Verordening op de auditcommissie gemeenteraad Stede Broec 2020

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

1Er is een auditcommissie ingesteld op grond van het bepaalde in artikel 84 Gemeentewet en is bedoeld voor het voeren van periodiek afstemmingsoverleg zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de vigerende controleverordening en voor de bespreking van het verslag van bevindingen zoals vermeld in artikel 7 lid 4 van de vigerende controleverordening.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.commissie: auditcommissie;

b.lid: een lid van de auditcommissie;

c.voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;

d.griffier: griffier van de gemeente Stede Broec;

e.accountant: door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

f.controleverordening: Controleverordening gemeente Stede Broec.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

1De auditcommissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over de volgende taken:

a) het voorbereiden en begeleiden van de aanbesteding van de accountantscontrole;

b) het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

c) het zijn van een eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

d) het voeren van technisch overleg met de accountant over het controleplan, de boardletter, de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

e) het uitbrengen van een inhoudelijk advies inzake het controleplan, boardletter en jaarrekening;

f) het uitbrengen van inhoudelijk advies inzake de financiële verordening;

g) het begeleiden van (aanvullende) opdrachten vanuit de raad aan de accountant.

3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit maximaal vijf leden en is als volgt samengesteld:

a) raadsleden en/of commissieleden, niet zijnde raadsleden, met dien verstande dat minimaal twee van de leden raadslid dienen te zijn;

b) maximaal één lid per fractie.

2De leden worden voorgedragen door de fracties en door de raad benoemd.

3De commissie benoemt uit haar midden een raadslid als voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie.

5Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4. Adviseurs

1De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller.

2De commissie kan besluiten aanvullende adviseurs vanuit de ambtelijke organisatie of extern aan te wijzen indien zij dit uit hoofde van specifieke expertise wenselijk acht.

3De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meer adviseurs.

Artikel 5. Zittingsperiode

1De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen in geval van opengevallen plaatsen.

2Het lidmaatschap vervalt indien het raadslidmaatschap of commissielidmaatschap beëindigd wordt, door ontslagname of door een door de raad met redenen omkleed besluit.

Artikel 6. Voorzitter en secretaris

1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

2De commissie wordt ondersteund door een secretaris, die de voorzitter ondersteunt bij de taken genoemd onder lid 2, de commissie inhoudelijk voorbereidt en de verslaglegging faciliteert.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de in artikel 2 benoemde taken.

2Een vergadering vindt slechts doorgang wanneer minimaal 3 leden aanwezig zijn.

3De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

4De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5De besluiten en adviezen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

7Vastgestelde niet openbare besluitenlijsten liggen voor de raads- en commissieleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

Artikel 8. Informeren raad

1Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raad.

2Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Slotbepalingen

1Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

2Voor afloop van iedere raadsperiode evalueert de raad het functioneren van de commissie.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening op de auditcommissie gemeenteraad Stede Broec 2020’.

2Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking.