Aanhef
lntitulé
Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit samenwerking gemeenten Halderberge, Rucphen en Steenbergen Lokale Aanpak Isolatie (LAi)
Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen en de burgemeester van de gemeente Steenbergen;
gezien het voorstel van 24 maart 2026; gelet op;
•afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
•de artikelen 160, eerste lid, onder d, en 171 van de Gemeentewet;
•titel 3 van boek 3 Burgerlijk Wetboek;
Overwegende dat:
de gemeenten Halderberge, Rucphen en Steenbergen voornemens zijn een Samenwerkingsovereenkomst (hierna: SOK) aan te gaan inzake het isolatieprogramma in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma (NIP) (hierna: het Isolatieprogramma);
in deze SOK is bepaald dat de gemeente Halderberge de penvoerders- en kassiersfunctie vervult namens de deelnemende gemeenten;
de Gemeente Halderberge op basis van artikel 4 van de SOK verantwoordelijk is voor het voeren van de aanbestedingsprocedure, het aangaan van de Dienstverleningsovereenkomst en het beheer van de gezamenlijke proceskosten en voor de uitvoering van deze taken mandaat, volmacht en machtiging noodzakelijk zijn;
De aanbestedingsprocedure gezien de aard en omvang van de opdracht en op grond van de geldende Europese Richtlijn en de Aanbestedingswet 2012 moet plaatsvinden via een Europese aanbesteding;
Ten einde tot een optimaal en breed gedragen inkoopresultaat te komen, de volgende fasen binnen een door de Europese en nationale regelgeving geregeerd inkoopproces zullen worden doorlopen:
a.het opstellen van aanbestedingsdocumentatie ten behoeve van de uit te voeren Europese aanbesteding;
b.het daadwerkelijk houden/doorlopen van de Europese aanbesteding, grofweg inhoudende alle daarbij behorende administratieve handelingen, het proces van publiceren van de aanbestedingsdocumentatie op TenderNed, publiceren van de nota van inlichtingen, wijzigingen van aanbestedingsdocumentatie doorvoeren, eventueel selecteren van gegadigden, het beoordelen alsmede het voorlopig en definitief gunnen van de opdracht, het afhandelen van klachten en het voeren van verweer in geval van een juridisch geschil in rechte.
Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure en definitieve gunning van de opdracht gaat de gemeente Halderberge, uit naam van alle deelnemende gemeenten, een overeenkomst aan met de gegunde inschrijver op basis van het in de aanbesteding gehanteerde format. De Gemeente Halderberge voert ook het contractbeheer uit;
iedere gemeente draagt bij aan de kosten voor de uitvoering van de samenwerking Lokale Aanpak Isolatie (LAi); deze gelden worden op de rekening van de Gemeente Halderberge gestort. Gemeente Halderberge draagt zorg voor de betaling aan de gegunde partij.
De samenwerkende gemeenten slechts gebonden zullen zijn aan het resultaat van dit gezamenlijke inkooptraject, indien bovenstaande procedure is gevolgd;
besluiten, ieder voor wat betreft hun eigen bevoegdheden:
Artikel 1 Mandaatverlening
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge, met inachtneming van artikel 10:4 Awb, mandaat voor het nemen van besluiten die verband houden met en noodzakelijk zijn voor:
a) het voorbereiden en uitvoeren van de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie van de Opdrachtnemer in het kader van het Isolatieprogramma;
b) het nemen van gunnings- en afwijzingsbesluiten;
c) het aangaan en wijzigen van de Dienstverleningsovereenkomst met de Opdrachtnemer;
d) het uitvoeren van contractmanagementbevoegdheden zoals nader uitgewerkt in de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
2Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge kan ter uitoefening van een krachtens het eerste lid aan haar gemandateerde bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan onder haar ressorterende (leidinggevende) functionarissen.
Artikel 2 Volmacht en machtiging
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen, verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge de bevoegdheid om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen conform artikel 160 lid 1 sub d van de Gemeentewet, voor zover deze verband houden met de aanbesteding, uitvoering en het contractmanagement van het Isolatieprogramma., een en ander overeenkomstig de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
2De burgemeester van de gemeente Steenbergen, verleent aan de burgemeester van de gemeente Halderberge volmacht en machtiging om (rechts)handelingen te verrichten namens de gemeente Steenbergen die verband houden met en nodig zijn in het kader van de aanbesteding en uitvoering van het Isolatieprogramma., een en ander overeenkomstig de bij dit besluit behorende mandaat-, volmacht- en machtigingslijst.
Artikel 3 Vertegenwoordiging
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen dan wel de burgemeester van de gemeente Steenbergen verleent aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge dan wel de burgemeester van de gemeente Halderberge volmacht/ machtiging tot het vertegenwoordigen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen dan wel de burgemeester van de gemeente Steenbergen in en buiten rechte, voor zover deze rechtstreeks verband houdt met de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.
2Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge dan wel de burgemeester van de gemeente Halderberge kan ter uitoefening van een krachtens het eerste lid aan hem/haar ge(vol)machtigde bevoegdheid, (schriftelijk) ondervolmacht / submachtiging verlenen aan onder hem/haar ressorterende (leidinggevende) functionarissen.
Artikel 4 Financieel beheer en kassiersfunctie
1De gemeente Halderberge is bevoegd om namens de gemeente Steenbergen:
a) gemeentelijke bijdragen voor gezamenlijke proceskosten te factureren en te innen;
b) betalingen te verrichten aan de opdrachtnemer conform de dienstverleningsovereenkomst;
c) voorschotten te ontvangen en te beheren;
d) financiële verantwoording af te leggen over de besteding van de gezamenlijke proceskosten.
Artikel 5 Instructies
2De mandataris/ge(vol)machtigde blijft bij de uitoefening van zijn bevoegdheden binnen het door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen beschikbaar gestelde budget voor het gezamenlijke inkooptraject.
3De mandataris/ge(vol)machtigde neemt bij de uitoefening van de bevoegdheden algemene instructies en instructies per geval van de mandaatgever/volmachtgever in acht.
Artikel 6 Informatieplicht
1Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge respectievelijk de burgemeester van de gemeente Halderberge stelt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Steenbergen tijdig in kennis van krachtens mandaat of volmacht te nemen of reeds genomen besluiten waarvan hij/zij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen respectievelijk de burgemeester van de gemeente Steenbergen gewenst is.
2Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt in ieder geval plaats indien:
a) de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;
b) het besluit ertoe kan leiden dat de gemeente Steenbergen aansprakelijk wordt gesteld.
3Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen, respectievelijk de burgemeester van de gemeente Steenbergen kan op grond van de kennisgeving, bedoeld in het eerste lid, ten aanzien van een voorgenomen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling bepalen dat van het bij of krachtens dit besluit verleende mandaat of volmacht geen gebruik mag worden gemaakt.
4Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen respectievelijk de burgemeester van de gemeente Steenbergen voorziet het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge respectievelijk de burgemeester van de gemeente Halderberge tijdig van alle benodigde informatie ten behoeve van de invulling van zijn/haar mandaat of volmacht.
Artikel 7 Grenzen van het mandaat
1Het mandaat wordt uitgeoefend binnen de kaders van:
•de SOK;
•het jaarlijks vast te stellen jaarplan overeenkomstig hetgeen hierover bepaald in de SOK;
•het door de gemeente Steenbergen beschikbaar gestelde budget.
2Het mandaat strekt zich niet uit tot het wijzigen van de SOK zelf.
Artikel 8 Toepasselijke wet- en regelgeving
1De uitoefening van de bevoegdheden waarvoor mandaat, volmacht en machtiging is verleend, geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht.
2De gemandateerde en/of de ge(vol)machtigde oefent zijn bevoegdheid niet uit indien hij bij de te nemen beslissing een persoonlijk belang heeft als bedoeld in artikel 2:4, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 9 Verantwoording
Onverminderd het bepaalde in dit besluit verschaft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge respectievelijk de burgemeester van de gemeente Halderberge desgevraagd alle informatie aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen en de burgemeester van de gemeente Steenbergen ter zake van de uitoefening van de in dit besluit bedoelde bevoegdheden.
Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding
Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit samenwerking gemeenten Halderberge, Rucphen en Steenbergen Lokale Aanpak Isolatie (LAi)" en treedt inwerking op de dag na de bekendmaking.
Mandaat-, volmacht- en machtigingslijst
NR.
