun plaatsvervangers worden door de raad benoemd;

4De commissie kiest een raadslid uit haar midden tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter;

5Ten hoogste twee vertegenwoordigers van de accountant, de portefeuillehouder financiën, het hoofd van de afdeling financiën, de (concern)controller en de gemeentesecretaris zijn adviseurs van de commissie;

6De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad;

7Het lidmaatschap van de Auditcommissie eindigt:

a.Op eigen verzoek: het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad, het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

b.Indien het lid aftreedt als lid van de raad;

c.Indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer in staat is de functie van lid van de Auditcommissie te vervullen.

8De griffier c.q. raadsadviseur adviseert en ondersteunt de commissie. Hij heeft toegang tot de vergaderingen.

Artikel 5. Werkwijze

1De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs van de commissie.

2De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering of een commissie.

3Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

5De commissie vergadert in beginsel openbaar, maar kan op grond van belangen genoemd in artikel 5.1 en artikel 5.2 van de Wet open overheid besluiten in beslotenheid te vergaderen. De commissie kan rapporten die via de commissie aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

6De besluiten en adviezen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

7Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt in zijn eerstvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

8Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de adviseurs.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de Auditcommissie gemeente Stein 2025’.