BEVOEGDHEID
Van
Aan
Algemeen
1
Het verrichten van alle feitelijke handelingen ter voorbereiding en uitvoering van de in dit register opgenomen bevoegdheden
College
College van Halderberge
2
Het besluiten om namens de gemeente rechtsgedingen te voeren m.b.t. de in dit register opgenomen bevoegdheden
College
College van Halderberge
3
Het vertegenwoordigen van de gemeente in rechtsgedingen m.b.t. de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
4
Het nemen van alle conservatoire en alle (overige) maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit met betrekking tot de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
5
Beslissen op klachten m.b.t. de in dit register opgenomen bevoegdheden
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
Inkoop
INK1
Het opstellen en vaststellen van inkoopdocumenten op basis van de door het college vastgestelde inkoopstrategie
College
College van Halderberge
INK2
Het uitvoeren van inkoopprocedures
College
College van Halderberge
INK3
Het ongeldig verklaren van aanmeldingen of inschrijvingen
College
College van Halderberge
INK4
Het uitsluiten van aanbieders die niet voldoen aan gestelde uitsluitings- geschiktheids- en/of overige (selectie)eisen
College
College van Halderberge
INKS
Het beoordelen van aanmeldingen, inschrijvingen en prijsopgaven
College
College van Halderberge
INK6
Het onderhandelen met aanbieders en beslissen over Inschrijvingen (inclusief tarieven) en nemen van een beslissing over de uitkomst
College
College van Halderberge
INK7
Het nemen van gunnings- en afwijzingsbeslissingen
College
College van Halderberge
INK8
Het besluiten tot het aangaan van, en het ondertekenen van overeenkomsten (waaronder raam- en nadere overeenkomsten) met gegunde inschrijvers
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
Monitoring
MON1
Het ontvangen van /opvragen bij van gegevens bij de Opdrachtnemer van de in de Dienstverleningsovereenkomst benoemde gegevens
College
College van Halderberge
Contractmanagement
Alle onderstaande contractmanagementbevoegdheden
CTM1
Het registreren en archiveren van (data uit) de overeenkomsten
College
College van Halderberge
CTM2
Het ontvangen van/opvragen bij de Opdrachtnemer van de informatie, rapportages en meldingen die deze op basis van de Dienstverleningsovereenkomst dient te verstrekken
College
College van Halderberge
CTM3
Het op verzoek van de Opdrachtnemer verstrekken van informatie die nodig is voor het naar behoren uitvoeren van de Dienstverleningsovereenkomst
College
College van Halderberge
CTM4
Het uitvoeren van evaluaties, kwaliteits- en andere audits
College
College van Halderberge
CTMS
Het voeren van contractmanagementgesprekken met de Opdrachtnemer
College
College van Halderberge
CTM6
Het maken van afspraken met de Opdrachtnemer over: - het oplossen van een geschil over de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst – de mogelijke overname van verplichtingen in geval van ontbinding van de Dienstverleningsovereenkomst
College
College van Halderberge
CTM7
Het vorderen van nakoming door een Opdrachtnemer
College
College van Halderberge
CTM8
Het in gebreke stellen van een Opdrachtnemer
College
College van Halderberge
CTM9
Het opleggen van een boete op basis van de Dienstverleningsovereenkomst
College
College van Halderberge
CTM10
Het indienen van een schadeclaim bij de Opdrachtnemer
College
College van Halderberge
CTM11
Het opeisen van een boete bij een Opdrachthnemer
College
College van Halderberge
CTM12
Het doen van een beroep op vernietiging van (een onderdeel van) De Dienstverlenings overeenkomst
College
College van Halderberge
CTM13
Het beëindigen van de Dienstverleningsovereenkomst (opzeggen met wederzijds goedvinden, beëindigen en ontbinden)
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM14
Het gebruik maken van de verlengingsmogelijkheid in de Dienstverleningsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM15
Het besluiten tot, en ondertekenen van een wijziging van de Dienstverleningsovereenkomst in de gevallen die in de Dienstverleninsgovereenkomst zijn benoemd
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM16
Het verlenen van toestemming aan een Opdrachtnemer voor: - Het doen van openbare mededelingen en uitgeven van persberichten met betrekking tot de Dienstverleningsovereenkomst; - Het gebruiken van de gemeenten als referentie; - Het overdragen van de uit de Dienstverleningsovereenkomst voortvloeiende rechten en verplichting; - Het inzetten van derden bij de uitvoering van (een deel van) de Dienstverleningsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM17
Een Opdrachtnemer verzoeken om een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM18
Het maken van tussentijdse aanvullende (inhoudelijke en financiële) afspraken met een Opdrachtnemer
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
CTM19
Het in het kader van de SPUK LAi en EA uitvoeren van controles
College
College van Halderberge
Financiën
FIN1
Het ontvangen van facturen/declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de Opdrachtnemer conform de afspraken uit de Dienstverleningsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
FIN2
Het terugvorderen van bedragen van de Opdrachtnemer conform de afspraken uit de Dienstverleningsovereenkomst
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
FIN3
Het ontvangen van facturen/ declaraties van, en het verrichten van betalingen aan de in de considerans genoemde gemeenten ten behoeve van de gemeentelijke betalingen van de proceskosten van de gemeente Halderberge en de kosten van de Opdrachtnemer
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
FIN4
Het factureren en innen van de gemeentelijke bijdragen ten behoeve van de uit te voeren betalingen zoals genoemd onder FIN 1 en FIN 3.
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge
FIN5
Het beheren van de gemeentelijke bijdragen en het afleggen van verantwoording over het beheer en de besteding van de geinde bijdragen
College/burgemeester
College/burgemeester van Halderberge